Hoja De Trabajo (contabilidad)

HOJA DE TRABAJO

Todo el proceso desarrollado, desde la Balanza de comprobación hasta la formulación de los Estados financieros, se puede hacer en un solo documento denominado Hoja de trabajo.

Hoja de trabajo, también conocida con el nombre de Estado de trabajo, no es un documento contable obligatorio o indispensable, tiene carácter optativo, y además de índole interna, que el contador formula antes de hacer el cierre anual de las operaciones y que le sirve de guía para hacer con seguridad los asientos de ajuste, los de pérdidas y ganancias y el cierre del libro diario, así como los Estados financieros: Estado de situación y Estado de resultados en el libro de inventarios y balances.

El Estado de trabajo se desarrolla en una hoja tabular de 12 columnas, en las cuales se hace el resumen del cierre anual de operaciones.

Antes de realizar los estados financieros, se acostumbra con muchas ventajas a utilizar otra etapa, la realización de una hoja de trabajo, donde se registrará los saldos del balance de comprobación, los ajustes, la información necesaria para los asientos de cierre y paras la elaboración de los estados financieros.

Esta hoja de trabajo permite que se pueda realizar toda la información asegurarse de que no ha omitido nada, entonces puede realizar los asientos de cierre en el diario y preparar los estados financieros. Las hojas de trabajo son formularios que generalmente contiene la siguiente información: Gráfico 4.4 (Anexo 4).

1.- Parte superior, donde se colocará el nombre de la empresa, la fecha de cierre del período contable.

2.- Parte inferior o cuerpo de la hoja de trabajo, constituida por las siguientes columnas:

a) Una columna para el número de la cuenta,

b) Una columna ancha para el nombre completo de la cuenta

c) Dos columnas para los saldos del balance de comprobación (una para el saldo deudor y otro para el saldo acreedor.

d) Dos columnas para los ajustes (una para el debe y otra para el haber),

GRAFICO NRO. 4 (Anexo Nro4)

NUEVA AURORA S.A

HOJA DE TRABAJO

MES: ...............................AÑO: 2011........ PAG.....

NRO CUENTAS SALDOS AJUSTES BALANCE AJUSTADO PERDIDAS Y GANANCIAS SUPERAVIT UTILIDADES BALANCE GENERAL

DEBE HABER DEBE HABER DEBE HABER GASTOS RENTAS DEBE HABER ACTIVO PASIVO

e) Dos columnas para el balance de comprobación ajustado, donde se registrarán las cantidades de dinero respectivas tomando en cuenta a los ajustes (una para el débito y otra para el crédito),

f) Dos columnas para las rentas y para los gastos (una para los gastos y una para las rentas),

g) Dos columnas para las ganancias o para las pérdidas retenidas (una para el debe y otra para el haber),

h) Dos columnas para el balance general (una para el activo y otra para el pasivo).

La hoja de trabajo descrita anteriormente corresponde a una hoja de trabajo de 12 columnas, pudiendo existir de más o de menos columnas, según las necesidades.

Columna para el número de la cuenta

Aquí se colocará el orden ascendente el ordinal respectivo a las cuentas, a fin de que se pueda comprobar con el total de cuentas que posee la empresa y que han merecido variaciones durante el período contable en estudio.

Columna para el nombre de la cuenta

Se colocará los nombres completos de las cuentas a fin de evitar confusiones o errores con los nombres de las mismas, se colocará una sola vez en el nombre de una misma cuenta.

Columnas para el balance de comprobación

Cuando se ha registrado las cuentas del período contable se procede a elaborar el balance de comprobación, en ocasiones se procede a realizar como parte de la hoja de trabajo, asiendo estas columnas (cuatro: dos de las sumas y dos de los saldos), las primeras en la hoja de trabajo. Una vez registradas en las respectivas columnas todas las cuentas, se procede a totalizar dichas columnas y deberán sumar iguales (una suma y los saldos).

Columnas para los Ajustes

A continuación procedemos a registrar en la hoja de trabajo a los ajustes, para lo cual, procedemos de la siguiente manera: Primero, en base a la necesidad de insertar el ajuste respectivo a una cuenta determinada, analizamos el asiento respectivo de las cuentas que han intervenido, si del análisis determinamos que las cuentas ya existen

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