La evolución de la estructura organizativa (Agencia de viajes)

Cuaderno de Trabajo. Seminario 3
Evolución Estructura Organizativa

1. La misión de la Organización.

AGENCIA DE VIAJES. MISIÓN.

Nuestros clientes podrán reservar de forma sencilla cualquier servicio turístico en el mundo al mejor precio, con un amplio catálogo de productos: vuelos, apartamentos, cruceros, trenes,… de la mejor calidad y siendo altamente competitivos en precios, atención, seguridad y responsabilidad.  

1. Tareas específicas a realizar.

Se le informara claramente al viajero sobre las características de los destinos, los servicios que obtendrá así como quién se los proveerá y los viajes existentes. También se le ayudará al cliente en la selección del viaje más adecuando de acuerdo a sus necesidades específicas.

Para poderlo llevar a cabo, se contará con amplias fuentes de información:

1. Sistemas informáticos de reserva y banco de datos.
2. Relación con los proveedores.
3. Fuentes fiables como guías, manuales, mapas y bibliotecas especializadas.

Se contará con un grupo profesional de trabajadores expertos en destinos, viajes y turismo, para que puedan adaptarse adecuadamente a las exigencias de los viajeros y poder captar sus necesidades.

Entre sus funciones como intermediario, destacamos los siguientes grupos de servicios:

• Servicios primarios:

• Compra de billetes para cualquier medio de transporte.
• Alojamientos (hoteles, apartamentos,…)
• Entradas para espectáculos culturales, deportivos, ocio,…
• Alquiler de coches.
• Seguros.

• Servicios secundarios:

• Cambio de divisas.
• Modificaciones o cancelaciones de reservas o billetes.
• Trámite de la documentación necesaria para el viaje.

• Servicios de representación de proveedores, destinos u otras agencias de viajes.

Para conocer los destinos de moda y las exigencias de los clientes, se debe realizar un exhaustivo e incisivo estudio del mercado acorde con las necesidades de los viajeros; de este modo la agencia podrá adelantarse a las tendencias y así ofrecer un servicio creativo y de calidad del cual poder diferenciarse de la competencia.

1. Organigrama.

Hemos escogido una estructura funcional para el inicio de nuestra actividad, puesto que existe una línea directa de comunicación entre los dos niveles jerárquicos. Desarrolla la comunicación directa sin intermediarios, es más rápida y con menos interferencias.

De esta manera, las exigencias de los clientes llegan con premura a la dirección general, los cuales podrán dar las órdenes pertinentes a marketing o a operaciones para que se realicen ofertas atractivas de eventos, destinos o residencias.

Los empleados dentro de las divisiones funcionales realizarán un conjunto especializado de tareas, que conducirá a la eficiencia operativa dentro de ese determinado grupo, y a una mayor competitividad dentro del mercado.

Esta forma de estructura, es adecuada para el génesis de nuestra empresa puesto que produce servicios estandarizados y limitados.

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1. Quinto año de actividad.

Nuestro negocio ha tenido éxito y se ha multiplicado a dos ciudades, contando con cinco locales en total. Esto significa que nos hemos convertido en una agencia de viajes mayorista.

Ahora, elaboraremos y organizaremos toda clase de servicios y paquetes turísticos. De este modo, podremos comercializarlos nosotros mismos o vendérselos a las agencias de menor tamaño.

Esto nos obliga a que exista una mayor coordinación y formalización en la estructura empresarial.

Los departamentos se especializan más en su propio sector, desglosando los que teníamos previamente y que de este modo sean más eficientes en el campo concreto en el que debe actuar cada uno. Esto conllevará más responsabilidades desembocadas en la dirección general, que mitigaríamos incluyendo jefes de departamento que asuman el mando de su sector, delegando así tareas en los trabajadores.

La autoridad comienza a tomar cauces de centralización y se añaden niveles jerárquicos.

Al añadir oficinas en diferentes ciudades, estas deben depender de la oficina central, la cual estará dirigida por la dirección general; y cada una estará regida por un supervisor.

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• DIRECCIÓN. Se encargará de gobernar la agencia, aunque no cargará con todo el trabajo pero sí con la mayor responsabilidad. Sus funciones serán las de dirigir al resto de personal subordinado, planificar objetivos y controlar todas las áreas para que funcionen correctamente.
• FINANZAS. Controlará las inversiones y elaborará los presupuestos anuales entre otros. En este departamento, a parte del director financiero, se subdividirá a su vez en un espacio de administración.
• CONTABILIDAD.         Se encarga de las cuentas anuales: controla los gastos, ingresos, activos,… a través de una contabilidad diaria y otra anual.
• MARKETING. Se dedicará al diseño y la promoción de las diferentes ofertas y servicios, que serán llevados a los clientes a través de comerciales y agentes de viajes. Controlará la demanda de mercado y la competencia.
• COMUNICACIÓN. Será el encargado de las relaciones con los proveedores y acreedores, el control de la imagen de la empresa y la representará en ferias y congresos.
• RRHH. Crea los distintos equipos de trabajo de cada departamento tras un examen de las facultades del personal, los contratos y despidos, la asistencia y el rendimiento en el trabajo, etc. Además, formará a los trabajadores a través de cursos.

1. Veinte años de actividad.

Al aumentar tanto de tamaño, la estructura comienza a generar algunos problemas entorno a la comunicación entre los distintos niveles, puesto que la diversificación de las tiendas conllevaría a un aumento de los puestos de venta y con ello un gerente en cada tienda y un supervisor que les dé las órdenes pertinentes de sus superiores. Así mismo se crea otro sector, un área geográfica dividida en regiones demográficas al haber extendido la empresa a varios puntos del país y a distintas provincias. De este modo, cada unidad geográfica deberá incluir todas las funciones requeridas para producir y comercializar los servicios en dicha región.

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