Informe diagnóstico en unidades administrativas y académicas de la UCAB Guayana

Aspectos

Dirección de Servicios Generales

Coordinación de Seguridad y Salud laboral

Coordinación de Cooperación Económica

Coordinación de Cultura

Responsable de la Unidad

Jorge Mogollón

Yenife Zapata

Sunny Márquez

Prof. Ibelitze Hernández

Identificación del conocimiento

La Coordinación de Servicios Generales, se encarga de velar por el mantenimiento y seguridad de las áreas del campus, como, por ejemplo, daño de los equipos de enfriamiento de cualquier módulo, erizamiento de paredes o reparación de daños que se presenten en el campus. Las personas que trabajan en esta área necesitan tener el   conocimiento técnico y la experiencia personal necesaria para cumplir con cualquier trabajo efectivamente, con el objetivo de mejorar y afrontar cada reto que se le presente. Para tratar temas de información, se administra la misma a través de los paquetes Microsoft y las computadoras que ofrece la Institución, igualmente hacen uso de archivadores para planos e información física que sea necesaria mantener guardada. El responsable de la unidad se encarga de realizar informes que presenten la información de actividades realizadas, a su vez nos compartió que este realiza anotaciones personales para mitigar cualquier riesgo futuro, y que, si alguna vez se presenta nuevamente un problema, resolver la situación en menos tiempo posible.

La Coordinación de Seguridad y Salud laboral, se encargan prácticamente de velar que las condiciones de trabajo sean adecuadas para los trabajadores en materia de seguridad y salud, es decir mitigación de riesgos, control de enfermedades, accidentalidad, etc.

La persona encargada debe contar con un perfil profesional, el cual permite dar un cierto nivel para que las personas que desarrollen las actividades y el proceso clave, puedan desenvolverse de la manera correcta.

Por tratar temas de salud llevan su documentación en físico y en digital, también usan los paquetes Microsoft para traspasar toda la información que manejan y desarrollan formatos específicos para vaciar información de todo lo que generalmente se produce en servicios médicos, cuánto se gasta en insumos, las personas atendidas, tipos de diagnósticos dados. En el caso del responsable de la unidad, debe hacer un informe general, así como realizar programas, instructivos, protocolos, formatos de inspección.

A diferencia de otras unidades que llegan a ser más digitales, ellos si deben de tener respaldos en físico para efectos y en un tiempo prolongado. Ejemplo: historias médicas, informes de accidentes, etc. (todo eso se lleva en físico)

La Coordinación de Cooperación Económica se encarga de otorgar ayudas económicas para estudiantes de bajos recursos. Esto es realizado a través del estudio socioeconómico de los estudiantes para asegurar que cuenten con los requisitos necesarios y realización de cronograma de procesos para la selección de candidatos válidos para el otorgamiento de las ayudas económicas. Agendando posteriormente reuniones con Caracas para la revisión de política.

La coordinación de cultura, se encarga de, tener la capacidad necesaria para brindarle a la comunidad ucabista actividades donde se puedan desarrollar de forma integral en las distintas unidades de la universidad donde la misma se pueda ver involucrada.

Es una coordinación donde reflejan el conocimiento a través de los distintos talentos que pueden tener las personas, y donde los jóvenes pueden desarrollar con más facilidad y con esto llevar a cabo el proceso del conocimiento en la unidad.

En esta unidad la identificación del conocimiento se realiza a través , de la planificación precisa de las actividades que se lleven a cabo , de las estrategias a considerar para que el desarrollo de la unidad sea más efectivo , con respecto al entorno donde se desenvuelve , y donde puede llegar a desarrollarse en un futuro y en las acciones que se deben poner  en práctica para tener el éxito total en la impartición del conocimiento principal de la unidad en todos los miembros que en ella participan .

Esta unidad se encarga de inventariar el conocimiento requerido para los individuos utilizando las herramientas de, Excel, Word, Photoshop, teléfonos, computadoras; ya que son herramientas que le permiten un mejor alcance a la población involucrada en la unidad y fuera de ella.

Adquisición del conocimiento

En esta Coordinación ya cuenta con ciertos conocimientos que ayudan a desarrollar sus actividades laborales, sin embargo, no dejan atrás la oportunidad de utilizar el conocimiento que puede ofrecerle otras unidades para que este les facilite la información y los conocimientos necesarios para solidificar los que ya poseen, debido a que la utilizaran para tener a la mano distintas alternativas. Esta unidad se apoya con la Escuela de Ingeniería Civil, puesto que esta los ayuda a recolectar información necesaria y útil para realizar las reparaciones que presenten las instalaciones, a su vez, se le otorgan cursos que actualizan y educan los conocimientos de los trabajadores para ampliar sus campos de utilidad y se destaquen en distintas áreas. En la unidad realizan actividades de manera mensual junto a sus trabajadores para tener un control en la información manejada, realizando un registro de las actividades previamente realizadas.  

Canalizan la información (conocimiento) mediante solicitudes específicas, de acuerdo a los requerimientos establecidos pueden por lo general recurrir a Recursos Humanos, pero si es algo específico lo canalizan con la unidad que pueda facilitarle la información necesaria por medio de correos o alguna programación.

Por lo general interactúan con muchas unidades ya que al ser una unidad de apoyo, realizan muchas alianzas, por ejemplo: a principios de año hacen un diagnóstico de necesidades de capacitación en información y se lo suministran a recursos humanos, otra unidad a la que interactúan es a CADH la parte más psicológica de orientación a las personas, por ello al ser servicio médico y trato con el público los respaldan con esa parte, entre otras unidades que les puedan servir de apoyo para mejorar la eficacia de sus servicios.

Trabajan con el CADH (en lo que es primeros auxilios emocionales o psicológicos), Sustentabilidad Ambiental (en lo que es el manejo de desechos infecciosos), con Recursos Humanos están buscando la manera para capacitarse ellos en lo que respecta a temas de prestación de servicio y ser más eficientes de manera laboral.

Esta coordinación realiza talleres para el avance en las herramientas fundamentales como Excel, talleres de protocolo y sistemas de calidad para mantener y asegurar siempre la calidad en la gestión. Para desarrollar los procesos de la unidad a mediano plazo, se gestiona la adquisición de conocimientos mediante talleres y la información que la organización suministra para conocer así nuevos recursos enviados. Para mantener el conocimiento de actualizaciones de páginas web y mantenerse al tanto, se realizan solicitudes de asesoría.

Esta unidad al momento de la adquisición del conocimiento que hace falta en la misma para poder desarrollar sus actividades de forma correcta , utilizan los recursos de información , cursos , formación en los recursos humanos , también han logrado entablar lazos con las diferentes unidades de la universidad y las escuelas para que puedan brindarse apoyo en el momento que sea necesario , como lo son con CADH y todas las escuelas de la universidad , ya que a lo largo del desarrollo de esta unidad , todas las escuela siempre han prestado su apoyo para la misma.

cabe destacar que al momento de adquirir el conocimiento principal en el que se desarrolla la unidad se realiza, también, cursos de música, cursos de canto, lenguaje musical, formación integral, formación interna, talleres de danza de forma externa; buscando siempre el poder desarrollar el talento que tengas los individuos involucrados utilizando el conocimiento previo adquirido para que las autoridades de la unidad puedan impartirlo a los estudiantes de forma eficaz.

Protección de conocimiento

La mayoría de la información con la que trabajan en esta Unidad, está almacenada en computadoras, a través de archivos y carpetas de información. Resguardan el conocimiento en dispositivos USB, a su vez cuentan con la unidad del CGTI para el mantenimiento y la limpieza de sus Computadoras y dispositivos electrónicos en donde es resguardada toda esta información. A su vez cuenta con un personal calificado para la realización de tareas, es por esto que mantienen a los trabajadores satisfechos en sus áreas de trabajo para que estos no dejen las instalaciones y no perder la información necesaria.

Al ser unidad de apoyo, presta servicio a todas las unidades que requieran de su servicio. Esta Coordinación proporciona servicio a todos los entes de la universidad.

Resguardan el conocimiento no solo de la unidad sino también de toda la comunidad, ya que tienen una responsabilidad de impartir conocimiento con respecto a la materia que ellos rigen que es Seguridad y Salud Laboral, entonces deben tener su programa de formación dirigido a los demás colaboradores. Han estado últimamente estables en la parte laboral que integra la unidad, pero lo que actualmente más que conocimiento necesitan prestadores de servicios, por ejemplo: antes el servicio médico funcionaba con un solo médico y actualmente  tiene tres debido a la necesidad que tienen las personas con respecto a la prestación de ese servicio, por ello buscan otra especialidad adicional, diferente a la medicina del trabajo por el requerimiento del personal con respecto a otra especialidad que es la medicina interna, de manera que les permitiera ser más efectivos, disminuir el ausentismo por cuestiones médicas y poder dar respuesta más eficientes a la comunidad de la universidad completa.

Cuenta con repositorios de conocimiento estructural como redes de máquina interna que tienen clave, sistema banner y herramientas de Microsoft como Excel. para resguardar el conocimiento clave de la unidad cuentan con mesas de trabajo, distribución de responsabilidades y revisión análisis de datos. Las reuniones de confidencialidad y entrevistas personalizadas forman parte de los procesos realizados con el objetivo de evitar la fuga no autorizada de conocimiento.

Esta unidad se enfoca en la protección del conocimiento que se adquiere de forma cotidiana utilizando, data en dispositivos, discos externos y archivo físicos, pero como esta es una unidad también donde el conocimiento está plasmado en la capacidad de la persona, se procura mantener a los instructores preparados en las áreas donde se vayan a desenvolver, siempre refrescando los conocimientos previos adquiridos.

También realizan actividades para evitar la fuga del conocimiento como lo son: CGTI - Mantenimiento, Archivo en buen estado, Evitar que se contaminen los equipos.

Se realizan actividades que faciliten la integración de las capacidades de cada participante de la unidad, como lo son: Reuniones, actividades recreativas, Feedback y refuerzo del conocimiento necesario.

Aplicación eficiente del conocimiento

En la unidad, realizan reuniones regulares, con el propósito de integrar, compartir ideas, y desarrollar nuevas estrategias que puedan facilitar las actividades realizadas, a su vez facilitar el acceso, dominio y manejo de la información a cada uno de los integrantes de la unidad.

Realizan reuniones regulares. Están en ese proceso de implementar soportes tecnológicos, de manera que puedan automatizar un poco la información y facilitar el acceso directo, manejable y que sea de dominio de todos los integrantes de la unidad. Con el fin de mejorar la línea de comunicación, también incluyen grupos de Whatsapp.

Se realizan reuniones que permiten el criterio de cada persona y asignaciones de actividades de acuerdo a las destrezas para de esta manera facilitar la integración de las capacidades individuales de los participantes para el uso compartido del conocimiento, CGTI suministra soporte técnico en tiempo real.

En la unidad se aplica el conocimiento de forma directa, ya que se imparte conocimiento a los estudiantes que quieran desarrollar el o los talentos que poseen con la música, el canto, el arte, entre otras cosas.

Conclusiones

Gracias a la información recolectada, nos dimos cuenta como la unidad alcanza gestionar su conocimiento y en qué nivel de la gestión del mismo está, ya que, al ser una unidad de Seguridad e Higiene, deben mantener en cuenta la información necesaria para   posibles soluciones en casos futuros.

Con la información recolectada se pudo observar y analizar que esta unidad, promueve mucho al igual que busca la manera de poco a poco ir mejorando en la parte de gestión del conocimiento, ya que al ser una unidad de la cual es facilitadora de varias requiere un buen manejo de la información, así como la capacidad de manejar y difundir conocimiento en los empleados de la universidad.

Por medio de la información recolectada, se logra entender y analizar, que es una unidad de gran orden y comunicación con respecta al conocimiento, lo cual manejan muy bien, surtiendo de manera optima la información de interés, que no es solo para los integrantes de dicha unidad si no también para los estudiantes de la universidad (estudiantes con beca o en busca de una)

Con la información suministrada por la dirección de la unidad logramos concluir que esta unidad logra abordar de forma efectiva el tema de gestión del conocimiento y de qué forma adquirir ese conocimiento para ponerlo en práctica y que pueda ser útil, para transmitir ese conocimiento a las personas que lo necesitan.

Recomendaciones

Se debe mejorar la protección del conocimiento, puesto que, si algún trabajador que contenga información respecto a soluciones de las actividades no se encuentra disponible, esto afecta al comportamiento adecuado de la unidad. Se les recomienda administrar la información de mejor manera y realizar registro de soluciones ante posibles situaciones futuras.

Se debe mejorar e implementar a mayor medida el uso de soportes tecnológicos y herramientas que faciliten de manera más rápida y eficiente la información que disponen de gran importancia, con el fin de aumentar su rendimiento en la misma unidad como también al facilitar sus servicios en otras.

Se debe mejorar el posicionamiento de archivos con el fin de poder mantener la información confidencial en resguardos, así mismo dentro de la unidad exista mayor comunicación con respecto a la misma para así poder desarrollar mejor el trabajo.        

Se recomienda a la unidad mejorar el uso de la tecnología para salvaguardar la información adquirida y el conocimiento que se debe impartir; también se le recomienda innovar con las tendencias actuales en el área cultural, para que así puedan captar la atención de más individuos que quieran desarrollar su talento pero que aún no se sientan seguros de hacerlo.