Funciones administrativas: Planeación, Organización, Dirección, Control

funciones administrativas: Planeación, Organización, Dirección, Control.

PLANEACIÓN 

Es la etapa inicial del proceso administrativo e implica utilizar el pensamiento reflexivo antes de actuar, mediante la cual reduce la actividad dispersa y se eliminan la duplicidad de funciones y los movimientos sin un propósito, ya que se determinan en los planes las acciones, los tiempos, las personas, los lugares y los objetivos.

DEFINICIÓN DE PLANEACIÓN

Es un camino a seguir que tiene base en el análisis de un problema determinando el orden, la secuencia de las actividades y programando el tiempo necesario para solución de dicho problema.

PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN

Del propósito (Facilitar el logro de objetivos de la organización), de la eficiencia, de la primicia, de la previsión de la inclusión, de la toma de decisiones, del compromiso, de la flexibilidad, del control.

PASOS DE LA PLANEACIÓN

• fijar objetivos.

• Los objetivos son los fines hacia los cuales se encaminan las actividades detalladas en los planes y se les define como: (enunciados escritos expresados en palabras o números que describen en forma global los resultados que se esperan).
• Los objetivos determinan el camino a seguir para la acción, son directrices precisas, se constituyen en parámetros de medición de los alcances y se logra el mayor aprovechamiento de recursos.
• Los objetivos deben reunir determinados requisitos como fijarse por escrito, redacción clara y entendible, que sean alcanzables, que su redacción debe apreciarse claramente que estén orientados al trabajo no a los puestos o a las personas y dar respuestas a las interrogantes que, porque, quienes, como y donde.
• Los objetivos se clasifican según el tiempo para su ejecución (largo plazo, mediano plazo y corto plazo), el área de influencia (generales o particulares), el nivel directivo (estratégicos, tácticos operativos), la estructura formal, el financiamiento, la aprobación y la determinación de operaciones necesarias.
• Los objetivos son lineales.

• Investigación

• Incluye diversos métodos, tanto cualitativos como cuantitativos.
• La investigación permite prever y al mismo tiempo elegir el mejor curso de acción.
• La investigación se realiza con el propósito de establecer el diagnostico administrativo.
• La investigación comprende la descripción del problema ¿Cuál es la situación de la empresa?, planteamiento de hipótesis ¿Qué elementos pueden utilizarse para lograr los objetivos?, prueba de hipótesis ¿Qué indicadores muestran la posibilidad de éxito? Y resultados ¿cuáles estrategias son las adecuadas?

• Análisis y toma de decisión

• La selección de alternativas que se plasman en los planes requiere de métodos y técnicas especiales, algunas de las usuales son:

1. Análisis marginal: consiste en la comparación de factores diferentes a los costos y a los ingresos.
2. Análisis costo-beneficio o costo efectividad: Es una técnica que consiste en ponderar alternativas cuando la solución óptima no puede ponderarse a magnitud o cantidad específica.

Características: resultados esperados, alternativas, medidas de efectividad, estimaciones tradicionales, reducción en el costo.

1. Investigación de operaciones: Consiste en la aplicación del método científico al estudio de las alternativas en una situación problema, con el propósito de aportar conocimientos cuantitativos para llegar a una solución óptima en relación con las metas establecidas.

características: elaboración de modelos, determinar en la comparación de metas y resultados las medidas de efectividad, incluir en las variables de un problema aquellas de mayor significación, establecer un modelo en términos matemáticos y complementar con datos estadísticos.

niveles de planeación

establecen la jerarquía de los palanes dichos y se determinan por:

• Planes estratégicos: misión, visión, análisis interno, análisis externo estrategias.
• Planes tácticos: por lo general son departamentales, por áreas, por funciones o por aspectos prácticos, comúnmente se desprenden de los planes estratégicos.
• Planes operacionales: por lo general son a corto plazco, muy detallados y su propósito es alcanzar metas específicas.

Instrumentos de la planeación

1. Presupuesto: Plan de acción expresado en términos financieros, en función de horas hombre-hombre, unidades producidas, horas maquina o de cualquier otro termino numérico mensurable.

• Función: es programar la distribución de ingresos y egresos financieros, prever el aprovechamiento de recursos y apoyar la consecuencia de objetivos.
• Importancia: de utilización adecuada y racional de los recursos disponibles.
• Requisitos: elaborarse por partidas, prever cambios e imprevistos, fijar ingresos y egresos, ser flexible, aprovechar al máximo los recursos disponibles, fijar controles.
• la responsabilidad de elaborar los presupuestos corresponde a dirigentes, Administradores, patrocinadores, administradores, jefes de departamentos o áreas y sectores especiales relacionados con presupuesto.
• Tipos de presupuestos: presupuestos de ingresos y egresos, de costos fijos (sueldos, mantenimiento, alimentación, etc), de costos variables (material desechable, viáticos, actividades de enseñanza, etcétera), por programa, financiero (Es aquel que se expresa en unidades monetarias y en función de horas-hombre y horas-máquina), operacional (indicando cantidad, costo por unidad, y total parcial y global), y con base cero.

2. Políticas: planes cuando el sentido que se le asigna como lineamientos a seguir permiten la toma de decisiones.

• Función: sirven para guiar las acciones, orientar los programas, comunicar las decisiones de nivel estratégico, interpretar los objetivos organizacionales y conocer las líneas generales a las que deberá orientarse el funcionamiento de la organización.
• requisitos: redacción clara y orientación positiva, ser alcanzables, que se puedan medir y operables, poseer un alto grado de permanencia, anticiparse al futuro, ser de interés para toda la comunidad, ser congruente con las leyes respectivas, ser congruentes con los objetivos generales de las organizaciones que participan, permitir dentro de ciertos límites la discrecionalidad.
• Clasificación de las políticas: políticas generales (emanan del nivel estratégico y afectan a toda la organización), específicas (departamentales o sectoriales) y según su área de influencia(de servicio, económicas o sociales).

3. Programas: son planes específicos de acción en los que no solo se fijan objetivos y secuencia de operaciones, sino, especialmente, el tiempo requerido para su ejecución.

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