La Documentación Empresarial Como Base De Mejora Continua.

Dentro de una empresa que quiere implementar sistemas de Gestión de la Calidad, deberá llevar un registro controlado de los procesos. El cual permita servirse de apoyo para replantar futuras modificaciones en los mismos procesos como tal, una base en las tomas de decisiones, guías de capacitación a personal nuevo, bases de datos para auditorias y certificaciones de calidad; todo esto sin importar si la empresa es publica o privada deberá documentar constantemente la aparición de nuevos procesos y con ellos las diferentes funciones y actividades que se llevan a cabo dentro de los estos como tal, en donde las empresas podrán documentar el conjunto de procesos de diferentes maneras, ya sea visual, auditiva o escrita; esta ultima la más utilizada y cómoda para las empresas.

Sin embargo la empresa deberá llevar la documentación de una manera controlada y secuencial, que permita aumentar los estándares de calidad y evitar el tema de los reprocesos que por ultimo trae costos innecesarios producidos de una mala planeación, ni de un seguimiento o auditoria de la documentación y de lo que en el contiene. De esta manera el objetivo principal es poder estipular cuales son los parámetros necesarios para poder hacer las cosas bien desde el principio y evitando tener que corregir en un futuro asegurando la calidad en las actividades de la organización. De este modo se optimiza y se crea una sinergia en la productividad, costos y calidad y por ende aumenta también el margen de rentabilidad esperada. Dichos documentos se recomienda “establecer inicialmente un objetivo el cual debe ser alcanzable y medible, un alcance del procedimiento, la responsabilidad o persona encargada del mismo, términos y definiciones en caso de que hayan palabras muy técnicas o aclaratorias, el procedimiento a seguir, los requisitos de documentación que sean necesarios llenar, los documentos que hayan sido base de referencia y en caso de existir anexos, se deberán citar para poder complementar el formato”

De esta forma se deben integrar desde la parte más alta del organigrama hasta ir bajando por cada una de las áreas que se vean implicadas en cada uno de los documentos, documentos cuyo número será definido por la complejidad y numero de personal y áreas a integrar dentro del sistema de la gestión de la calidad. Por lo que es importante seguir también unos parámetros sumamente importantes para la elaboración de la documentación; “los documentos que deben ser estandarizados, coherentes, comprensibles, aplicables y trazables desde el punto de vista funcional, que permite entre otros aspectos correlacionar las actividades entre grupos de personas (departamentos)”

Dentro de la documentación de procesos, se debe de respetar un misma secuencia de procesos que permitan formular de la mejor manera, clara y eficiente la formulación de dichos formatos: “aprobar documentos, revisar y actualizarlos, identificar los cambios, disponibilidad,

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