Herramientas De La Gestión Del Tiempo

Delegación

Delegar es la habilidad para compartir Liderazgo, para crear en la organización un equipo de líderes comprometidos con los objetivos sociales de la misma.

Cuando el directivo o líder traspasa poder, autoridad, información, confianza y recursos a un empleado, comparte y compromete el cumplimiento de las metas u objetivos trazados, solo así cada cual dentro de la entidad es responsable por los beneficios sociales a alcanzar.

El liderazgo compartido solo se logra cuando mediante la habilidad de delegar correctamente se emanan de los líderes los valores, éxitos, sentimientos, en fin, se le otorga a todos los involucrados ese poder que nos hace distintivos: el poder de decidir.

Para aclarar lo que se debe hacer a la hora de delegar Peter Drucker nos decía que hay tres tipos de tareas:

Las tareas que no son necesarias elimínelas.

Las tareas que puede hacer otro deléguelas.

Las tareas que no se pueden delegar y que son fundamentales para la consecución de los objetivos hágalas usted mismo tan bien como sea posible.

Manejo de interrupciones

Las interrupciones en el trabajo, son con frecuencia un aspecto irritante del mismo. Sin embargo tenemos que tener en cuenta que estamos en un entorno de relación y las interrupciones son necesarias para las personas. Además nos ubican en la empresa, relacionándonos y proporcionándonos influencia en la organización.

Veamos los diferentes estilos de manejo de estos contactos:

1.- Tratar todas las interrupciones todo el tiempo necesario.

Este estilo de funcionamiento, mantiene una política de puertas abiertas regularmente, tanto para compañeros como para clientes y otras personas de otros niveles jerárquicos. Las interrupciones para discutir o manejar problemas, oportunidades o asuntos en marcha es lo que más les estimula. El resto de los trabajos esenciales o prioridades son resueltos antes o después de las horas de oficina, lo que exige con frecuencia, jornadas de trabajo muy largas.

¿Cómo indican los ejecutivos que están en este estilo de manejo de contactos?

La puerta de su despacho está abierta literalmente

Tienen una zona cómoda para que sus visitas se sienten

Responden a los e-mails menos prioritarios

Saludan cuando llegan a un sitio aunque haya grupos trabajando

Se paran frente a cualquier contacto y le dan una vía de solución, aunque sea pidiendo el envío de un e-mail recordatorio

En las reuniones o contactos, nunca tienen el ordenador encendido con “sus cosas”, sino que atienden a los demás.

2.- Equilibrio de puertas abiertas.

Las personas que funcionan con este estilo, no se sienten molestas si alguien le visita sin avisar, pero su gestión del tiempo o su trabajo no le permite dedicar todo el tiempo necesario a los contactos. Su filosofía es conseguir hacer una cantidad de trabajo propio importante durante la jornada, pero buscar espacios de contacto de forma regular que le permita manejar su influencia. Por tanto mantendrá su despacho “cerrado” durante algunas horas del día para realizar sus tareas.

Para conciliar este equilibrio, podemos hacerlo de diferentes maneras:

Fijar horas de “puertas abiertas” planificando cuando vamos a dedicarnos a nuestras tareas y cuando a nuestros contactos.

Pedir que nos pidan cita por e-mail: por ejemplo ¿Podemos vernos a las 4?, bastará

Preguntar frente a una interrupción si es para ahora mismo, o si puede esperar un poco. En este segundo caso concretar reunión por e-mail

Negociar cuando: “si, tenemos que verlo. ¿Lo vemos a las 4?

3.- Acceso controlado

Algunas personas necesitan o les gusta centrarse en lo que están haciendo y se siente literalmente asaltado cuando le interrumpen. Para intentar librarse de esta interrupción, realizan comentarios de disgusto o tratan de desembarazarse de las personas que les contactan. Realmente no necesariamente son antisociales, pero con este tipo de actuaciones se acabarán aislando. Para evitarlo tenemos que tener dos momentos claramente diferenciados. Uno de disponibilidad y otro de no disponibilidad. Por ejemplo,

Realizar trabajo en casa sin interrupciones y permitirlas en la oficina.

Colocar la mesa de forma que los que pasan no tengan un contacto visual, que invita a hablar.

Cuando entren los compañeros a charlar, póngase de pié, como si estuviera a punto de marcharse.

Preguntar: ¿Necesitas algo más?

En una pausa, decir: Gracias por la información, se lo agradezco, y acompañar a la visita a la puerta o decir que tiene que seguir con una tarea urgente.

Las interrupciones son importantes como hemos comentado antes para manejar la influencia. Estar concentrado exclusivamente en nuestras tareas, nos aísla y esto, desde el punto de vista de la influencia y el poder es peligroso.

Asertividad

Como estrategia y estilo de comunicación, la asertividad se diferencia y se sitúa en un punto intermedio entre otras dos conductas polares: la agresividad y la pasividad (o no-asertividad). Suele definirse como un comportamiento comunicacional maduro en el cual la persona no agrede ni se somete a la voluntad de otras personas, sino que expresa sus convicciones y defiende sus derechos.

Es una forma de expresión consciente, congruente, clara, directa y equilibrada, cuya finalidad es comunicar nuestras ideas y sentimientos o defender nuestros legítimos derechos sin la intención de herir o perjudicar, actuando desde un estado interior de autoconfianza, en lugar de la emocionalidad limitante típica de la ansiedad, la culpa o la rabia.

Gestión de estrés

El estrés es la respuesta de adaptación a unas demandas muy dispares llamadas factores de estrés, el frío, el calor, el traumatismo físico, el ejercicio físico, la enfermedad, la fatiga, etc. son factores de estrés, igual que la alegría, la pena, el miedo, la coacción, el éxito o el fracaso.

El estrés se manifiesta por un estado, el estado de estrés que corresponde al conjunto de modificaciones provocadas por el síndrome general de adaptación. Se trata de esas modificaciones biológicas, psicológicas, somáticas funcionales y orgánicas, visibles y cuantificables, que permiten apreciar el estado de estrés. En el lenguaje popular se experimenta como un estado de fatiga, de

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