Guía para habilidades directivas

7.1 USO MÁS PRODUCTIVO DEL TIEMPO

Uno de los pasos para lograr ser productivo es tener metas claras, tanto personales, profesionales y laborales.  Por ello, la importancia del liderazgo personal tiene un impacto en la productividad, en la eficiencia y, en la satisfacción propia. “entre más productivo soy, y si lo que hago está de acuerdo con mis valores y mis factores de motivación, pues estaré cerca de mi felicidad”.

Administrar el tiempo consta de operaciones como:

• Orientación: Facilita la valoración desde el punto de vista cognitivo y efectivo de lo que se quiere planificar, del lugar jerárquico que ocupa respecto a las demás metas, así como las posibilidades reales de realización y consecuencias de las mismas.
• Ejecución: Consiste en la realización de tareas y acciones que tienen como fin el logro de las metas propuestas
• Control: Consiste en supervisar si los resultados obtenidos están en correspondencia con los objetivos y metas planteados desde un inicio.

La habilidad está conformada por una serie de acciones las cuales expresan a través de su dinámica interna la unidad inseparable de lo cognitivo y efectivo en la regulación del comportamiento. Las acciones son las siguientes:

• Planificación: es capacidad organizar y ejecutar las actividades cotidianas en el tiempo atendiendo las prioridades y plazos de cumplimiento.
• Priorización: esta consiste en determinar qué cosas deben hacer primero y cuáles después, y aquellas que deben y pueden hacerse simultáneamente. Es necesario hacer un orden de tareas, lo cual va a permite que en cada momento se haga únicamente lo que es.
• Previsión: Es el conocimiento del sujeto de lo que tiene que hacer a corto, mediano y largo plazo. También es el encuadre temporal de las acciones concretas a realizar.
• Utilización de medios auxiliares: estos son medios externos con los que se apoya el sujeto para planificar sus actividades. Por ejemplo una agenda.
• Ajustes del tiempo: este implica el cálculo y el conocimiento sobre el fondo de tiempo que requieran las actividades. Una importante regla a seguir en relación con el trabajo eficaz, se sugiere que se debe hacer cada cosa a su tiempo, a fondo, sin prisa y agitación.
• Control del cumplimiento de planes: este valora el final de las tareas realizadas que permiten evaluar a modo general el aprovechamiento del tiempo. Tener un Seguimiento estricto de las tareas o acciones que se planifican.
• Organización: esta organiza las acciones que se abordan y las situaciones donde se desempeña. por ejemplo Mantener el orden en el escritorio y la oficina, así como los documentos con los cuales trabaja.

Diapositiva principios de pareto

Un error es resolver los problemas en orden de llegada. Otro error común es realizar varias tareas a la vez ya que las multitareas hacen que se vaya más lento e incrementa la posibilidad de equivocarse.

Para realizar las tareas que nos ayuden a alcanzar nuestros objetivos y con las cuales se consiga una alta probabilidad, tenemos que centrarnos en las actividades realmente importantes, para ello hay que:

• Identificar las tareas activas, que son las necesarias para conseguir nuestros objetivos
• Identificar las tareas rutinarias, que son las que se realizan habitualmente y no inciden directamente en los objetivos.

Para llevar a cabo la división se puede usar la Ley de Pareto (leer la diapositiva). La cual dice que el 80% del tiempo de trabajo produce solo el 20% de los resultados, y el 20% del tiempo produce el 80% de resultados.

Hay que centrarse en el 20% de las actividades que generan el 80% de los resultados. El resto de actividades hay que evaluarlas y ver si tienen un alto valor, si no lo tienen es mejor eliminarlas. Así se multiplicaran las fuerzas y se eliminaran los puntos débiles.

Diapositiva 3

La administración moderna del tiempo, se centra en hacer primero lo importante para la vida, realizar aquellas actividades que le dan sentido al SER, que le ayudan a trascender. En este orden de ideas.  las actividades Covey se clasifican de la siguiente manera:

1. Urgentes: las que hay que hacer ya, que son vitales en ese momento
2. Importantes: las que contribuyen a realizar la misión personal
3. No urgente: que se pueden dejar para después
4. No importante: que no están ligadas estrechamente con las metas planeadas en un principio

Frente a esto, existen cuatro cuadrantes que según Covey toda persona desarrolla sus actividades y se pueden convertir en la mejor herramienta para administrar efectivamente el tiempo.

(Cuadro diapositiva)

Cuadrante 1: lo urgente e importante. Es el cuadrante de las crisis, de los problemas apremiantes, de las tareas que se vencen.

Cuadrante 2: lo no urgente e importante. Es el cuadrante de la prevención, la planificación, la recreación, de reconocer y aprovechar nuevas y buenas oportunidades.

Cuadrante 3: no importante e urgente. Es el cuadrante de las interrupciones, de las reuniones improductivas y no importantes, de las actividades urgentes.

Cuadrante 4: no urgente y no importante. Es el cuadrante de las trivialidades, de la pérdida del tiempo.

Para Covey, el primer cuadrante ubica a las personas que dicen no tener tiempo suficiente para llevar a cabo todas sus actividades, lo que quiere decir que no planifican bien su vida. En cambio, las que centran su vida en el cuadrante 2 son personas efectivas que quieren vivir siempre en liderazgo.

Sistema Do it, tiene 3 principios básicos:

1. Manejar procesionalmente tanto citas como reuniones

Prepárese con anticipación: pregúntese que información va a requerir y a quién más tiene que avisar.

Obtenga toda la información que necesita. Asegúrese de tener los datos correctos del lugar y la hora del encuentro.

Puntualidad. La única manera de llegar a tiempo es salir con tiempo.

1. Clasificación de las tareas

Consiste en clasificar en cinco categorías las actividades o tareas pendiente por realizar:

Actividades tipo A: las tareas que planea realizar hoy y que son vitales para su productividad diaria. Así surjan imprevistos, estas tienen que evacuarse.

Actividades tipo B: las tareas que son importantes, pero que tienen un limite más amplio de espera.

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