Instalacion De Coi

1) Entrar a COI

1. Desde Inicio, seleccionar Todos los programas

2. Seleccionar ASPEL, y luego ASPEL-COI

3. Clic en COI

ó

a) Doble click en icono de COI

2) Abrir y cerrar una empresa

1. Menú Archivos, seleccionar Abrir empresa…

2. Seleccionar la empresa en la siguiente pantalla

3. Ingresar la clave de acceso

4. Clic en Aceptar

5. Para cerrar una empresa ir al Menú Archivos, seleccionar Cerrar empresa

3) Elementos en pantalla

1. Barra de Titulo: Especifica el nombre del programa, de la empresa y fecha

2. Barra de Herramientas: Contiene los iconos que son accesos rápidos a comandos

3. Área de trabajo: Se activa después de elegir un comando

4) Dar de alta una empresa

Este proceso sirve para indicarle al sistema la información específica de la empresa; esta información aparecerá en los reportes que se generen

Cuando instalas un sistema Aspel, por omisión viene registrada una empresa denominada EMPRESA INVÁLIDA S.A. DE C.V. Ésta es una empresa ficticia en la cual puedes trabajar durante los 30 días que Aspel te otorga como período de evaluación, posterior al vencimiento de dicho período se solicitará la activación del sistema. Una vez que hayas activado tu sistema, en esta sección podrás agregar hasta 99 empresas registrando para cada una de ellas información fundamental. Es muy importante que al activar tu sistema indiques el nombre de la razón social de tu empresa, antes de iniciar tus operaciones con COI 6.0

Una vez que hayas activado tu sistema podrás modificar los datos de las empresas que tengas registradas en el momento que lo decidas, esto aplica para las empresas 1 a la 99 para ello, utiliza la opción "Cambios" disponible en el diálogo de selección de empresa.

Es importante que consideres que deberás activar el sistema antes del término de los 30 días de evaluación, de lo contrario el sistema dejará de operar habilitándose en modalidad de lectura. Esto NO significa que pierdas la información capturada hasta el momento, sino que estará disponible solamente a nivel de consulta y una vez que hayas activado el sistema, podrás reanudar la captura de información.

5) Dar de alta un usuario

Con esta opción se da de alta el personal que va a utilizar el sistema

1. Menú Configuración, seleccionar Perfiles de usuarios

2. Clic en Nuevo usuario (Ctrl+ N)

3. Escribir el nombre de usuario

4. Escribir la contraseña

5. Puesto, departamento y por último su correo electrónico

6. Seleccionar el perfil a aplicar

7. Clic en crear

8. Para restringir a nuestros usuarios se debe seleccionar el usuario, dar clic derecho y seleccionar Habilitar/Deshabilitar

9. También se pueden usar perfiles predefinidos para ahorrarnos trabajo estos perfiles son:

a. Capturista Aquí el sistema te proporciona un perfil ya definido de las actividades a las que tendrá derecho la persona con dicho puesto.

b. El sistema te proporciona el perfil de Auxiliar contable para realizar las actividades propias de este perfil

c. Contador, el cual realizará actividades ya definidas a las que tendrá derecho de procesar

d. Se proporciona un perfil del puesto de Contralor, ya definiendo las actividades a las que tendrá derecho, tiene acceso a todo COI

10. Clic en para grabar el perfil modificado, guardar todos los perfiles

11. Ctrl S para salir

6) Crear directorio y periodo de trabajo

El periodo de trabajo es un proceso que se tiene que llevar a cabo cada mes, para capturar la información. El proceso genera todos los archivos necesarios, para contabilizar las operaciones mercantiles.

1. Menú Archivos, seleccionar Administrador de Periodo clic en nuevo

Creación del siguiente período

Menú Archivos, Administrador de períodos.

Dentro del módulo de administración de períodos, opción Crear siguiente período o F3.

Este proceso genera los archivos que se utilizarán en el nuevo período y transporta el catálogo de cuentas íntegro, convirtiendo los saldos finales del presente mes a saldos iniciales del nuevo mes para cada una de las cuentas. Así garantizas la continuidad del catálogo de cuentas y de los saldos acumulados.

Iniciar nueva contabilidad

Este proceso permite crear un nuevo período en un directorio para la contabilidad de la empresa.

Si quieres agregar otra contabilidad, ésta será en un directorio diferente ya que el sistema no permitirá la creación.

Campos de este proceso

Campo Descripción

Período Selecciona el mes que quieres crear.

Ejercicio Selecciona el año a que corresponderá el mes del período.

Directorio o alias Indica la ruta donde se va a crear el archivo del período.

Nota:

La ruta deberá ser diferente ya que el sistema no dejará crear la base de datos para evitar incongruencias.

Problemas / Soluciones

PROBLEMAS SOLUCIONES

El directorio o alias no existe o no corresponde al driver especificado Indica correctamente la ruta o alias donde se guardará el archivo de registro del período, si el campo se encuentra en blanco nos mandará este mensaje.

Ya existe una base de datos válida en este período o alias. No se puede continuar con el proceso. Debes seleccionar otra ruta, tal que el directorio o alias no tenga alguna base de datos

Crear nuevos períodos

Con esta opción tendrás la posibilidad de crear un siguiente período en base a los saldos finales del período anterior, crear una nueva contabilidad si es primera vez que instalas el sistema o vas a comenzar con un nuevo período en ceros; además de poder crear un período siempre y cuando no haya sido creado.

7) Alta en el catalogo de cuentas

1. Menú Archivos, seleccionar Catalogo de cuentas

2. Menú Edición, seleccionar Agregar. Clic en el botón . O bien

• No. de cuenta: Indica el número de cuenta que va a dar de alta dentro del catálogo.

• Descripción Define el nombre que le pondrás a la cuenta.

• Departamental Si dentro de Parámetros del sistema / Cuentas, activas Manejo de departamentos dentro del alta de cuentas,

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