FACTORES DE ÉXITO Y FRACASO EN LA GESTIÓN DE PROYECTOS: UN ENFOQUE EN LAS MEJORES PRÁCTICAS

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FACTORES DE ÉXITO Y FRACASO EN LA GESTIÓN DE PROYECTOS: UN ENFOQUE EN LAS MEJORES PRÁCTICAS

INTRODUCCION:

Hoy en día las organizaciones exigen y requieren implementar proyectos con frecuencia para poder a adaptarse a los cambios y poder lograr los objetivos estratégicos.  Los cambios y el entorno de las organizaciones obligan estas a transformarse constantemente todo para minimizar riesgos y aprovechar las oportunidades todo esto se logra a través de la gestión de proyectos.

Esto exige que las Oficinas en Gestión de Proyectos (PMO) y los Gerentes de Proyectos (PM) deberán emplear mejores prácticas para encaminar al éxito los proyectos.

Hay que tomar en cuenta que los proyectos deben cumplir 3 aspectos para que tenga éxito como:

• Planificación inicial
• Establecido en un Cronograma para mejor control
• Establecer un presupuesto

Por eso los PMO (Oficinas de Gestión de Proyectos) deben ser más ágiles, flexibles predictivas y eficientes; los PM (gerentes de proyectos) deben ser líderes y poseer más conocimientos técnicos en gestión empresarial y proyectos para llevar un proyecto al éxito

Se debe contemplar los aspectos ya mencionados para y establecer las mejores prácticas para que se tenga un buen resultado de éxito; y si no se lleva un desempeño efectivo de los integrantes del proyecto puesto que tendrá una consecuencia como el fracaso.

Hay factores que contribuyen al éxito de un proyecto y son:

• Un efectivo patrocinio
• un efectivo patrocino de alto nivel que influya de forma efectiva en la organización para la toma de decisiones a favor del proyecto;
• un control de alcance que permita al proyecto mantenerse dentro de lo planificado y no modifique los entregables impactando el cronograma y el presupuesto;
• la alineación estratégica entre el proyecto y la organización a través de la generación de valor para los usuarios clave;
• la inversión en talento humano enfocada en generación de profesionales con capacidad de liderazgo y conocimientos técnicos en gestión empresarial y proyectos;
• la presencia de una Oficina de Proyectos que tenga un alcance amplio en la organización que sea capaz de gestionar los recursos compartidos de forma eficiente e integrada

METODO

En toda Investigación hay un objetivo que es analizar estudios recientes que se enfoquen en el desempeño de las organizaciones en la implementación de proyectos para identificar mejores prácticas y los factores que llevan a un proyecto al éxito, esto tomando en cuenta también factores que generan un alto riesgo para el proyecto y puede llevarnos al fracaso.

Siempre hay que utilizar parámetros de evaluación para establecer si un proyecto ha sido viable o no.

Se considera que un proyecto es exitoso si cumple con 4 factores:

• Si su cumplimiento contribuye a los objetivos estratégicos de la organización.
• Si su ejecución se cumplió en el plazo planificado.
• Si el presupuesto no sobrepaso a lo planificado.
• Si se cumplió a cabalidad con el alcance de actividades planificado.

Factores que Contribuyen al éxito de un proyecto:

Se mencionan en este documento factores que no siempre garantizan un resultado exitoso, pero si favorecen a la obtención de resultados positivos.  En la gerencia de proyectos no hay una formula exacta para emplear en todos los proyectos, estos dependen de varias variables que pueden conducir al fracaso desde su inicio como:

• Condiciones económicas desfavorables
• Inseguridad política.
• Falta de recursos monetarios.
• Plazos inalcanzables.

Factores de éxito más destacados:

Patrocinio de alto Nivel

Si un proyecto se ha planificado correctamente en los aspectos de alcance, cronograma y presupuesto, pero no hay patrocinador de alto nivel hay más probabilidad que no sea exitoso.

El patrocinador debe estar convencido de la importancia del proyecto para el logro de los objetivos de la organización esto porque fungirá como defensor del mismo ante otros usuarios de alto nivel con poder de decisión sobre el proyecto en su totalidad.

Las funciones principales del patrocinador son.

• Toma decisiones estratégicas para el proyecto de manera efectiva y oportuna.
• Influye ante usuarios con posturas de riesgo hacia el proyecto
• Elimina Obstáculos de carácter técnico y humano que dificultan la implementación de los planes.

El gerente de proyecto debe asegurarse que el compromiso del patrocinador vaya de la mano con los objetivos del proyecto.

El patrocinador debe obtener algún beneficio a través del apoyo y ejecución del proyecto; para esto se puede requerir de un plan de capacitación, desarrollo profesional.  Esto ayudara que así se sienta identificado y actué proactivo.

Los proyectos sin patrocinio, es cuando los gerentes de proyectos son dejados a su suerte y los proyectos no se logra a realizar. La energía del líder es vital en el cumplimiento de los proyectos.

Control del alcance del Proyecto

Un proyecto que constantemente incrementa los requerimientos y el presupuesto, cronograma y calidad de los entregables no se ajustan de manera proporcional, el proyecto sufre de una corrupción del alcance. Este fenómeno se da gracias a que el cliente, patrocinador o alguna persona con poder de decisión sobre el proyecto incrementa cualidades al producto, es decir, extiende el alcance de su requerimiento.

Cuando se experimenta una corrupción de alcance el cronograma y el presupuesto no se adecúan razonablemente a los cambios requeridos. La principal razón por la que se presenta este problema es la mala comprensión y recopilación de las necesidades del cliente.

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