GESTIÓN Administración y control

GESTIÓN:   viene del latín gestio-gestionis que significa ejecutar, realizar o hacer algo exitosamente

PROCESO:   viene del latín procesus que significa el conjunto de fases sucesivas de un fenómeno natural o artificial

Administración y control

Al nacer la Administración y con el aumento de la complejidad de las organizaciones, se generó el fundamento de la administración cuya estructura es la siguiente:

Planificación: visualizar el futuro y trazar el programa de acción

Organización: construir la estructura material y social de la empresa

Dirección: guiar y orientar al personal. de esta función pueden surgir líderes

Control: verificar que todo suceda de acuerdo con las reglas establecidas, estándares y las órdenes dictadas.

Según el 

ESTRATEGIA

En otras palabras, una estrategia es el proceso seleccionado a través del cual se prevé alcanzar un cierto estado futuro

LA VISIÓN ES EL SUEÑO DE LOS DUEÑOS, A VECES INALCANZABLE

LA MISIÓN ES LA RAZÓN DE SER DE LA EMPRESA, DEFINE EL NEGOCIO, LAS NECESIDADES QUE SUPLE CON SUS PRODUCTOS Y SERVICIOS, EL MERCADO QUE ATIENDE Y LA VENTAJA COMPETITIVA A DESARROLLAR

MISION : PRODUCTO

              CLIENTES

            LUGAR GEOGRÁFICO

        VENTAJA COMPETITIVA

TIPO DE CONTROL

CONTROL PREVIO , DURANTE, POSTERIOR

TIPO DE CONTROL

CONTROL ESTRATÉGICO

Establece objetivos generales, controla el desempeño y los resultados de la empresa en su totalidad. Se basa en la PLANEACION ESTRATEGICA 

CONTROL TÁCTICO

Mide y corrige el desempeño para asegurar que los objetivos empresariales y los planes establecidos para alcanzarlos se realicen. Algunos planes específicos son: control de presupuestos, cumplimiento de metas de venta y cumplimiento de programas comerciales para el posicionamiento de los productos de la empresa.

Tres tipos de control genéricos: 

1. EL CONTROL CLÁSICO

1. Supervisar las actividades realizadas.

2. Establecer índices, estándares o patrones para conocer y evaluar los  resultados con respecto a lo planificado.

3. Corregir las desviaciones en los resultados o en las actividades realizadas.

4. Planificar las actividades y objetivos a realizar, aplicando las correcciones que se consideren necesarias frente a las desviaciones detectadas.

LA PRINCIPAL DEBILIDAD DEL CONTROL CLÁSICO SE DESPRENDE DEL HECHO QUE  LAS ACCIONES CORRECTIVAS SE EJECUTARÁN UNA VEZ COMPROBADA LA DESVIACIÓN, ES DECIR A POSTERIORI.                                 

  2. EL CONTROL INTERNO ( COSO)

Control Interno es un proceso efectuado por el Consejo de Administración, la Dirección y el resto del personal de una empresa, diseñado con el objeto DE PROPORCIONAR UN GRADO DE SEGURIDAD RAZONABLE EN LA OBTENCIÓN DE LOS OBJETIVOS, dentro de las siguientes categorías:

1. EFICACIA Y EFICIENCIA DE LAS OPERACIONES

2. FIABILIDAD DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA

3. CUMPLIMIENTO DE LAS  LEYES Y NORMAS QUE SEAN APLICABLES

COMPONENTES  DEL CONTROL INTERNO

1. Entorno de Control

Determina la pauta del funcionamiento de una organización e influye en la concientización de sus trabajadores con respecto al control.

Es la base de todos los demás componentes del control interno, aportando disciplina y estructura. Los factores del entorno de control incluyen:

La integridad

Los valores éticos

La capacidad de los trabajadores

La filosofía de la dirección

El estilo de gestión

Forma de asignar autoridad y responsabilidades

Forma de organizar y capacitar a los trabajadores

La orientación que proporciona la alta administración

• 2. Evaluación de los Riesgos

• Cada empresa se enfrenta a diversos riesgos externos e internos que tienen que ser evaluados.
• Para evaluar los riesgos es necesario identificar de los objetivos de los distintos niveles, vinculados entre sí y coherentes internamente.
• La evaluación de los riesgos consiste en la identificación y el análisis de los riesgos relevantes que deben ser cubiertos para la obtención de los objetivos y para determinar la forma de prevenirlos y evitarlos.
• Como naturalmente las empresas sufren constantes cambios para ajustarse al entorno, es necesario contar con mecanismos que permitan identificar y afrontar los riesgos asociados con el cambio.

• 3. Actividades de Control

• Son las políticas y procedimientos que permiten asegurar que las instrucciones de la dirección son aplicadas en la empresa.
• Permiten confirmar que se toman las medidas necesarias para controlar los riesgos relacionados con el logro de los objetivos de la organización
• Las actividades de control se realizan en los distintos niveles jerárquicos y en todas las funciones.
• Incluyen una amplia gama de actividades diversas como ser aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, revisiones de rentabilidad operativa, salvaguarda de activos y segregación de funciones

• 4. Información y Comunicación

• Hay que identificar, recopilar y transmitir información pertinente en forma y plazo que permitan cumplir a cada empleado con sus responsabilidades.
• Los sistemas informáticos generan informes que contienen información operativa, financiera y datos sobre el cumplimiento de las normas generales de control de la organización.
• La comunicación debe fluir en todas las direcciones a través de todos los ámbitos de la organización y los mensajes que contiene deben ser claros y precisos y cuando se refieren a las responsabilidades de control, deben ser tomadas en serio por todos los niveles jerárquicos.
• Deben existir medios para comunicar la información significativa a los niveles superiores. Igualmente tiene que haber una comunicación eficaz con terceros, tales como clientes, proveedores, entidades contraloras y accionistas de la empresa.

• 5. Supervisión

• Los sistemas de control interno requieren supervisión, que verifica que se mantiene el adecuado funcionamiento del sistema a lo largo del tiempo.
• Esto se consigue mediante actividades se supervisión continuada, evaluaciones periódicas o una combinación de ambas cosas, que se aplica en el transcurso de las operaciones.
• Las deficiencias detectadas en el control interno deberán ser notificadas a niveles superiores, mientras que la alta dirección y el consejo de administración deberán ser informados de los aspectos significativos observados.

Los controles cuando forman parte de la esencia de la empresa son más efectivos, fomentan la calidad , la delegación de poderes y permite lograr la eficacia y la eficiencia  de las operaciones y el apoyo necesario para el logro de los objetivos de la entidad.

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