En el presente informe se analizará de una manera sucinta pero con mucha responsabilidad, seriedad y criterio el proceso administrativo en el Área de Logística de la Municipalidad Provincial de Chiclayo

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“INFORME DEL PROCESO ADMINISTRATIVO EN LA OFICINA DE LOGISTICA DE LA

MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE CHICLAYO”

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EQUIPO DE TRABAJO:                  ATILANO MORENO LUIS ALBERTO

ASIGNATURA:         ADMINISTRACION            

TUTOR VIRTUAL: LELIS RAMIREZ VEGA

AÑO Y CICLO ACADEMICO:         2016 – I

FECHA DE PRESENTACIÓN:         01 de Mayo  del 2016

1. Introducción:

En el presente informe se analizará de una manera sucinta pero con mucha responsabilidad, seriedad y criterio el proceso administrativo en el Área de Logística de la Municipalidad Provincial de Chiclayo, enfocando nuestro análisis en las fases que lo conforman, es a saber: planeamiento, organización, dirección y control, con el propósito  de descubrir  analíticamente  la forma como se realiza  el proceso administrativo en dicha área y su relación con otras áreas de la entidad y,  a la vez, desde nuestro punto de vista, basado en el conocimiento adquirido en la asignatura de Administración I, proponer  recomendaciones concretas y aplicables sobre la problemática encontrada.

Toda organización de naturaleza humana está determinada desde su surgimiento o inicio  a crecer, expandirse y lograr cumplir el propósito u objetivos para lo cual fue creada, mucho más cuando dicha organización pertenece a la administración pública, porque de alguna manera, se encuentra en juego el interés común como parte de su desarrollo en el devenir de su existencia. Por lo que en el presente  boceto acerca del análisis del proceso administrativo como la razón de ser de una organización como el mecanismo para el cumplimiento de sus funciones, metas, objetivos  tiene como finalidad mostrar y analizar la aplicación actualmente  de dicho proceso en la Oficina de Logística de la Municipalidad Provincial De Chiclayo, en su diferentes fases. De tal manera que, no solo enunciemos dicho proceso sino que también podamos realizar recomendaciones correctivas para la respectiva área administrativa.

En tal sentido la Municipalidad Provincial De Chiclayo, es una municipalidad cuya sede de gobierno se encuentra en el distrito  de Chiclayo, Provincia De Chiclayo,  Región Lambayeque y según su estructura orgánica la preside el señor Alcalde Provincial como la máxima autoridad administrativa y política secundado por el Gerente Municipal. Así mismo en el siguiente nivel organizativo se encuentran los gerentes y posteriormente los jefes de oficinas y divisiones.

Así mismo, mediante las coordinaciones y permisos respectivos se pudo realizar visitas in situ a fin de obtener la información necesaria para su análisis, mediante observación de documentos del área, cuestionario de entrevista al responsable e instrumentos de gestión.

1. Desarrollo del tema de investigación:

1. Estructura y planeamiento de la Oficina de Logística

Estructura de la Oficina de Logística

La Oficina de Logística de la Municipalidad Provincial De Chiclayo, depende jerárquicamente de la Gerencia Municipal y a su vez se encuentra dividida en la Unidad de Mantenimiento y Servicios Generales y Unidad de Control Patrimonial. Así mismo, la Unidad de Almacén depende de esta Oficina. Todas estas unidades están a cargo del Jefe de Logística quien cuenta con tres trabajadores de apoyo, además de un Jefe de la Unidad de Almacén con dos asistentes a su cargo.

Planeamiento de la Oficina de Logística

La planeación es “la determinación de los objetivos y la elección de los recursos de acción para lograrlos. La fase de planeación de la Oficina de Logística, se realiza considerando el siguiente año fiscal. Es decir, que los principales objetivos y metas junto con sus diversos procedimientos se proponen en el último trimestre del año en curso y, específicamente es en el mes de diciembre cuando toda la información es consolidada para su proyección y ejecución al año siguiente.

Tal es así que en el mes de noviembre todas las áreas administrativas de la municipalidad hacen llegar a la Oficina de Logística sus respectivos cuadros de necesidades para la adquisición de bienes, contratación de servicios o ejecución de obras, según sea el caso. Luego de lo cual dicha oficina consolida, clasifica y programa las adquisiciones y contrataciones del siguiente año mediante lo que se le conoce como el Plan Anual de Contrataciones de la entidad, el mismo que es aprobado por el Titular de la entidad para su posterior publicación y ejecución y en donde se encuentran detalladas todas las contrataciones proyectadas para su ejecución en el tiempo.

No obstante, no todos los procesos de selección están incluidos en el Plan Anual de Contrataciones, ya que existen contrataciones que por su valor monetario no se incluyen en dicho plan, las mismas que también se planifican y programan durante el primer mes del ejercicio fiscal, considerando su prioridad de acuerdo a la urgencia de la necesidad. Pues se considera que el objetivo primordial de la Oficina de Logística es dotar con los bienes y servicios requeridos a las diferentes áreas orgánicas de la entidad con la mejor calidad y en el momento oportuno a fin de que puedan cumplir con sus objetivos y metas en el plazo previsto.

Así mismo, en dicha oficina no solo se planea las contrataciones y adquisiciones, sino también actividades complementarias como controles patrimoniales o toma de inventarios y sus respectivos informes a los organismos correspondientes.

1. Detalle de la organización de la Oficina de Logística

Siendo que la oficina objeto del presente estudio es un órgano principal de apoyo de la Gestión Municipal dentro de su estructura orgánica es determinante cómo funciona su organización para el cumplimiento eficiente y eficaz de sus funciones y metas.

Esta área ha divido sus funciones y/o tareas en tres unidades como son: Unidad de Mantenimiento y Servicios Generales, Unidad de Control Patrimonial y Unidad de Almacén.

Siendo así que la Unidad de Mantenimiento y Servicios Generales se ocupa de todo lo relacionado al mantenimiento y custodia de todos los vehículos y maquinarias de la entidad, así como la coordinación de su uso en labores propias de la entidad o para servicio de terceros.

Por su parte la Unidad de Control Patrimonial cumple sus funciones de mantenimiento y actualización del margesí de bienes muebles e inmuebles de la entidad y la toma de inventarios de bienes a fin de reportar a información a la Superintendencia de Bienes Estatales.

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