Etapas De La Metodología Para Desarrollo De Estudios Organizacionales

RECOPILACIÓN DE DATOS:

Los agentes de cambio facilitan la fase del diagnóstico reuniendo, interpretando y presentando datos. Aunque la precisión de los datos es muy importante, la forma en que los datos son interpretados y presentados también es importante.

Una acción apropiada necesariamente es precedida por un diagnóstico de los síntomas del problema. No hay una fórmula para hacer un diagnóstico preciso, pero las siguientes preguntas muestran al administrador o al agente de cambio la dirección correcta:

1. ¿Cuál es el problema de acuerdo con los síntomas del mismo?

2. ¿Qué debe cambiarse para resolver el problema?

3. ¿Qué resultados se esperan del cambio y como se medirán?

Además del diagnóstico de los problemas organizacionales, los problemas de los empleados individuales también pueden y deben ser evaluados. La identificación de los problemas de los empleados individuales se logra por medio de entrevistas e información del departamento de personal. Las evaluaciones de desempeño indican dichos problemas y a menudo requieren que se busquen más detalles.

El proceso de acopio de datos puede obtener información en distintas formas. Cinco métodos distintos son útiles para diversos propósitos:

1. Los datos de cuestionarios se pueden obtener de grandes números de personas.

2. Las observaciones directas pueden ser tomadas del comportamiento real en el lugar de trabajo.

3. Puede entrevistarse a individuos seleccionados en puestos clave.

4. Se pueden organizar talleres con grupos para explorar diferentes percepciones de problemas.

5. Se puede examinar los documentos y registros de la organización para obtener información de archivo y actual.

ANÁLISIS DE LOS DATOS:

La interpretación y la presentación generalmente se logran en una o dos formas. Primero, los datos son analizados con un grupo de administradores superiores, a quienes se les pide hacer su propio diagnóstico de información; o, segundo, los agentes del cambio pueden presentar sus propios diagnósticos sin hacer explícitos sus marcos de trabajo específicos para analizar los datos. Una dificultad con el primer método es que la alta administración tiende a ver cada problema en forma separada.

Cada administrador visualiza su problema como el de mayor importancia y no reconocen otras áreas problemáticas. El segundo método tiene problemas inherentes de comunicación. Los agentes de cambio externos a menudo tienen dificultad con el segundo método debido a que se sumergen más en la teoría y en diversos marcos conceptuales que son menos realistas de lo que los administradores quisieran.

ANÁLISIS DE LOS DATOS:

Consiste en dividir o separar sus elementos componentes hasta conocer la naturaleza, características y origen de su comportamiento con el propósito de establecer los fundamentos para desarrollar opciones de solución.

Procedimiento de análisis:

a) Conocer el hecho o situación

b) Describir el hecho

c) Descomponerlo para percibir detalles

d) Examinarlo críticamente para comprenderlo

e) Ordenar cada elemento

f) Definir las relaciones entre los elementos

g) Identificar y explicar su comportamiento

- TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE ANÁLISIS

Organizacionales Cuantitativas

Administración por objetivos Identifica objetivos comunes para utilizarlos como guías en la operación Análisis de series de tiempo Interpreta las variaciones en volúmenes, costos, producción etc.

Análisis de sistemas Clasifica o interpreta hechos para recomendar mejoras a un sistema Correlación Determina el grado de influencio entre dos variables

Análisis de costo-beneficio Determina la forma menos costosa de alcanzar un objetivo Modelos de inventario Especifica cuando y que cantidad de inventario debe tenerse

Análisis de estructuras Conocer los componentes de la estructura para optimizar su funcionamiento Modelos integrados de producción Reduce costos con respecto a la fuerza de trabajo, producción e inventarios

Árbol de decisiones Traza en forma de árbol las alternativas que existen en los diversos cursos de acción Muestreo Infiere información a partir del estudio de una muestra representativa

Auditoria administrativa Examen de la organización para precisar el nivel de desempeño y oportunidades de mejora Números índices Mide las fluctuaciones de operaciones, errores, costos etc, a partir de una base inicial

Autoevaluación Identificación y valoración de los avances en relación con las metas prestablecidas Programación dinámica Se emplea para resolver problemas que poseen varias fases interrelacionadas

Control de calidad Se orienta a elevar en forma permanente la calidad de los procesos, productos y servicios Programación lineal Su finalidad es minimizar costos y maximizar beneficios

Estudio de factibilidad Permite precisar la alternativa de cambio para un proyecto, producto, sistema o servicio Simulación Imita una operación o método antes de su ejecución real

Estudio de viabilidad Determina beneficios cuantitativos y cualitativos a mediano, corto y largo plazo Teoría de colas Optimiza la distribución cuidando los puntos de espera en algún punto de servicio

Benchmarking Evaluación de las organizaciones lideres con el fin de realizar mejoras en la organización Teoría de los grafos Identifican la trayectoria critica para planear y programar en forma grafica la secuencia coordinada para llevar a cabo un proyecto

Desarrollo organizacional Aplica modificaciones culturales y estructurales para mejorar el funcionamiento en todos los niveles Teoría de las decisiones Selecciona el mejor curso de acción cuando la información se da en forma probable

Reingeniería organizacional Rediseño de los sistemas de información, organización y formas de trabajar Teoría de los juegos Determina la estrategia optima en situación de competencia

Reorganización Revisión y ajuste de la organización para hacerla mas funcional y productiva

FORMULACIÓN DE RECOMENDACIONES:

Como resultado del análisis de los datos y de la formulación de un diagnóstico de la situación que originó el estudio, se abre la posibilidad de preparar propuestas concretas de acción y de actuación, evaluando sus ventajas y desventajas, presentándolas a manera de propuestas o recomendaciones.

Con la búsqueda de opciones de mejoramiento administrativo se inicia la fase “constructiva” del estudio, la cual presupone una labor inversa a la efectuada durante el proceso de análisis, es decir, que los elementos separados y desagregados se combinan mediante una labor de síntesis, formando nuevas

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