Las cinco funciones de la administración

El Administrador

La administración no es nueva, en todo momento administramos. Para vivir en forma más o menos ordenada, debemos administrar nuestros recursos financieros, nuestro tiempo, nuestros ratos de esparcimiento, la casa, las actividades no incluidas, en nuestros planes y nuestro trabajo. Una de las aplicaciones básicas de la administración, se refiere a situaciones tanto personales como profesionales. La administración es un proceso multifacético y por esta razón se define, se describe y se lleva a cabo de diversas maneras.

Las funciones administrativas

Las cinco funciones de la administración son:

Planeación

Es crucial para la salud general de la organización. Es el proceso detallado y analítico de determinar dónde se debe encontrar la organización en un futuro momento determinado. Implica establecer metas y objetivos, hacer ciertas suposiciones, seleccionar medios alternativos para alcanzar metas, evaluarlos y seleccionar uno. El proceso exige bastante imaginación.

Organización

Mantener el orden es función esencial para todas las demás funciones administrativas. El buen orden genera la eficiencia y eficacia requeridas. El tipo de organización en el que más piensan es el formal. Este tipo se presenta con organigramas. Tradicionales, ubicando el director ejecutivo en un cuadro hasta arriba y todos los demás niveles dispuestos de manera extendida por debajo de él. Se estructura con el fin de alcanzar, las metas organizacionales de la mejor manera posible. La organización informal, es utilizada con mayor frecuencia por los miembros de un grupo para llevar a cabo comunicaciones que las organizaciones más formales, podrían inhibir. El tipo más común de organización es la de “línea personal”, incluye funciones tales como fabricación, operaciones y ventas; el personal incluye a los empleados y otros servicios.

Selección de personal

Implica llevar a cabo la evaluación de necesidades, realizar análisis de tareas y habilidades, y seleccionar, evaluar, desarrollar, ascender, suspender y cuando es necesario, despedir a los empleados. Si administrar consiste en ver que las cosas se hagan a través de otras personas, entonces resulta incalculable la importancia de la selección de personal.

Dirección

Esta función también implica lograr que las cosas se hagan a través de otras personas, dando órdenes e instrucciones. La habilidad de comunicarse es crucial, como también lo es la de delegar.

Control

Es el proceso de evaluar el desempeño. Averiguar si la organización está operando de acuerdo con un plan predeterminado. Algunos ejemplos del control administrativo son la garantía de calidad, los procedimientos que limitan los gastos, los informes financieros sobre las excepciones en los resultados esperados, informes sobre la contabilidad de costos. El mecanismo más común para el control es el presupuesto.

Área de control y delegación de autoridad

Hay un límite en la cantidad de personas que un administrador puede manejar. El área de control se refiere a este límite. Desafortunadamente, no existe una fórmula para calcularlo en una situación determinada. Un factor determinante es el hecho de que el grupo pueda o no mantener una comunicación efectiva. Los administradores pueden y deben delegar autoridad, la responsabilidad no se puede delegar. Por otra parte, si es apropiado, y se fomenta, delegar autoridad para tomar decisiones respecto a las personas que serán contratadas. Dentro del proceso de delegar se incluye la confianza: el gerente debe confiar en los subordinados en quienes ha delegado autoridad.

El poder se relaciona con la autoridad, los puestos administrativos implican poder, debido a la autoridad inherente al puesto. Las organizaciones en general, y el profesional en desarrollo de recursos humanos en particular, deben considerar el poder de una manera positiva y no amenazante.

“Qué es” lo que administra un administrador. La administración se relaciona muchas veces con el número de personas que maneja al administrador. Se cree que mientras mayor sea el número de personas manejadas, más importante es el puesto administrativo. Pero hay dos elementos más a considerar. Los recursos, tal vez no se cuenta con un solo ayudante, podría ser más agotador que cuando se tiene pocos subordinados bajo sus órdenes. El otro elemento administrativo, es el concepto de que toda persona que ocupa algún puesto de responsabilidad en una organización de be manejarse solo, desde el vicepresidente de recursos humanos, hasta el empleado de más reciente ingreso.

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