El sistema de contabilidad de costos por órdenes específicas..

El sistema de contabilidad de costos por órdenes específicas, conocido también como sistema de costos por órdenes de producción, por lotes, por pedido u órdenes de trabajo, es un sistema de acumulación de costos de acuerdo a las especificaciones de los clientes o en algunos casos para ser llevados al almacén de productos terminados, en el cual los costos que intervienen en el proceso de producción de una cantidad específica o definida de productos se acumulan o recopilan sucesivamente por sus elementos (materiales directos, mano de obra directa y costos indirectos), los cuales se cargan a una orden de trabajo, fabricación o producción, sin importar los periodos de tiempo que implica. Por ejemplo, algunos trabajos se pueden completar en un periodo corto, mientras que otros se pueden extender por varios meses.

Es un sistema que se encarga de acumular los costos de la producción de acuerdo a los trabajos de los clientes, los costos que demandan cada orden se van acumulando para cada una, siendo el objeto de costos un grupo o lote de productos homogéneos o iguales        . Cada trabajo es diferente y es razonable que los costos de producción sean distintos y por lo tanto se deben acumular por separado.

Este sistema es el más apropiado de utilizar cuando los productos que se fabrican difieren en cuanto a los requerimientos de materiales y de costos de conversión; y, la producción consiste en trabajos o procesos especiales, según las especificaciones solicitadas por los clientes, más que cuando los productos son uniformes y el proceso de producción es repetitivo o continuo. El costo unitario de producción se obtiene al dividir el costo total de producción de la orden entre el total de unidades producidas de esa orden. Entre las industrias que utilizan este sistema de costeo se encuentran las fábricas de muebles, artículos domésticos, maquinarias y constructoras.

Cabe mencionar que, aunque este tema se centra en empresas manufactureras, la mayoría de empresas de servicios utilizan el sistema por órdenes como por ejemplo los talleres de reparación de carros, contratos de reparaciones y mantenimiento de maquinarias, servicios médicos, contratos de auditorias, entre otras.

Por lo tanto, es utilizado preferentemente en empresas cuyos productos son rápidamente identificables por unidades individuales o lotes de producción a cada uno de los cuales se le han aplicado, trabajo, recursos y tecnología en grados diferentes. Este sistema se utiliza especialmente para órdenes de producción que tienen que ver especialmente con pedidos de clientes como también y no con mucha frecuencia cuando la producción se destina a formar stock, según lo determinen las políticas empresariales.
En el sistema de costo por Ordenes Específicas se acumulan los costos por cada Orden de Producción (OP), las cuales son numeradas de forma correlativa ascendente. A cada OP se le cargan cada uno de los elementos del costo en una hoja de costo identificada con el número de la OP. A cada OP se le cargan los costos, en su hoja de costo, individualmente.

Objetivos:

Sus objetivos pueden resumirse en dos grandes enunciados:

• ? Acumular costos totales y calcular el costo unitario.
• ? Presentar información relevante a la gerencia de manera oportuna, para contribuir a las decisiones de planeación y control.

Características:

Entre las características del sistema por órdenes específicas, extraídas de los diferentes textos de contabilidad de costos, se pueden mencionar las siguientes:

• ? Acumula y asigna costos a: Trabajos específicos, conjunto o lote de productos, un pedido, un contrato, una unidad de producción.
• ? Cada trabajo tiene distintas especificaciones de producción, por lo tanto los costos son distintos, permitiendo reunir, separadamente, cada uno de los elementos del costo para cada orden de trabajo terminado o en proceso.
• ? Es apropiado cuando la producción consiste en trabajos o procesos especiales, más que cuando los productos son uniformes.
• ? Posibilita notificar y subdividir la producción, de acuerdo a las necesidades de producción, control de inventario o la dirección de la empresa.
• ? Se trabaja para un mercado especial y no para satisfacer un mercado global.
• ? Los materiales directos y la mano de obra directa se cargan directamente a cada lote y los costos indirectos se asignan sobre alguna base de prorrateo.
• ? No se dispone de costos unitarios (Costeo Real), hasta que no se termine la orden.
• ? La producción no tiene un ritmo constante, ni continuo, por lo que debe existir una planificación cuidadosa de la producción.
• ? Los costos se acumulan en una hoja de costos, considerada el auxiliar de productos en proceso, denominada Orden de Producción. Los documentos fuentes en un sistema contable representan registros originales que sirven de respaldo a los asientos de diario, en el sistema de costos por órdenes específicas la orden de producción representa el documento fuente que permite acumular todos los costos asignados a un trabajo específico desde el momento que se inicia hasta su culminación. La figura 5.1 muestra el formato de una orden de producción, identificándose los elementos o información principal que debe contener.

Ventajas

• ? Proporciona en detalle el costo de producción de cada orden.
• ? Se calcula fácilmente el valor de la producción en proceso, representada por aquellas órdenes abiertas al final de un periodo determinado.
• ? Se podría establecer la utilidad bruta en cada orden o pedido.

Desventajas

• ? Su costo administrativo es alto, debido a la forma detallada de obtener los costos.
• ? Existe cierta dificultad cuando no se ha terminado la orden de producción y se tienen que hacer entregas parciales, debido a que el costo de la orden se obtiene hasta el final del periodo de producción.

Diagrama de un sistema de costos por órdenes específicas

Para iniciar su actividad productiva, las empresas que utilizan el sistema de costos por órdenes específicas, requieren emitir una orden de producción para cada trabajo o lote, cada orden de producción debe llevar una Hoja de Costos (figura 5.1), en la cual se registran los costos de materiales directos, mano de obra directa y costos indirectos requeridos en el proceso de elaboración de determinada orden o lote conforme se desarrolla el trabajo. Los gastos de ventas y administrativos, que se basan en un porcentaje del costo de producción, fabricación ó manufactura, se especifican en la hoja de costos para determinar el costo total. Las hojas de costos se establecen al comienzo del trabajo y permanecen vigentes hasta que los productos se terminan y se transfieren al almacén de artículos terminados.

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