La Empresa y sus Áreas- Fundamentos de la Administración

La Empresa y sus Áreas

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Fundamentos de la Administración

Instituto IACC

27 Junio 2016

Desarrollo

        La Empresa que tomare como ejemplo, para desarrollar esta tarea, es una en la cual estoy trabajando actualmente y desde hace solo un año, pero dentro del rubro, en el que llevo poco más de doce años.

        La Empresa se llama GardaWorld International Protective Services y se desenvuelve en el rubro de la seguridad, resguardo y protección en zonas de alto nivel hostil y riesgo. Esta empresa, desarrolla operaciones en todo el mundo, pero me concentrare en el área de operaciones de Medio Oriente, que es en la que me desempeño.

        La dirección Gral. de la empresa está constituida por un Holding, que controla y toma las decisiones estratégicas, por medio de directores, asignados a áreas de operaciones, como Europa Oriental, Europa del este, Medio Oriente, Asia, América Latina y América del Norte.

        Cada Director, que puede ser considerado como el gerente general de su área de operaciones y trabaja con un grupo administrativo, situado en un país neutral y seguro, dentro del área de operaciones, que en este caso, es Dubái.

Este grupo administrativo, está compuesto por:

1. Un departamento Gral. de finanzas, encargado de proveer a los diferentes contratos o proyectos en el área, los presupuestos semestrales, destinados para el funcionamiento de las operaciones. Estos presupuestos son regulados y establecidos, por el tipo de contrato, necesidad y tamaño de las operaciones en cada país en el que se desarrollan, previa aprobación de la dirección. Además, son los encargados de realizar el pago de las remuneraciones de todo el personal de expatriados (extranjeros, en el país de desarrollo de las operaciones) desplegados en el área y controlar el pago bajo las condiciones de la ley local, de todo el personal originario empleado e cada país, distribuir al área de RR.HH, los dineros destinados al traslado del personal de expatriados a sus lugares de origen, durante vacaciones, incorporaciones y términos de contrato. Realizar fiscalizaciones a la administración de las finanzas de cada proyecto, y acuerdos bancarios, con las diferentes entidades del rubro, en busca de un mayor beneficio para los empleados y empresa en general.
2. Departamento Gral. de Recursos humanos, encargado de la selección de nuevo personal, de acuerdo a los requerimientos técnicos de cada contrato, especificados en los estudios de proyecto, previamente aprobados por los clientes que contratan los servicios, con la asesoría de personal calificado de la compañía. Encargados, además de mantener en condición optima, los diferentes seguros, asociados al tipo de trabajo, para el personal de operadores, la cadena de contacto con las familias, mantener en constante movimiento el sistema de traslados vía aérea y/o terrestre del personal desplegado, la estandarización y revisión de los contratos con el personal de expatriados y locales, velar por la efectiva solución de problemas de carácter personal, estableciendo protocolos y disposiciones para ser cumplidas por los sub departamentos de personal de cada país con operaciones activas.
3. Departamento Gral. de logística (Área de administración), encargado de adquirir y proveer todo el material fungible, herramientas y equipo técnico (uniformes, equipos de telecomunicaciones, equipo de seguridad, armamento, municiones y vehículos) , para el desarrollo de las operaciones, de acuerdo a las necesidades de cada proyecto. Además de realizar todas las coordinaciones necesarias para la adecuada alimentación de los operadores en el lugar de operaciones.
4. Departamento Gral. de TI, encargado de la programación del equipo informático distribuido a los diferentes contratos, el mantenimiento del software, soporte técnico y chequeo esporádico, en terreno del Hardware utilizado. La confección de protocolos de seguridad informática y el control y fiscalización del cumplimiento de estos.
5. Departamento de Marketing y negocios, que es el encargado de la defunción  y definición de los servicios, búsqueda de nuevos clientes y obtención de nuevos contratos.
6. Departamento de Inteligencia, que es el encargado de recopilar toda la información necesaria para el efectivo desempeño de las unidades en terreno y la facilitación en la toma de decisiones estratégicas y tácticas, por parte de los diferentes escalones directivos.
7. Departamento de operaciones, que es el encargado de administrar las macro operaciones del área y establecer y coordinar los protocolos generales a los diferentes centros de operaciones de cada país con misiones en desarrollo.  Además, este departamento es el nexo directo entre los centros de operaciones de cada país con misiones en curso y todos los departamentos que conforman el grupo administrativo de la dirección Gral. Este centro de operaciones a su vez, esta constituido de la siguiente forma :

1. Dirección: Conformada por el Gerente de país (Country Manager), que es el encargado de administrar todos los recursos económicos, logísticos y humanos, destinados para las diferentes operaciones en dicho país. El trabaja con un pequeño grupo administrativo, compuesto con un equipo de finanzas, que se encarga de la administración física de los recursos entregados por el departamento Gral. de finanzas, con el fin de cumplir con todas las operaciones en curso. Un equipo de RR.HH, que en mayor parte, se encarga de la administración del personal local (Selección, Contratos, seguros y beneficios) y de la coordinación con el departamento Gral. de RRHH, en todo lo referido al personal de expatriados. Un equipo logístico, que se encarga del mantenimiento, control y reparación de todo el equipo y vehículos desplegados en los diferentes proyectos, además de coordinar con el departamento Gral. de logística, para facilitar la adquisición de cargo fungible, como el vestuario, dentro del área de operaciones, con el fin de abaratar los costos de estos. Y por último, un equipo de operaciones, que está compuesto por los diferentes gerentes de proyecto (Project Manager), con dedicación exclusiva a la administración del contrato que se les es entregado, fiscalizando los diferentes estudios de seguridad elaborados por los gerentes de seguridad de cada proyecto, Organigrama de operaciones, equipos operativos, solicitudes elevadas por los clientes, ordenes de desplazamientos y protocolos de seguridad. Además de ser el nexo, entre las unidades operativas y los diferentes equipos administrativos y dirección misma.
2. Las unidades operativas, que están constituidas con personal altamente técnico y especialista, de acuerdo a la necesidad o tipo de contrato u operaciones que desempeñan, pero de manera general, estas están manejadas por un Gerente de seguridad (Security manager), que administra de manera general el personal que componen los diferentes equipos de trabajo (Teams) y al detalle, los recursos que le son asignados, tanto económicos, como materiales para el cumplimiento exitoso de las diferentes misiones encomendadas. A su vez, este trabaja con los Jefes de equipo (Team leader), que son las unidades de mando más pequeñas, al mando de un equipo especializado de hombres, con la misión de desarrollar diferentes funciones. El Jefe de equipo, es el responsable directo de la administración de su personal a cargo, equipo y vehículos, con el fin de mantener un estado de funcionalidad operativa de manera constante.

Propuesta de Responsabilidad Social Empresarial.

        Esta propuesta, está pensada para ser aplicada en la villa, en que se encuentra situada la unidad operativa Delta. Esta villa es un conjunto de dos casas, altamente resguardadas, por personal de seguridad, muros de 6 metros alrededor y un punto de chequeo, con  barreras de seguridad y guardias armados, en la entrada de la única calle con acceso a esta. La villa está situada en un barrio hostil de Baghdad, Iraq y rodeada por casas de civiles locales.

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