LA RECUPERACIÓN ACTIVIDAD GENERADORA DE LIQUIDEZ, NUEVOS NEGOCIOS Y DE INGRESOS

LA RECUPERACIÓN ACTIVIDAD GENERADORA DE LIQUIDEZ, NUEVOS NEGOCIOS Y DE INGRESOS

1.

Cobranza es la acción que se realiza para recuperar la cartera en las condiciones y plazos pactados.

En el proceso de la cobranza se debe tener presente los siguientes principios:

 El crédito no es un favor que se hace al cliente, sino, un servicio que se vende. El crédito es una forma de aumentar las ventas y las utilidades. El cliente, cuando escoge nuestro servicio de crédito, sí nos hace un favor, ya que hubiera podido escoger otra entidad.

 Todo cliente puede cambiar. Los buenos clientes, si no se les cuida, pueden convertirse en malos y, a su vez, un cliente malo, por acción de cobranza o acercamiento institucional puede convertirse en bueno.

La política de cobranza debe ser coherente, ajustada a las necesidades de la empresa y a las necesidades económicas existentes en el panorama nacional.

En el proceso de cobranza debemos tener en cuenta los siguientes factores:

- Adoptar normas eficaces para cumplir una inteligente política de cobranza es algo que depende de las circunstancias sociales y políticas del país y, particularmente, del sector empresarial, de la situación financiera, la competencia y otros factores.

- El primer objetivo que debe inspirar toda política de cobranza debe ser que no sea necesario cobrar, este objetivo será satisfecho en mayor o menor grado según lo que la empresa esté haciendo para este fin.

- Como segundo objetivo debe tenerse en cuenta que la empresa otorgue el máximo de crédito con una rápida, segura y económica recuperación. Si no fuera posible considerar este segundo objetivo, se estaría rehusando la realidad y sustentando solamente teorías.

- Para la consecución de estos objetivos la empresa debe diseñar políticas de cobranza basadas en normas que, además de ser realizables, sean adaptables a las circunstancias.

- Según los entendidos, a una política de ventas a crédito dura se debe aplicar una política de cobranza suave y viceversa. Lo cuál es lógico, pues si somos exigentes tanto para conceder el crédito como para cobrarlo, perderemos la clientela. Pero si hemos sido suaves para concederlo, es decir sin muchos requisitos, se impone una cobranza dura o perderemos la cartera.

- Las políticas se deben revisar, con alguna frecuencia, para evitar deficiencias en ellas y deben ser claras, flexibles, dinámicas y uniformes, además estar respaldadas por normas y procedimientos claros que permitan determinar qué se debe hacer en cada caso.

- Las políticas de cobranza deben evitar pérdidas por cuentas incobrables y buscar la mayor rotación posible de la cartera para evitar una inversión congelada en cuentas por cobrar que produzca efectos negativos debido a su morosidad.

- Si utilizadas todas las acciones de cobranza no se obtiene la recuperación del crédito se debe efectuar un estudio para comprobar las condiciones del cliente y contemplar la posibilidad de suspender las relaciones comerciales con el cliente y si las circunstancias lo ameritan iniciar la etapa de cobro pre jurídico. Cuando un cliente incurre en mora permanente, por lo menos seis veces durante el año, si presenta más de tres cheques devueltos por fondos insuficientes, o se le ha enviado más de tres comunicaciones de segundo aviso recordándole el pago de sus obligaciones, se pueden suspender las relaciones las relaciones con ese cliente.

Para llevar a cabo el proceso de cobranza se hace preciso seguir las algunas normas:

- Se hace necesario documentar el crédito, para que, si se llega a la cobranza judicial, haya forma de exigir el pago. Pero para esto es necesario que se observen todas las formalidades que la ley exige para cada documento.

- Ser constantes con el plan de cobranzas.

- Se debe respetar la autonomía del abogado o del departamento de cobranza judicial, ya los deudores difíciles siempre intentarán no entenderse con el abogado externo, sino directamente con el acreedor.

- Es importante dar a conocer el tiempo y pérdida que representa ala cobranza judicial, por lo que es primordial adoptar medidas eficaces en el otorgamiento de créditos, lo que se logra con la apropiada investigación comercial y el cumplimiento de las garantías necesarias.

El tiempo que lleva un proceso judicial es demasiado costoso, y más si no se tiene un titulo valor.

Otro factor a tenerse en cuenta es que por disposición legal la provisión para deudas de difícil cobro puede ser hasta del 100%, lo que afecta los activos y utilidades de la empresa.

Se debe establecer un procedimiento claro en el proceso de cobro de la cartera de crédito, donde se debe tener lo primordial es el servicio al cliente, por lo tanto:

- Todo crédito deber ser cancelado por los clientes en los plazos y condiciones pactadas en el otorgamiento.

- El área de cartera es la responsable de cobrar en los en las fechas establecidas a cada cliente, para cual debe mantener contacto directo con los clientes y llevar un control de los vencimientos.

- El jefe de cartera debe revisar constantemente el estado de cartera indicando las anomalías en el cobro, los reclamos de los clientes deben ser atendidos en el menor tiempo posible.

- Así mismo debe entregar a la gerencia un listado actualizado de cartera, esto debe hacerlo semanalmente.

- El área de cartera es responsable de la exactitud de los registros y de los recibos de caja definitivos, además de tener contacto permanente con ventas, crédito, contabilidad y tesorería; evaluando el estado de la cartera y definiendo procedimientos y programas de acción, que deben ser respaldados por el director de crédito.

- El jefe de cartera debe realizar llamadas de cobro a los clientes que incumplan con sus obligaciones, las llamadas no surten efecto se debe elaborara una carta con el estado de cuentas requiriendo la cancelación, esta carta debe ser firmada por el jefe de cartera.

Una gestión de cobranza deficiente trae como consecuencia, menor capital circulante, mayor riesgo de pérdidas y menos ventas y utilidades.

El proceso de cobranza con lleva unas fases con sus respectivas actividades

FASES ACTIVIDADES

PLANEACIÓN Solicitud de crédito

Definición de metas

Ordenar la información

Programar los contactos

Definir planes de Acción

Programas Alternativos

ORGANIZACION Listado

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