Gestión económica y financiera de la empresa

TIPOS DE FACTURA

Según el valor

Proforma

Su principal característica es que se trata de un documento informativo, previo al pago. Podemos considerar este documento como un borrador. En él se reflejan bien los productos o bien los servicios solicitados/contratados. Este documento no tiene ninguna validez contable. No tiene que ir numerada, ni sellada, ni firmada. Se reflejará el balance pendiente de pago (y no pagado todavía, evidentemente).

Por poner un ejemplo, en los hoteles, en el momento del check-in de los clientes, se les abre crédito a su habitación, a la cual se facturan todos los cargos durante su estancia. Llegado el momento de su salida, al pasar por recepción, se les imprime una proforma, donde se reflejan todos los gastos. El motivo de la proforma, es comprobar y corroborar con recepción que todos los cargos con correctos. En caso de ser así, se procede al pago de la factura y la entrega de la original al cliente; en caso contrario, se rectifica la proforma y se saca una nueva proforma para realizar una nueva comprobación por parte del cliente.

Copia

Una vez hecha efectiva la operación de compraventa, al cliente se le entrega la factura original. La copia, sería el documento que se queda el emisor (el autónomo, el hotel, en definitiva, quien haya vendido o prestado el servicio). Para el emisor, es el justificante de la realización de dicha operación, por lo que tendrá valor contable. Este documento, tiene la misma información que la factura original, y deberá estar enumerada y fechada, y deberá contener los datos de las operaciones y/o servicios prestados, el importe, el valor del IVA (e IRPF, cuando lo requiera la operación) y, evidentemente, los datos fiscales del emisor.

Duplicado

Este documento, tiene el mismo valor contable y fiscal para el receptor que la factura original. Este documento, se emite en varios supuestos. Por una parte, si el cliente ha perdido la original, se le emitiría este documento. Es importante destacar que debe ir sellado con la palabra “DUPLICADO”. Debe contener los datos de la factura original, incluyendo el número de referencia al número de factura original que se ha duplicado.

Otro supuesto para la emisión de un duplicado, sería cuando, para una misma operación de compraventa o la prestación de algún servicio, hubiera varios destinatarios. En este caso, se emitiría la factura original, más la cantidad necesaria de duplicados para que cada destinatario disponga del documento justificativo de la operación. Como característica, tanto en la factura original como en los duplicados, deben aparecer en todos, las porciones correspondientes de base imponible e impuestos que corresponda a cada uno de los destinatarios.

Según el contenido

Ordinaria

Es el documento que emite el emisor al cliente, ante cualquier operación de compraventa de bienes o prestación de servicios. Debe contener la palabra “factura”, número y fecha de factura correlativa, datos del emisor (al menos, nombre, NIF o CIF y domicilio fiscal), mismos datos del receptor (en caso de que sea necesario, pues no siempre es obligatorio), los respectivos conceptos, bases imponibles, tipo y cantidad de impuestos, así como el total. La copia de la factura ordinaria tendrá valor contable para el emisor. En cuanto al receptor, tendrá valor fiscal en caso de que pueda tener deducciones.

Rectificativa

Este documento tiene como fin el corregir errores (sea en cantidades de bases imponibles o impuestos, de los datos identificativos del emisor o receptor, falta de datos mínimos legales, o devoluciones parciales o totales). Estas facturas deben contener: el número de factura rectificativa, número y fecha de la factura que se pretende rectificar, los detalles de la modificación, ampliación o corrección de la misma, así como todos los datos que también son obligatorios en la factura ordinaria.

Como ejemplo, emitiríamos una factura rectificativa en caso de devolución parcial o total de pedido (sería una factura rectificativa negativa).

Recapitulativa

Podemos decir que es documento que reúne, que agrupa operaciones de compraventa de un mismo cliente. Como característica, todas aquellas operaciones que figuren en la misma, deben haberse producido en el mismo mes natural, con lo que la fecha de la factura recapitulativa puede ser bien la de la fecha de la última operación, o bien la del último día del mes.

VENTAJAS Y/O BENEFICIOS DE LA FACTURA ELECTRÓNICA

Reducción del impacto medioambiental

No se trata únicamente de evitar utilizar papel, lo que queda reducido a cero al utilizar la factura electrónica. Este beneficio se traduce también a reducir el impacto al medioambiente al producir tintas y folios, así como la reducción de la huella de carbono al disminuir los transportes de estos consumibles (si se utiliza más la factura electrónica, se utiliza menos papel, menos tinta, con lo cual, menos producción y menos transporte de los mismos).

Ahorro de costes

Esta ventaja se trata de una reducción de gastos en papel y tinta, así como posibles costes de almacenamiento.

Incremento de la productividad

Gracias a la automatización del proceso, se mejora la eficiencia, y ciertos empleados que antes dedicaban tiempo a este proceso, podrían realizar otras tareas de mayor valor añadido.

Almacenamiento más seguro y accesible

Tras el almacenamiento electrónico de documentos, hay unos protocolos informáticos que protegen los documentos de forma más segura que en el formato físico. Además, podemos acceder a cualquier factura en tan solo unos clics, sin necesidad de buscar en archivadores A-Z, por ejemplo

Reducción de los tiempos de gestión

Al realizar el envío casi instantáneo de la factura, el receptor puede comprobarla y solucionar con el emisor rápidamente cualquier tipo de discrepancia.