Eficiencia y eficacia

Administración

La administración se define como el proceso de diseñar y mantener un ambiente en el que las personas trabajando en grupo alcance con eficiencia metas seleccionadas. Esta se aplica a todo tipo de organizaciones bien sean pequeñas o grandes empresas lucrativas y no lucrativas, a las industrias

La administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos y las actividades de trabajo con el propósito de lograr los objetivos o metas de la organización de manera eficiente y eficaz.

El tiempo es uno de los recursos m�s importantes para el Directivo, hay que tener en cuenta que para que podamos aprovechar y sacar el m�ximo partido de nuestro tiempo tiene que ser y estar organizados.

Control: Consiste en medir y corregir el desempeño individual y organizacional para garantizar que los hechos se apeguen a los planes. Implica la medición del desempeño con base en metas y planes, la detección de desviaciones respecto de las normas y la contribución a la corrección de éstas [5].

Eficiencia y eficacia: En esencia, la eficacia es el cumplimiento de objetivos y la eficiencia es el logro de objetivos con el empleo de la mínima cantidad de recursos

Eficiencia Eficacia

Énfasis en los medios Énfasis en los resultados

Hacer las cosas correctamente Hacer las cosas correctas

Resolver problemas Lograr objetivos

Ahorrar gastos Crear más valores

Cumplir tareas y obligaciones Obtener resultados

Capacitar a los subordinados Proporcionar eficacia a subordinados

Enfoque reactivo

(Del pasado al presente) Enfoque proactivo

(Del futuro al presente)

¿Pregunta principal?

¿Cómo podemos hacer mejor lo que hacemos? Qué es lo que deberíamos estar haciendo?

1.6.1. Definición de Eficacia. Según el criterio de diferentes autores:

La eficacia se define como la capacidad de lograr los objetivos y metas programadas con los recursos disponibles en un tiempo predeterminado. Capacidad para cumplir en el lugar, tiempo, calidad y cantidad, las metas y objetivos establecidos.

1.6.1. Definición de Eficacia. Según el criterio de diferentes autores:

La eficacia se define como la capacidad de lograr los objetivos y metas programadas con los recursos disponibles en un tiempo predeterminado. Capacidad para cumplir en el lugar, tiempo, calidad y cantidad, las metas y objetivos establecidos.

Efectividad se define como la "capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera" y también como "realidad, validez".

Uso del teléfono: El teléfono es un medio de comunicación excelente pero debe usarse racionalmente, si nos acostumbramos a llamar continuamente a otras personas sin objetivos concretos entonces encontraremos otras personas que “no tienen nada que hacer” y el transcurso de las horas se irá de nuestras manos, por supuesto tampoco se trata de ser descortés y no hacer la llamada a un amigo, pero todo debe hacerlo en el momento oportuno, evítelo en horas de oficina o cuando esté realmente ocupado en algo que para usted es importante.

v Visitas inesperadas: Por educación siempre debemos recibir a una persona si es posible, pero si deseamos tener control sobre nuestra vida es importante hacerle saber a las personas que trabajamos con una agenda y que siempre estamos dispuestos a recibirlos pero es necesario hacer una programación.

v Urgencias: Muchas urgencias nos ocurren por nuestra falta de planificación, si este es el caso debemos cambiar la forma en que estamos procediendo, note usted como la gente desorganizada siempre tiene urgencias, es lógico pensar que en algún momento se presentará algo inesperado pero estas situaciones deben ser totalmente excepcionales.

v Poca capacidad de las personas que nos rodean: Si no contamos con personal competente en nuestra organización realmente estamos en serios problemas, esto nos traerá una gran cantidad de problemas, por eso a la hora de contratar una persona debemos asegurarnos que cumple a cabalidad con el perfil requerido.

v Falta de comunicación: Una inadecuada comunicación genera una gran cantidad de inconvenientes y una exagerada pérdida de tiempo, hoy en día a pesar de los avances tecnológicos aún observamos estos problemas, cuando existen protocolos y políticas claras en donde todos los conocen se evita este problema.

v Exceso de reuniones: En muchas instituciones se acostumbra a realizar reuniones para todo y esto se va convirtiendo en un vicio, las reuniones deben ser efectivas y no tan excesivas, en la medida que se logran verdaderos avances se va reduciendo la frecuencia o duración de las reuniones, si ocurre lo contrario implica que cada día hay más problemas y que no se están tomando los correctivos respectivos.

Los mitos del tiempo

El mito de la actividad: “El ejecutivo más lleno de trabajo es el más eficiente”. Se confunden los resultados con la actividad... para no llegar a ninguna parte.

El mito del hombre equipo: “Cuanto más alto sea el nivel en que se manejen los asuntos, tanto mejor”.

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