La importancia de la administración

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La administración es un arte, una tecnología, una ciencia que nos ayuda a llevar todo en orden, con esto en diferentes circunstancias de cada día, nos lleva a utilizar la administración. La administración no solo es un término utilizado por profesionales, tecnólogos o técnicos pues yo considero que cada persona tiene algo de administrador. ya que la administración es, la planificación y organización de recursos que tendría como resultado tener un beneficio económico.

Por definición, la administración es conjunto sistemático de reglas para lograr la máxima eficiencia en las formas de estructurar y manejar un organismo social, o bien un conjunto de técnicas que permiten eficientar los recursos disponibles. En su estudio, se especifica los objetivos de la administración, sus características, fases, cómo se ha ido desarrollando a lo largo de la historia; así como las principales escuelas de la administración hasta llegar a la explicación del principal lugar donde se aplica: las empresas.

Para comenzar, la administración persigue la finalidad, de combinar los grupos sociales, para poder imprimir la mayor eficiencia en el logro de sus objetivos, coordinando todos los recursos disponibles. Sabemos que el hombre se agrupa en una sociedad principalmente por su insuficiencia para lograr todos sus fines por sí solo, de ahí es que se da la administración en organismos sociales. Esta comienza desde que se otorgan determinadas funciones a otros, además se vigila y coordina lo que los demás hacen.

Como características engloba cuatro conceptos:

• Su universalidad. Se refiere a que se encuentra en todo grupo u organismo social, desde una empresa industrial, el ejército, un hospital, una escuela, así como en la vida cotidiana.
• Su especificidad. Aunque se auxilie de otras ciencias y técnicas, tiene características propias que la hace un carácter único, se adapta completamente a las necesidades propias de cada grupo para lograr un fin en común.
• Su unidad temporal. Para fines didácticos, se definen diversas etapas y fases en el proceso administrativo que existen simultáneamente.
• Su unidad jerárquica. Esta especifica rangos o cargos para cada integrante y para cada fase.

El conjunto de estas características hace que se de una buena administración y por ende se cumple el fin o la meta esperada en forma y tiempo.

La importancia de la administración se refleja en todos los logros que la humanidad a logrado, desde un gran crecimiento económico, político y social hasta el correcto funcionamiento de un equipo tecnológico como el éxito de una empresa comercial. Simplifica el trabajo para lograr una mayor productividad, rapidez y efectividad. Incluso la notamos en la vida cotidiana.

Ahora pasamos a detallar las fases del proceso administrativo según Henri Fayol que se divide en dos etapas: la mecánica y la dinámica. La etapa mecánica contempla las fases de:

• Previsión. Implica la idea de cierta anticipación de acontecimientos y situaciones futuras, que la mente humana es capaz de realizar sin la cual sería imposible hacer planes, por esto es necesaria para la planeación.
• Planeación. En esta parte se establecen los objetivos o metas a alcanzar a corto, mediano y/o largo plazo. Se establecen las estrategias idóneas para alcanzar esos objetivos y se construye un plan donde se clarifique las actividades a realizar, los recursos materiales que se ocupan y el perfil o las competencias de los trabajadores que van a desempeñar esas actividades. Esta totalmente, relacionada con la misión y visión del organismo.
• Organización. Se busca la coordinación de todo lo planificado con anterioridad, les da vida a todos los detalles planificados, estructurando mejor cada actividad y asignando los recursos que se necesitan, así como seleccionando a las personas necesarias. En esta etapa se tiene que dominar la organización adecuada de los recursos personales y económicos.

En la etapa dinámica se abarcan las fases de:

• Integración. Con qué y quiénes lo van a hacer, consiste en seleccionar y obtener los recursos necesarios para lograr los objetivos, contempla la comunicación y la reunión armónica de los elementos humanos y materiales, selección, entrenamiento y compensación de personal.
• Dirección. Se necesita un gerente o líder que motive, comunique y supervise las actividades planeadas y coordinadas, debe tener la potestad de decidir y una excelente inteligencia interpersonal, debe relacionarse eficazmente con cada miembro del equipo y ser capaz de transmitir en todo momento el objetivo necesario.
• Control. Aquí se busca medir los resultados obtenidos con la finalidad de mejorar lo que sea necesario y al día siguiente el proceso vuelva a comenzar mejor que el día anterior. Se mejoran los puntos débiles y se ratifican los fuertes para incorporarlos en la organización. En esta fase se compara lo planeado con lo obtenido y se observa la desviación existente.

Se dice que un proyecto ha llegado a su fase final cuando cumple su fase de control.

En cuanto hablamos de los tipos de administración, correctamente definidos como especies, hablamos de dos especies: la administración pública que es aquella que no tiene fines de lucro, creada para un bien social y que se abastece de las contribuciones de los ciudadanos y a su vez los abastece de una necesidad que tengan. Y la administración privada que es aquella que busca objetivos personales, sus recursos son propios y de la relación con sus socios. La principal diferencia que observo es que la administración privada crea empleos y la administración pública ofrece servicios. Además, se relaciona con las ciencias sociales, con el derecho, con la economía, la psicología y la moral, ya que se aplica directamente en la sociedad y en cualquier nivel de estatus social.

La primera definición de administración apareció con el inicio de  la  Revolución Industrial, en ese entonces se consideraba como un término científico, las primeras personas en mencionarlo fueron Charles Badagge y Henry Towne quienes decían que debía haber una división de trabajo, que cada quien haga una parte del proceso, así mismo se daba la oportunidad de especializarse, con esto se podía restar tiempo para que una pieza este lista y se podían eliminar los movimientos innecesarios además de llevar la contabilidad de costos.

De estas dos personas siguió Henri Fayol, quien es considerado como el padre de la administración, ya que su definición y teoría está más completa a mí consideración. Esta persona planteó seis postulados:

1. Universalidad de la administración. Porque se usa en todas las formas de organización social: la familia, la granja, la iglesia, el taller, el gobierno o alguna empresa.
2. Proceso administrativo de Henri Fayol. Anteriormente descrito, es quien estableció las fases y etapas necesarias para una buena administración.
3. Principios generales de la administración. Sostuvo que se debía dividir el trabajo, agregó que debía existir una autoridad y responsabilidad sobre el proceso, debía otorgarse disciplina desde una unidad de mando que a su vez tenga una unidad de dirección, es decir, tener una jerarquía dentro del desarrollo del objetivo. Además, una subordinación del interés individual general, es decir que se tome en cuenta a los trabajadores como personas y se les remunere correctamente, que haya equidad, una buena estabilidad del personal para que se puedan crear iniciativas y uniones entre el personal para crear un ambiente laboral adecuado.
4. Importancia de la enseñanza de la administración en las escuelas y universidades. Estableció que era indispensable que la administración no era un tema intocable por la población en estado de preparación académica.
5. Áreas funcionales en las organizaciones. Mencionó que las áreas en las que se podía desarrollar iban desde el área técnica, comercial, financiera, contable, de seguridad y por supuesto en el área administrativa.
6. Perfil de las habilidades de los administradores en diferentes niveles jerárquicos. Sería como reconocer las habilidades y aptitudes de una persona para desarrollarse en un puesto especifico o de mayor dificultad.

Federick Taylor estableció cuatro principios administrativos:

1. Tiempos y movimientos del trabajo. Se trata sobre la eficiencia y eficacia del trabajo elaborado
2. Selección de obreros. Establecer las competencias que debe tener una persona para ser contratado como obrero de la empresa
3. Colaboración en la administración. Que se lleve en un orden y apegándose al objetivo, que no se haga lo que cada quien quiere, pero sin dejar de escuchar las diferentes ideas que se vayan dando.
4. Responsabilidad compartida. Si algo no funciona no es culpa de uno solo, si algo se demora en salir del proceso no necesariamente lo tiene que terminar una sola persona.

También habló de sus propios mecanismos, considerando los siguientes aspectos:

1. Estudio de tiempos
2. Supervisión temporal
3. Departamento de planificación
4. Principio de excepción
5. Reglas de cálculo para ahorrar tiempo
6. Tarjetas de instrucción
7. Bonificación por tarea exitosa
8. Estandarización de herramientas
9. Sistemas para clasificar productos
10. Sistemas de rutas de producción
11. Sistemas de costos

Que resumiéndolos se trata de todos los aspectos que se pueden incluir para que el personal lleve a cabo correctamente sus actividades y no se atrasen entre ellos.

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