Eficiencia Y Eficacia Microempresarial

EFICIENCIA Y EFICACIA

VICTOR ALFREDO NARVAEZ

JOHN SMITH CEBALLOS

INSTITUTO TECNOLOGICO DEL PUTUMAYO

SIBUNDOY

2013

EFICIENCIA Y EFICACIA

En el ámbito administrativo y gerencial, los términos eficiencia y eficacia son utilizados frecuentemente. Sin embargo, la mayoría de las veces, la interpretación de los mismos, obedece a breves reseñas de algunos especialistas que no son de uso cotidiano, por lo que pueden ser sujetas a distintas interpretaciones, o al uso inadecuado de su significado. Partamos dando unos conceptos claros y básicos para entender el papel de la eficiencia y la eficacia dentro de las organizaciones:

Eficiencia:

Capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un efecto determinado. Consiste en la medición de los esfuerzos que se requieren para alcanzar los objetivos. El costo, el tiempo, el uso adecuado de factores materiales y humanos, cumplir con la calidad propuesta, constituyen elementos inherentes a la eficiencia.

Los resultados más eficientes se alcanzan cuando se hace uso adecuado de estos factores, en el momento oportuno, al menor costo posible y cumpliendo con las normas de calidad requeridas. Es el “cómo se hace”. La eficiencia es la relación entre los resultados obtenidos y los recursos empleados. Si con determinado esfuerzo obtenemos buenos resultados, se dice que somos eficientes. Si con menos esfuerzo obtenemos más resultados aún, se puede decir que hemos incrementado nuestra eficiencia. Dicho de otra forma, la eficiencia es realizar una actividad o un trabajo al menor costo posible y en el menor tiempo, sin desperdiciar recursos económicos, materiales ni humanos, obteniendo un resultado de calidad.

Eficacia:

Capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera, sin que priven para ello los recursos o los medios empleados.

Es el “para qué se hace”. La eficacia es la relación entre las metas puestas y las metas logradas. Por ejemplo si nuestra meta era fabricar 10 mil tornillos y lo logramos, se puede decir que somos eficaces. Si nos proponemos 10 metas y cumplimos con las 10 metas, somos eficaces. También se le conoce como “efectividad” o “persona efectiva”, pues cumple con su objetivo. La eficacia entonces sería la capacidad de cumplir un objetivo trazado.

La Eficacia mide los resultados alcanzados en función de los objetivos que se han propuesto, presuponiendo que esos objetivos se mantienen alineados con la visión que se ha definido.

Mayor eficacia se logra en la medida que las distintas etapas necesarias para arribar a esos objetivos, se cumplen de manera organizada y ordenada sobre la base de su prioridad e importancia. La efectividad se encuentra en el equilibrio entre la producción de los resultados deseados y la capacidad de producción.

DIFERENCIAS ENTRE EFICIENCIA Y EFICACIA.

EFICIENCIA EFICACIA

Énfasis en los medios Énfasis en los resultados y fines

Resolver problemas Lograr objetivos

Hacer las cosas correctamente Hacer las cosa correctas

Ahorrar gastos Aumentar creación de valores

Cumplir tareas y obligaciones Obtener resultados

Capacitar a los subordinados Proporcionar eficacia a los subordinados

Enfoque reactivo Enfoque proactivo

Del pasado al presente Del futuro al presente

Capacidad de producir Producción

¿Cómo podemos hacer mejor lo que hacemos? ¿Qué es lo que deberíamos estar haciendo?

ANÁLISIS DE EFICIENCIA Y EFICACIA.

La eficiencia y la eficacia son dos adjetivos de naturaleza cualitativa, ambos aplicables a los procesos logísticos o cualquier área en general, pues en condiciones ordinarias se conlleva a la optimización; lo que implica eficiencia y en condiciones extraordinarias se debe cumplir la misión aún a costa de los medios, es importante entender, que la eficacia no es un defecto, pues una alta eficiencia depende de seguir estrictamente los lineamiento de la planificación, pero es conocido que la planificación debe ser flexible, pues existen variables influyentes, especialmente las del entorno que producen cambios que de no poderse actuar en ellos podrían producir el fracaso, es en estas contingencias donde la eficacia se impone. Por otra parte, la efectividad es la cuantificación del cumplimiento de la meta, no importa si ésta se logra en forma eficiente o en forma efectiva. En algunos casos, se acepta la efectividad como el logro de una meta acertadamente seleccionada en el proceso de planificación.

EFICIENCIA Y EFICACIA DENTRO DE UNA ORGANIZACIÓN.

A partir de las definiciones de eficacia y eficiencia se pueden visualizar las distintas situaciones que pueden presentarse y como afectan a la organización dependiendo del sector que se encuentre:

Puede hacerse un análisis particular de cada sector, partiendo de la premisa que para que una organización funcione debe tener, al menos, un mínimo nivel de eficacia y eficiencia en sus procedimientos.

Lo peor que le puede ocurrir en una organización es tener bajos niveles de eficiencia y eficacia. Esto genera una actitud vegetativa.

Tampoco es lógico pensar que se puede desenvolver normalmente la organización donde la preponderancia de uno de los factores sobre el otro sea abrumadora. Uno no puede imaginarse lo que puede suceder en un ente con un alto grado de eficacia y muy baja eficiencia (alcanzar los objetivos a cualquier precio).

Cuando se haya puesto como objetivo alcanzar un grado de eficiencia por sobre todas las cosas, seguramente no pasará nada extraordinario o fuera de lo normal, pero esto también puede conducir a la desaparición de la organización. Se puede inmovilizar al ente y causar perjuicios muy altos e irreversibles, teniendo en cuenta la velocidad del cambio que debe producirse en las organizaciones para poder perdurar en este mundo altamente globalizado. Sin duda una situación donde el manejo de la organización se desenvuelva en un alto grado de eficacia que alcance los objetivos planteados al menor costo posible (mayor eficiencia) forma parte del ideal de todo emprendedor o de su máximo responsable.

La búsqueda de un alto grado de eficacia, lograda en forma eficiente debe formar parte de la visión de la organización y formar parte vital de la misión de sus líderes.

Un líder se considerará satisfecho de haber cumplido su función y deberá ser reconocido su éxito, cuando alcance el justo equilibrio entre eficacia y eficiencia

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