Formatos y manuales que utilizan las organizaciones

FORMATOS Y MANUALES                                                                                                

FORMATOS Y MANUALES QUE

UTILIZAN LAS ORGANIZACIONES

Brenda Martínez García

Universidad de Ciencias Médicas y Administrativas

Licenciatura en Administración

ADMBA04

05 de noviembre de 2022

Introducción

Los formularios y manuales en las organizaciones representan un tema importante para analizar la información de ellas.

Los manuales figuran la forma correcta de seguir los procedimientos para obtener el mejor trabajo de todo el equipo. Los procedimientos son los métodos estándar para realizar algún trabajo. Ya que ellos estudian y analizan gran cantidad de información para así poder dar el procedimiento más adecuado y dependiendo del área para el que sea necesitado.

Por otro lado, los formularios son plantillas con espacios vacíos que posterior mente serán rellenados de acuerdo a la finalidad de estos. Se debe tener cuidado a la hora de crear dichos formularios puesto que un mal diseños puede desatar una mala comprensión en este y por consiguiente errores de los usuarios que los requieran en el momento de introducir los datos. Los formularios son sumamente necesarios e importantes ya que sirve como base para los empleados y los actos administrativos.

¿Qué es un manual?

Son un conjunto de documentos que, dependiendo de los objetivos, normas, políticas y requerimientos, indicara el seguimiento lógico y cronológico de una secuencia de actividades, que tendrán como resultado un procedimiento determinado, denotando que personal lo realizara, que acciones ejecutara y fundamentando el motivo de cada una de estas, elaborando así una guía para el personal que posteriormente pueda requerirlo.

Tipos de manuales

1. Manuales de Historia de la empresa

Este tipo de manuales da a conocer al empleado un panorama de la tradición y entendimiento que la empresa ocupa en su desarrollo. Lo ayuda a comprender y aumentar la moral del empleado asiéndolo así participe de la organización, ayudándole a adaptarse dentro de la misma. La historia de la compañía es parte de la presentación en el manual de políticas, de organización o manual de personal.

1. Manuales de organización  

Señalan de forma cuidadosa la estructura, los puestos y departamentos dentro de la empresa, en otras palabras, explican la jerarquía, la responsabilidad de los departamentos y las funciones de estos.

1.  Manuales de políticas

También son llamados como manuales de normas, estos se encargan de estudiar y especificar las reglas que tendrán en la empresa. Pueden existir múltiples manuales, ya que cada departamento puede tener el propio.

1. Manuales de procedimientos

Este contiene las especificaciones de las actividades a realizar de forma secuencial, incluyendo los departamentos que lo realizaran y quienes lo realizaran.

1. Manuales de contenido múltiples

Contiene material de tipo diverso, que no necesariamente son bien definidos, ya que su fin depende de la intención para ser creado.

1. Manuales de técnicas

En este se encuentra contenido múltiple que emplea los principios y técnicas para realizar tareas específicas. Son elaborados para el conocimiento de los responsables y como información para todo el personal interesado en esa tarea.

1. Manuales de puestos

Integra la información precisa de los procedimientos y rutinas que tendrá el empleado en el puesto a desempeñar.

1. Manuales de personal

Estos manuales están destinados para la gestión del personal y pueden ser de tres tipos:

• Para los empleados en general
• Para los supervisores
• Para los empleados por departamentos

1. Manuales de producción o ingeniería

Estos funcionan para la producción, fabricación, inspección, entre otras, es prácticamente para el área de producción porque ayudan al control de esta.

1. Manuales de finanzas

Estos están estipulados para todo aquel que tenga a su cargo los bienes de la empres o sus derivados, como pueden ser los contadores y tesoreros, les indican las responsabilidades que ellos tienen en la empresa.

1. Manuales generales

Estos manuales tienen la característica de abordar mas de un tema específico.

1. Manuales de otras funciones

Dependen del giro de la empresa.

Partes de un manual

1. Identificación

Tiene que contener el logotipo, nombre, denominación de la empresa, lugar y fecha donde se elaboró, responsables de su elaboración, etc.

1. Índice o contenido

Capítulos y páginas del contenido.

1. Prologo y/o introducción

Un pequeño resumen de lo que se vera en el contenido.

1. Objetivo del manual

Explicar el propósito por el cual fue creado y las metas a cumplir.

1. Base legal

Tendrá que estar fundamentado en alguna ley.

1. Normas generales

Se estipulan los lineamientos a seguirse en base a las normativas de operación que se implementan en los procedimientos.

...