Los softwares contables y su incidencia en la toma de decisiones organizacionales

Los softwares contables y su incidencia en la toma de decisiones organizacionales

Introducción

A lo largo de la historia las organizaciones con y sin, fines de lucro se han visto en la necesidad de mejorar sus procesos contables, cuyos procesos tres décadas atrás se llevaba de manera manual, lo cual limitaba a que las empresas u organizaciones pudieran tomar decisiones de manera inmediata de acorde a los sucesos transcurridos en un periodo contable, evidentemente tiempo después de acabada la guerra mundial y surgimiento de la revolución industrial, todas estas organizaciones se percataron de como mediante la utilización de sistemas informáticos y programación servían para el control de lanzamientos de bombas teledirigidas en la guerra, todo esto sirvió de base para procrear lo que hoy en día se conoce como software contables, con el desarrollo e implantación de estos; se logró cubrir la necesidad inicial de las organizaciones la cual era acortar la entrega de los informes contables para la toma de decisiones, pero esto mismo dio cabida o nacimiento a nuevas necesidades, debido a que estos programas contables también se estaban viendo limitados y la competitividad del mercado obligaba a que las organizaciones estuvieran en constante mejora.

Desarrollo

Según los aportes de, (Casasola, Pérez, & Álvarez, 2012). Indican que ciertamente los softwares de contabilidad son una clase de programas de computadora que permiten administrar las transacciones financieras de una empresa. (Castaño, Prieto, & Machado, 1997). Afirman que dichos programas pueden variar ampliamente en su alcance, con algunos programas diseñados para poco más que la simple contabilidad y otros diseñados para gestionar.

Es decir, en la actualidad no solo basta con que las empresas cuenten con un sistema contable, ya que este no debe ser cualquier software, debe cubrir las necesidades de dicha empresa adaptarse a la actividad mercantil de la misma, ya que estos se encargaran de administrar cuentas, realizar operaciones contables de manera eficiente y rápida. Bajo el mismo techo o plataforma, servidor, o sistema operativo, reuniendo todos los sistemas y aplicaciones comprometidos para administrar y procesar los datos financieros.

En otras palabras, los softwares contables deben de contar con características que vayan acorde a la actividad mercantil de la empresa o en su defecto este debe cubrir las necesidades de dicha empresa al momento del registro y emisión de información contable y financiera, todo esto funcionando en un solo nucleó o varios módulos de un ordenador o servidor, sin dar paso a errores que puedan significar costos adicionales a la empresa o que esta incurra a gastos innecesarios debido a la subutilización.

En efecto, según los aportes de (Labarca, Navarro, & Suárez, 2013). El mercado actual que se dedica a la elaboración y desarrollo de software contable, cuenta con un sinnúmero de programas contables, los cuales no todos son completos u otros son muy complejos por ende a la hora de implementar o hacer el traspaso de un programa contable a otro. Además (Alfonzo, Blanco, & Loy, 2012) indican que se debe de tener en cuenta que no todos los software contables están hechos para las misma empresas, es decir son netamente comerciales por tal motivo a lo mejor no pueden ir acorde a cierto número de empresas que tienen una actividad mercantil diferente o ajena a lo habitual, para lo cual el software contable no fue diseñado en un principio, por ende se van generar cierta inconsistencia a la hora de ingresar y emitir datos contables y financieros, ya que esta información obtenida de dicho programa estaría alejada de la realidad que vive la empresa.

Es decir, los softwares que se encuentran en el mercado, son comerciales, lo cual significa que estos no pueden ser aplicado en su totalidad para cualquier tipo de empresa ya que estos están limitados en ciertos aspectos debido a que los fabricantes o desarrolladores lo hicieron atendiendo las necesidades de empresas con actividades mercantiles comunes con el fin de acaparar un número mayor de usuarios y dejando de lado a la otra parte que cuenta con una actividad mercantil no tan común, en tal caso estos software contable comerciales al no estar diseñados para cierto número de empresas, al momento de hacer uso de estos, la información registrada y emitida por los mismo no será tan relevante ya que al no estar hecho para la misma actividad mercantil esta información contara con inconsistencias, la cual no permite notar la realidad que vive la empresa.

En cambio según (López, 2011), también se puede encontrar en el mercado softwares hechos a pedido o, a medida de la empresa es decir estos son realizados y desarrollados única y exclusivamente para la empresa solicitante de dicho programa, por lo cual es cien por ciento compatible con las necesidades de la empresa, y a la hora de registrar los datos contables no surgirá problema alguno, de igual manera al momento de remitir informes contables y financieros ya que este estará muy cercano a la realidad que vive la empresa, no obstante según, (Regalado P., 2016) estos software a pedido son más costos, porque demanda de la contratación adicional de personal capacitado y especializado en la elaboración de dicho programa el cual a su vez necesitara de mantenimiento constante y mejoras continuas sobre la marcha del mismo.

Dicho de otra manera, los softwares contables a medida son aquellos que son diseñados exclusivamente para una empresa con el fin de que este cumpla con las necesidades de dicha empresa, en contraste con los altos costo que genera debido a que se necesita de personal técnico para el mantenimiento y actualización del mismo, pero con la ventaja de que la información emitida por dicho software contable, estará muy apegada a la realidad por la que está pasando la empresa.

Por otro lado, según (Gómez V., 2007). Dado que varias empresas no cuentan con los recursos suficientes para poder contar con un buen software contable, estas pueden buscar en el mercado un buen software contable que cuente con las siguientes características; compatible, seguro, flexible, y de fácil uso.

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