Facturaciíon

ANULACIÓN DE BOLETAS DE VENTA Y FACTURA

OBJETIVO

Sincerar las cuentas por cobrar del estudiante, atendiendo el requerimiento de regularización de los comprantes de pago en estado pendiente, emitidos por los diversos servicios, de acuerdo a los lineamientos de la Universidad.

ALCANCE

Este procedimiento aplica para la anulación de boletas de ventas y facturación, para todos los programas y en todas las sedes de la Universidad.

Contempla cuatro causantes principales de anulación, teniendo los siguientes inicios:

• Por error de Impresión: El Asistente de Facturación revisa el estado del comprobante de Pago en el sistema Spring.
• Por requerimiento de estudiante: El estudiante o apoderado llena el formato de “Solicitud de Anulación”.
• Por requerimiento de áreas de la Universidad: El responsable de área solicita la anulación del comprobante de pago mediante correo electrónico.
• Durante periodo de matrícula, al cierre de mes (estudiantes regulares): El Coordinados de Secretaria Académica elabora la base de estudiantes no matriculados.
• Durante periodo de matrícula (postulantes y re-ingresantes): El coordinador de Facturación, Crédito y Cobranza revisa los comprobantes de pago en estado pendiente.

Para los dos primeros casos, abarca hasta que el Asistente de Facturación retira el número interno en el sistema Fox.

Para los dos últimos casos, abarca hasta que el Coordinador de FC&C verifica las regularizaciones de obligaciones.

REPONSABILIDADES

1. DUEÑO DEL PROCESO: Gerente de Facturación, Crédito y Cobranza.
2. ACTORES:

• Coordinador de Facturación, Crédito y Cobranza (FC&C): Revisa comprobantes de pago en estado pendiente, solicita sinceramiento y verifica las regularizaciones, durante el periodo de matrícula. Autoriza la anulación de comprobantes de pago fuera del mes de emisión, al Asistente de Facturación.
• Coordinados de Secretaria Académica: Elabora la base de estudiantes no matriculados y solicita la anulación de comprobantes.
• Asistente de Facturación: Anula comprantes de pago en estado pendiente, por error de impresión o a solicitud de estudiantes, apoderados, diversas áreas de la Universidad.
• Representante de Área solicitante: Solicita la anulación de comprobantes de pago, mediante correo electrónico, indicando motivo.
• Estudiante o Apoderado: Solicita la anulación de comprante de pago, llenando el formato de Solicitud de Anulación.

DOCUMENTOS APLICABLES Y/O ANEXOS

1. DOCUMENTOS

• Decreto Supremo N°055-99-EF
• Reglamento de comprobantes de pago, aprobado por Resolución de Superintendencia N°007-99/SUNAT
• Reglamento Administrativo.
• Procedimiento: “Retiro Formal”
• Procedimiento: “Reconsideración de Deuda de Estudiantes Activos”
• Procedimiento: “Reconsideración de Deuda de Estudiantes Inactivos”

1. FORMATOS Y/O REGISTROS

• Formato:  “Solicitud de Anulación”
• Registro: “Listado e Aplicativos”
• Registro: “Lista de Prefijos para emisión de notas de Crédito”

DEFINICIONES

1. BOLETAS DE VENTA Y FACTURA: Comprobantes de pago que se emiten para la cancelación de la cuota de pensión de enseñanza y/o cuota de financiamiento del estudiante  otros servicios.

El comprobante de pago se emite a los estudiantes por concepto de matrícula y/o pensión es la boleta de venta. El estudiante que requiere factura, deberá llenar el formato de solicitud de factura antes de realizar el pago. No se realizará canjes de comprobantes de pago una vez cancelados.

...