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Plan anual de trabajo

Una herramienta clave de la gestión participativa

Introducción

Un plan de trabajo anual es un informe detallado sobre las actividades que se encararán durante el año a fin de alcanzar resultados específicos. Este plan contiene los resultados que se esperan, las actividades a llevarse a cabo para lograr dichos resultados esperados, los tiempos que demandará, las personas responsables de llevar a cabo dichas actividades y lo que cada una de éstas implica. Un plan de trabajo anual te ayuda a monitorear cómo se están logrando las metas deseadas. Hay una serie de pasos implícitos en la creación de este tipo de plan.

Todo plan es un conjunto sistemático de actividades que se lleva a cabo para concretar una acción. De esta manera, el plan tiende a satisfacer necesidades o resolver ciertos planes.

Un plan de trabajo es una herramienta que permite ordenar y sistematizar información relevante para realizar un trabajo. Esta especie de guía propone una forma de interrelacionar los recursos humanos, financieros, materiales y tecnológicos disponibles.

Como instrumento de planificación, el plan de trabajo establece un cronograma, designa a los responsables y marca metas y objetivos.

Concepto:

Herramienta útil que detalla qué tareas se deben llevar a cabo para el logro de los objetivos propuestos, para lo cual se establecen metas, indicadores, tiempo de ejecución y responsables.

Guía que facilita el cumplimiento de objetivos propuestos, el cual se elabora previo a la realización de las acciones, de manera clara y consistente.

Importancia:

Contribuye a concretar los objetivos estratégicos planteados.

Orienta la organización que necesita para la consecución de los objetivos y acciones establecidas para un año.

Relaciona la obtención de recursos materiales, financieros y humanos que se necesita para una eficiente administración, racionalizando y priorizando los recursos disponibles de una institución.

Características

• Es de corto plazo. Generalmente de un año de duración.

• Su horizonte es temporal. Debe corresponder al ciclo presupuestal.

• Responde explícitamente a varios aspectos:

 ¿Qué debe hacerse? …………….. Tareas, acciones

 ¿Cuándo se debe hacer?................. Tiempo

 ¿Cómo se debe hacer?.................... Estrategia

 ¿Quién lo debe hacer?..................... Responsables

 ¿Con que recursos?.......................... Metas

 ¿Cómo medir los resultados?.......... Indicadores

Partes

Objetivos Anuales Operativos

Son los logros (resultados) que una institución u organización quiere alcanzar en un plazo determinado.

Tienen las siguientes características:

 Son específicos, que estén bien definidos.

 Son medibles, es decir, que sean cuantificables.

 Se relacionan con determinado período de tiempo

Metas

Son los resultados que se esperan lograr durante un determinado período; se vinculan directamente con los objetivos propuestos. Especifican cantidad, tiempo y calidad.

Tienen las siguientes características:

Deben ser razonables y claras, es decir, factibles de ser cumplidas.

Motivadoras, que exijan un grado de esfuerzo y compromiso para alcanzarlas.

Indicadores:

Miden el grado de avance, es decir, el resultado (efecto).

Permiten conocer el grado de avance respecto al cumplimiento de la(s) Meta (s) propuestas(s) que la institución u organización haya definido para un determinado Objetivo.

Utiliza palabras como: porcentaje, número, cantidad, etc.

Actividades

Acciones o tareas que deben realizarse para cumplir con los objetivos propuestos en un tiempo determinado.

Tiempo:

Es el período de tiempo en el que se podrá cumplir con los objetivos propuestos.

Responsables:

Son las personas y unidades que deben intervenir

La evaluación consiste en observar y registrar como anda lo programado, si se detectan contratiempos y como estos pueden ser reorientados para la toma de decisiones en el cumplimiento de los objetivos propuestos. Para el monitoreo, se recomienda identificar indicadores que permitan evaluar el proceso de ejecución.

ELEMENTOS DEL PLAN ANUAL DE TRABAJO.

El Plan anual de trabajo debe considerar un conjunto de elementos estructurados en forma lógica, de tal manera que obtenga coherencia interna, es decir, correspondencia entre sus partes:

1. Diagnostico o identificación de las necesidades prioritarias.

Los insumos que se deberán considerar son el diagnóstico del Proyecto Educativo institucional (PEI) y el diagnostico situacional de coyuntura local y regional.

Ambos diagnósticos deberán reflejar el problema o situación que se quiera cambiar, las necesidades que queremos atender y las condiciones que tenemos para modificar la situación. Se deberá tener en cuenta cual es la situación deseada.

2. Objetivos anuales u operativos.

¿Qué se quiere lograr en un año?

Los objetivos son parte central del proceso de planificación, porque definen los propósitos del trabajo anual. Estos deben ser realistas y coherentes con los recursos viables de realizarse en un año, y deben expresar los cambios o beneficios que se irán obteniendo en la ejecución parcial o total de los objetivos estratégicos determinados en el Proyecto Educativo Institucional (PEI)

Los objetivos se formulan a partir de la búsqueda de soluciones de las necesidades expresadas en el diagnóstico y deben poseer algunas características básicas: claridad, forma concreta, factibilidad y ser evaluables.

3. Metas.

La meta es la determinación de la cantidad y tipo de bienes, servicios, recursos y obras que recibe la población objetivo

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