Importancia de la Gestión de Costos Para los Proyectos y las Organizaciones

Importancia de la Gestión de Costos Para los Proyectos y las Organizaciones

La Gestión de Costos es importante para los proyectos y las organizaciones porque aseguran que las tareas se cumplan de acuerdo al presupuesto o los recursos asignados.  Muchas de las organizaciones entienden que el propósito de la Gestión de Costos es asegurar los fondos de los recursos, al mejor costo y mejor tiempo, para lograr las necesidades financieras de la Organización.

La Gestión de Costos incluye estimar, presupuestar, y controlar los costos para que el proyecto pueda ser completado dentro del presupuesto aprobado considerando las necesidades de los interesados (“stakeholders”). Se define como el proceso de planificación y control del presupuesto de la organización. Le permite a la organización predecir los gastos inminentes que son presentados para ayudar a reducir la posibilidad de sobrepasarse al presupuesto. Las organizaciones están cada día más preocupados por hacer sus recursos más productivos. Las organizaciones y sus Gerentes tienen un control más efectivo de los costos, al presentar un servicio o producir un bien. El concepto consiste en la manera que la Gerencia usa la información de costos, para la toma de decisiones necesarias que incremente el valor de la organización.

Las organizaciones manejan sus costos dependiendo de cómo los mismos impactan a las finanzas y decisiones de la misma. Muchas organizaciones pueden crear un plan de Gerencia de Costos que le sirva de guía y luego adaptar el mismo, sirviendo de guía y haciendo las adaptaciones necesarias para los proyectos nuevos.  Para lograr esto hay cuatro procesos de insumo que se utilizan como parte de la planificación de la Gerencia de Costos que son:

• “Project Charter” – es el documento que autoriza el proyecto. Provee un resumen del presupuesto de donde los costos detallados son preparados. Esto ayudando a guiar el proceso de planificación de costo de la organización.
• “Project Management Plan” – contiene información que ayudar a crear el presupuesto, tal y como: la línea base del alcance, línea base programada y las decisiones de costo, riesgo y comunicación,
• “Enterprise Environment Factors” – muchas organizaciones tienen reglas y estructuras que afectan como se manejan los costos.
• “Organizational Process Asset” – provee la información histórica, controles financieros, muestras y políticas formales e informarles de Gerencia de Costos.

Cada proyecto tiene sus líneas bases que se utilizan para comparar el desempeño y determinar los resultados. Hay al menos cuatro líneas bases dependiendo del proyecto que se trabaja que pueden ser:

• Presupuesto
• Horario
• Alcance
• Calidad

El itinerario y la línea base se desarrolla en la fase de planificación usando técnicas de controles tales como:

1. Planificar el presupuesto que ayudara con los pagos y costos durante el ciclo de vida del proyecto.
2. Costos y Recursos Humanos se planifican basado en el tiempo para ser de ayuda en cada fase de forma semanal, mensual o anual, dependiendo de la duración del proyecto.
3. Manejo efectivo del tiempo porque el costo puede subir sino se cumple con las actividades programadas de manera adecuada que puede sobrepasar lo presupuestado.
4. Control de cambios – es esencial analizar el impacto al proyecto antes de hacer cualquier cambio y ver el impacto económico.  
5. “Earned Value” se utiliza con el fin de identificar la labor usada al momento de valor ganado.

Podemos concluir que la Gestión de Costos es de suma importancia para cualquier organización porque representa su estrategia financiera mejorando la competividad de la organización.  Estas tienen la necesidad de presentar informes financieros periódicos para evitar gastos extraordinarios en exceso del presupuesto aprobado. De esta manera puede reaccionar más proactivamente evitando situaciones de desastre que afecte el proyecto, la organización y sus interesados buscando una solución a la situación encontrada.

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