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El protocolo en la empresa

1. Presentaciones y saludos

Saber presentar y saludar correctamente es más importante de lo que parece. Un fallo en esta materia puede producir una mala primera impresión, difícil de borrar posteriormente.

Forma correcta de saludar.- Hoy en día, el beso es la forma normal de saludar. Pero hay ocasiones en que no es lo más apropiado. No vamos a besar a una persona extranjera, o al Jefe de nuestro cónyuge.

Hay que aprender a dar la mano.

1- El apretón de manos debe ser firme y correcto. Ni apretón de quebrantahuesos, ni una mano blando y fofa.

2- Debe mirarse a los ojos amistosa y francamente y sonreír. Nunca se debe mirar a otro sitio mientras se saluda.

No se saluda sentado.- Debemos levantarnos al entrar un visitante. Cuando llega uno de los jefes también tenemos que levantarnos, y no es correcto contestar sentado a las preguntas que se nos hagan.

2. El tratamiento social y la cortesía al teléfono

En España se ha impuesto de tal forma el tuteo a nivel coloquial que hay gente que prácticamente no usa el "usted". Debemos evitar el abuso del "tú". Por ejemplo, debemos llamar de "usted" a aquellas personas que, por su edad, categoría o prestigio, merezcan nuestro respeto más que nuestra familiaridad. Los jefes también deben llamar de "usted" a sus subordinados si no quieren que ellos les respondan tuteándoles.

Tratamientos honoríficos.- Los tratamientos honoríficos no se utilizan prácticamente nunca en el lenguaje hablado, pero se siguen empleando de forma habitual en el escrito, especialmente en las comunicaciones de carácter oficial, así como en los sobres y encabezamientos de las cartas.

Cortesía al teléfono.- Actualmente nos pasamos media vida hablando por teléfono. Lamentablemente, son muchas las empresas y los centros oficiales donde no se enseñan a los empleados a hacerlo correctamente.

La voz, la entonación, la manera de contestar al teléfono nos revelan más cosas de lo que parece sobre la persona que está detrás del auricular: su educación, su don de gentes, su afabilidad, su eficacia.

3. Cortesía en la oficina y en el despacho

Cuando un visitante perteneciente a otra firma, española o extranjera, ha sido invitado por nuestro departamento o empresa a permanecer en nuestra ciudad durante un periodo mínimo de tres días debemos seguir unas reglas.

1- Preparar cuidadosamente su visita.

2- Organizar un programa parcialmente diferente para su mujer.

3- Si el visitante viene acompañado de su mujer, se le mandarán flores al hotel con la tarjeta del empresario anfitrión. Si viene solo, se enviará a su habitación una cesta con frutas, o una botella de cava, o algo semejante.

4- Si es posible, resulta aconsejable poner a su disposición durante esos tres días un coche con chofer.

4. Reglas de cortesía y de saber estar de una secretaria

La secretaria es con frecuencia la primera persona de una empresa u oficina pública con la que se establece un contacto. Las cualidades que convienen a una secretaria son el buen carácter, la simpatía, la eficacia, la laboriosidad.

Eficacia y cortesía de la secretaria.- Debe establecer lo más claramente posible con su jefe los límites claros de su autonomía y de sus responsabilidades. Sabrá decir que no con amabilidad y firmeza. Conocerá perfectamente el protocolo de las llamadas telefónicas y sabrá escuchar atenta y pacientemente. Debe llevar la agenda de su jefe rigurosamente, advirtiéndole con la suficiente antelación de los compromisos pendientes.

La secretaria y el café.- Si hay una visita esperando, debe ser la secretaria quien se ocupe de ofrecerle café, revistas, etcétera. El café jamás se llevará servido, sino que se servirá directamente de la cafetera. Deberá usar un juego de café de buena porcelana, con su cafetera y una bandeja elegante. Para una secretaria no debe ser humillante servirle un café a su jefe.

La secretaria y la imagen del despacho.- Una secretaria se debe ocupar de que las plantas o flores que adornen el despacho estén siempre bien cuidadas. También de que los ceniceros estén convenientemente vacíos y limpios.

No se debe comer un sandwich en la oficina, ya que se corre el riesgo de que ésta huela a comida. Tampoco, desde luego, deberá mascar chicle.

5. El ejecutivo o funcionario y su imagen

Tiene que cumplir muy bien con su trabajo y cuidar su vida social y su imagen.

El ejecutivo o funcionario debe dar, como todo el mundo, ejemplo de cortesía dentro y fuera de su trabajo. Con ello contribuirá a prestigiar su empresa o su departamento.

Viajes al extranjero.- El ejecutivo o funcionario tiene una responsabilidad especial cuando viaja al extranjero, porque en cierto modo va representando a su país. No puede evitar que sus interlocutores saquen conclusiones a veces erróneas y echen la culpa de determinados fallos del invitado al nivel educativo de todo un país, aunque la culpa la tenga solamente el propio interesado.

Nunca, por ejemplo, debe hacer comentarios desfavorables hacia el país que visita ni tampoco, desde luego, hacia el suyo propio.

Debe hacer un pequeño esfuerzo para aprender algunas frases en el idioma del país que visita.

Cuando una persona se encuentra en el extranjero debe usar su buen criterio, su sentido común, para distinguir entre costumbres que conviene seguir, para no caer en el ridículo u ofender sentimientos, y costumbres que de ninguna manera está obligado a seguir.

6. La puntualidad

La puntualidad es algo tan primordial en la vida social, en nuestras relaciones profesionales y sociales, que los primeros obligados a tenerla son los superiores, los que deben dar ejemplo.

Ser puntual significa tener consideración hacia el prójimo, querer ayudarle a que su trabajo o su invitación sea un éxito, demostrar que nos interesa y que no queremos que pierda el tiempo por nuestra culpa.

Las personas puntuales suelen ser más cumplidoras y más diligentes que las que no lo son. La impuntualidad es una prueba de mala educación.

Si por alguna emergencia tenemos que llegar con veinte minutos de retraso a un acto social o a una cita, debemos telefonear para explicar nuestra tardanza, dando siempre el motivo del retraso.

7. Las invitaciones en España y en el extranjero

A continuación veremos unos consejos y unas reglas que debemos conocer si deseamos que nuestras invitaciones tanto sociales como empresariales nos ayuden a tener éxito en nuestra vida social o empresarial.

Forma de las invitaciones.- Las invitaciones se deben realizar con quince días o un mes

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