La auditoria y el control de la administración.

LA  AUDITORIA Y CONTROL EN LA ADMINISTRACION

Tomado de:    Leonard, Willian, “auditoria administrativa”

En La última etapa del proceso administrativo, el control, se deben medir los resultados de lo planificado, de la división del trabajo en estructuras orgánicas, de la selección y entrenamiento de gente, de la expedición y ejecución de órdenes para poder seguir planificando. Aquí, el círculo del proceso, administrativo se cierra y traslapa de nuevo con la planificación.

Cuando se supervisa no requiere haber estado en contacto físico con el trabajo ejecutado; simplemente se conoce su resultado:

Desde el punto de vista humano, el control y quien lo desempeña no son gratamente recibidos. Somos amantes de vivir libremente, y hasta un poco anárquicos según algunos. Creemos que sí hay anárquicos, pero son los menos, ya que el conflicto sólo se presenta al abusar de la libertad violando los derechos de los demás, contenidos en normas escritas o no, por la sociedad y por sus grupos donde nos toca vivir; por ejemplo, el reglamento interno y las órdenes generales en la empresa, las costumbres y las leyes de una ciudad y de un país, etc. La auditoría es una forma de ejercicio de la supervisión del control.

Este capítulo ha sido integrado con diversos tipos de auditoría:

1. Auditoría financiera, contable o fiscal
2. Auditoría administrativa
3. Auditoría operacional
4. Auditoría social

AUDITORIA FINANCIERA, CONTABLE O FISCAL

Objeto

             La contabilidad general registra las operaciones de una empresa que tienen expresión económico-numérica; su objeto, además de registrar, es el de poder “cortar” las cifras al menos cada año, para informar del resultado de esas operaciones por medio de tres estados financieros principales: el de costo de producción, el de resultados y el de posición financiera a una fecha determinada.

Quién contrata

El consejo de administración contrata los servicios del auditor público (Contador público registrado) independiente, para que éste les informe a ellos y a los terceros que no conozcan administración, como son los proveedores, gobierno, accionistas minoritarios, acerca de la veracidad, confiabilidad y viabilidad de las cifras que muestran los estados financieros.

AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Objeto

        La auditoría administrativa es la revisión de la empresa para evaluar permanentemente los sistemas, los métodos y el desempeño del trabajo en todas las áreas y funciones buscando calificar su eficiencia. En mi opinión, debe abarcar a toda la empresa para que sea realmente útil, así como la auditoría financiera debe abarcar la revisión de todas las cifras de los tres estados financieros más importantes.

Quién debe hacerla

        Creemos que el profesional mejor calificado, por sus planes de estudio y sus vocaciones generalistas de análisis-síntesis gerenciales, es el licenciado en administración, en ocasiones auxiliado por otros profesionales.

Factores objeto de la evaluación

1. Fundamentalmente revisará los objetivos que se propongan obtener, los medios que existen para ello y sus relaciones: objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, programas, métodos, recursos humanos y materiales, estándares, tiempos y formas de reportar los resultados, o sea, todo el proceso administrativo.
2. Otros factores a evaluar se refieren al entorno económico, político y social; a lo adecuado de la estructura orgánica, el grado cumplimiento de las políticas, los programas y los procedimientos; a la confiabilidad tanto de los sistemas de protección y control internos como de los sistemas de información y comunicación; a la atención que se da a las desviaciones de los estándares de cumplimiento.
3. Del estudio de las dos etapas anteriores puede establecerse un diagnóstico de posibilidades para mejorar los defectos, prevenir amenazas y aprovechar las características fuertes internas y de coyuntura. Aquí surgen posibles soluciones alternas y decisiones de cambio y mejoría que pueden presentarse en forma oral, por escrito o audiovisual.

Posteriormente, si la empresa acepta las sugerencias y recomendaciones, conviene que haya seguimiento por parte del profesional para aprovechar el conocimiento que tomó de la empresa y sus problemas con un costo de dinero y tiempo de la compañía.

Iniciación

        Cuando el empresario solicita los servicios del auditor lo hace consiente de tener un problema que a él le resulta difícil diagnosticar, o que tiene varios diagnósticos y no está seguro de cuál es, digámoslo así, el bueno o el malo; es decir, está metido en el bosque y sólo ve árboles. En cambio, el consultor ve la empresa en perspectiva; él sí ve el bosque y alcanza a determinar cuáles árboles son los que quedan cerca de la empresa. Su primera misión es diagnosticar a su paciente, la empresa, advirtiendo que nadie la conoce mejor que sus propios funcionarios. El auditor sólo va a ayudar a entender qué pasa en esta primera etapa.

Diagnóstico

Las escrituras constitutivas y los libros de actas de las asambleas generales y de las sesiones del consejo de administración o directivo, contienen mucha información que permite al auditor enterarse de los objetivos, las políticas y de algunos de los programas actuales, así como del porqué algunos ejecutivos tienen o no autoridad formal.

El organigrama puede dar una idea de cómo está estructurada la empresa. En muchas ocasiones, o no existe o está muy atrasado, o hay uno que es muy diferente a la realidad y se requiere dibujarlo allí mismo incorporando ideas del director acerca de cómo visualiza a su empresa en ese momento y de cómo quiere que marche después.

Los estados financieros, dictaminados o no por contador público, son útiles para conocer los resultados que ha tenido la gestión directiva. Así puede darse cuenta del costo de ventas muy alto en relación con la competencia, o de una estructura administrativa muy cara, por ejemplo, de más del 14% de las ventas, lo cual puede deberse: a) a que tiene demasiada burocracia en las oficinas contables y de ventas, b) a que el director tiene a su familia en la nómina.

Una visita física a la fábrica permitirá darse cuenta del tipo de organización, la limpieza, el orden, la disciplina, la relación ejecutivo-obrero, obrero-empleado, medidas de seguridad, automatización, mecanización, papeleo, etc. Puede ser una fábrica donde toda superficie plana disponible sobre los escritorios, archiveros y mesas, estén atestados con cerros de papeles, donde toda la gente se sienta agobiada por la enfermedad llamada “papelitis”, que consiste en querer dirigir por medio de memoranda que, una vez emitido el primero, produce una multiplicación geométrica, de ida y de vuelta.

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