El Departamento de Comercio Exterior de la empresa

El Departamento de Comercio Exterior de la empresa

La realidad nos indica que muchas organizaciones no cuentan con un departamento específico de comercio exterior con asignación de tareas y profesionales claramente diferenciadas, sino que más bien su actividad queda repartida entre todo el personal relacionado con las ventas en el exterior. Este el modelo que siguen la mayoría de las pymes, y que solo es transformado cuando la empresa adquiere un volumen de negocio importante y/o una conciencia de la necesidad de profesionalizar su actividad internacional.

El empresario exportador debe tomar en consideración que no existe un modelo tipo de departamento que realice todas las actividades operativas vinculadas a las ventas de bienes y/o la prestación de servicios fuera del mercado doméstico.Lo que si es cierto es que dicho departamento debe ser responsable de las cuestiones relacionadas con:

1. Tareas administrativas

2. Tareas financieras

3. Tareas comerciales

4. Tareas operativas.

Definición de las tareas básicas del departamento de comercio exterior

Con carácter genérico el departamento de comercio exterior debe de ser el encargado de supervisar, coordinar y desarrollar las labores siguientes:

1. Relación con el resto de departamentos de la empresa, con especial mención a producción y finanzas

2. Asignación de interlocutores válidos para cada mercado y delimitación de funciones y responsabilidades de cada puesto

3. Impulso de la actividad de internacionalización de la empresa

4. Control de la gestión realizada en su ámbito de actuación

Creación del departamento de comercio exterior: ¿Cuándo es necesario?

La empresa que enfoca su actividad hacia los mercados exteriores debe tomar en consideración que no siempre es necesario crear un departamento de comercio internacional específico para gestionar sus ventas, aunque a medida que se vaya produciendo la expansión de su actividad deberá ajustar su estructura interna a la nueva realidad en la que desarrolla sus negocios, lo que implicará la existencia de un área específica para la gestión operativa de las transacciones.

En la fase inicial es común que la empresa se decida por subcontratar los servicios que no es capaz de prestar por sí sola con las garantías suficientes,pero también se dan el caso de la sociedad mercantil que toma la determinación de actuar sin recurrir a terceros

En este caso suele ser el propio Director General de la compañía el encargado de dar el impulso necesario a la gestión comercial de la empresa, aunque también se puede recurrir al Director Comercial o a cualquier empleado que cuente con los conocimientos suficientes para hacer frente a la comercialización y a la atención de los clientes que se vayan captando.

La decisión estratégica vinculada a la creación y estructuración del departamento de comercio exterior debe tomar como referencia una serie de factores de vital importancia para determinar tanto el tamaño de éste, así como el número de personas asignadas a su actividad y las tareas a desarrollar en el ámbito de la actividad exportadora de la empresa.

Factores que inciden en el tamaño del departamento de comercio exterior

a. Cantidad y diversidad de operaciones: De este factor puede derivar que el departamento se dedique de forma exclusiva a la gestión documental de las operaciones o realice funciones mucho más amplias, tales como la elaboración de estudios de mercado o la asistencia a ferias y demás eventos comerciales .

b. Cantidad de mercados en los que opera: El espectro de mercados actuales y potenciales en los que se desenvuelve la empresa se constituye en un elemento esencial para determinar el tamaño del departamento de comercio exterior ya que, como es lógico pensar, cuanto mayor es el campo operativo son necesarios mayores medios técnicos y humanos para hacer frente a la actividad exportadora.

c. Monto de las exportaciones: Este factor se encuentra relacionado directamente con el anterior, y produce los mismos efectos. Lo más común es que la empresa exportadora vaya aumentando sus cifras de ventas en el exterior de forma progresiva, lo que le obligará a contar con los medios necesarios y a mejorarlos a medida que progrese en su posicionamiento internacional.

Una vez analizada la conveniencia de contar con un departamento de comercio exterior propio y superada la fase de estudio del tamaño que mejor se adapta a las necesidades reales de la empresa se debe de pasar a la fase de evaluación de los recursos propios (financieros, humanos, tecnológicos etc…) que van a ser destinados a las distintas funciones del área, además de determinar las relaciones que mantendrá éste con el resto de departamentos que conforman la empresa.

Funciones específicas del departamento de comercio exterior

El departamento de comercio exterior tiene como misión desarrollar todas las actividades vinculadas a la internacionalización de la empresa, pero previamente a su constitución se tendrán que delimitar las acciones que debe gestionar cada subárea y establecer las normas para su correcto funcionamiento.

a. Área comercial:

1. Investigación de mercados

2. Prospección, captación y seguimiento de clientes

3. Análisis y desarrollo de productos para los mercados internacionales

4. Realización de ofertas internacionales

5. Organización de los equipos de ventas

6. Seguimiento de los pedidos

7. Servicio post-venta

8. Asistencia a ferias y eventos internacionales

9. Búsqueda de agentes y distribuidores

10. Control de las actividades

11. Ejecución de acciones de promoción y publicidad

b. Área financiera:

1. Determinación de las condiciones de venta

2. Selección de la divisa de cobro/pago

3. Cobertura del riesgo de cambio

4. Determinación de los instrumentos de cobro/pago

5. Información

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