HOJA DE TRABAJO

HOJA DE TRABAJO

La Hoja de Trabajo se puede definir como un documento extra contable que utilizan los contadores para determinar, antes de registrar en los Libros de Contabilidad lo siguiente:

• Los Asientos de Ajustes
• El Costo de las mercancías Vendidas.
• La Utilidad o Perdida del Ejercicio Económico y
• La Preparación de los Estados Financieros.

COLUMNAS DE LA HOJA DE TRABAJO

La Hoja de Trabajo presenta 6 dobles columnas distribuidas en la siguiente forma:

• Balance de Comprobación     ( 1 y 2)                     * Debe y Haber
• Ajustes                     (3 y 4)                                    *  Debe y Haber
• Balance  Ajustado    (5 y 6)                                   * Debe y Haber
• Costo de Ventas.      (7 y 8)                                    * Debe y Haber
• Estado de Resultados.    (9 y 10)                            * Egresos e Ingresos
• Estado de Situación Financiera     (11 y 12)                * Activos, Pasivos y Patrimonio

A continuación se explica cada una de estas dobles columnas y el Procedimiento a seguir en la confección de la Hoja de Trabajo:

No existe un procedimiento establecido para la confección de la Hoja de Trabajo, se emplean formas que varían, pero que en uno u otro caso conducen al mismo resultado. A continuación se detalla el que se considera más conveniente:

1. Identificar el Documento: A tal efecto en el centro de la hoja, en la parte superior, se escribe el nombre de la empresa; debajo de este se coloca el nombre del documento “Hoja de Trabajo” y por último, debajo del anterior, el Período que cubre. EJEMPLO:

EMPRESA “LA FE” C.A

HOJA DE TRABAJO

AL 31/12/2019

1. Clasificar las Columnas: El segundo paso que hay que realizar es identificar cada una de las seis dobles columnas con sus correspondientes nombres, explicado anteriormente.

1. Determinar Saldos en las Cuentas del mayor Principal: Se determinan los Saldos de las cuentas del Mayor Principal.
2. Trasladar Saldos de las cuentas del Mayor: Después de haber determinado los saldos de las cuentas del Mayor Principal se listarán las cuentas que tengan saldos en la hoja de Trabajo y de acuerdo al tipo de saldo se registrarán en su correspondiente columna del Balance de comprobación, los saldos deudores irán al Debe y los saldos acreedores a la columna del Haber.

EXPLICACIÓN DE LAS DOBLES COLUMNAS DE LA HOJA DE TRABAJO

• Doble columna del Balance De Comprobación (Columna 1 y 2): esta doble columna se forma trasladando los saldos de las cuentas del Mayor, de acuerdo al tipo de saldo, Deudor o Acreedor, es decir, en la COLUMNA 1 (DEBE) se registran los saldos deudores correspondientes a los Activos y Egresos; en la COLUMNA 2 (HABER) se registran los saldos Acreedores correspondientes a Pasivos, Patrimonio, ingresos y Cuentas Correctoras de Valor. Tanto la columna del Debe como el Haber, deben totalizar exactamente iguales, como prueba de que los asientos del Libro Diario han sido pasados correctamente al Libro Mayor.

Una vez preparado el Balance de Comprobación se hace necesario identificar y clasificarlas las cuentas que lo integran a fin de determinar cuáles constituirán la columna del Costo de Ventas, la del Estado de Resultados y la del Estado de Situación Financiera.

A tal efecto se identificara al lado izquierdo de cada cuenta con las siguientes siglas:

• CV= Costo de Ventas (más adelante se explicara cuales cuentas pertenecen al costo de Ventas)
• ER= Estado de Resultado.
• ESF= Estado de Situación Financiera

• Doble columna para los ajustes (columna 3 y 4): corresponde al registro de los diferentes ajustes de las cuentas que así lo requieran, a fin de reflejar la verdadera situación de dichas cuentas.

Se analiza cada una de las cuentas que requieran ser ajustadas de acuerdo a las siguientes instrucciones:

*Se analiza cada uno de los ajustes por separado

*Se determina la cuenta cargada y abonada.

*Se localiza dichas cuentas en el Balance de Comprobación: En caso de que no existan en dicho Balance se procede a crearlas a partir de la primera línea que esté disponible debajo del Balance de Comprobación. Luego en la columna de los cargos y los Abono y al mismo nivel de la cuenta cargada o abonada se escribe el monto del cargo y del abono correspondiente, pero teniendo el cuidado de ir identificando con un mismo número muy pequeño al lado de cada monto cargado, o abonado.

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