MARCO CONCEPTUAL AUDITORIA ADMINISTRATIVA

METODOLOGIA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

La metodología de la auditoría administrativa tiene el propósito de servir como marco de actuación para que las acciones en sus diferentes fases de ejecución se conduzcan en forma programada y sistemática, se unifiquen criterios y se delimite la profundidad con que se revisarán y aplicarán los enfoques de análisis administrativo para garantizar el manejo oportuno y objetivo de los resultados.

También cumple la función de facilitar al auditor la identificación y ordenamiento de la información correspondiente al registro de hechos, hallazgos, evidencias, transacciones, situaciones, argumentos y observaciones para su posterior examen, informe y seguimiento.

Para utilizarla de manera lógica y accesible se le ha dividido en etapas, en cada una de las cuales se brindan los criterios y lineamientos que deben observarse para que las iniciativas guarden correspondencia con los planes.

Las etapas que integran la metodología son:

* Planeación

* Instrumentación

* Examen

* Informe

* Seguimiento

1. PLANEACION DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

1.1 PLANEACION

Se refiere a los lineamientos de carácter general que regulan la aplicación de la auditoria administrativa para garantizar que la cobertura de los factores prioritarios, fuentes de información, investigación preliminar, proyecto de auditoria y diagnostico preliminar, sea suficiente, pertinente y relevante.

1.2 OBJETIVO

El propósito de la auditoria administrativa es establecer las acciones que se deben desarrollar para instrumentar la auditoria en forma secuencial y ordenada, tomando en cuenta las condiciones que tienen que prevalecer para lograr en tiempo y forma los objetivos establecidos.

1.3 FACTORES A REVISAR

Como primera medida es necesario determinar los factores que se consideran fundamentales para el estudio de la organización en función de 2 vertientes:

A).- EL PROCESO ADMINISTRATIVO

Se incorporan las etapas del proceso administrativo y se definen los componentes que lo fundamentan, las cuales permiten realizar un análisis lógico de la organización, ya que secuencian y relacionan todos sus componentes en forma natural y congruente.

En este orden se apega a propósitos estratégicos que concentran en forma objetiva la esencia o “razón de ser” de cada fase, y que son el marco de referencia para analizar ala organización en todos sus ámbitos, niveles, procesos, funciones, sistemas, recursos, proyectos, productos y/o servicios y entorno, lo que representa una visión de conjunto de la forma en que interaccionan todos y cada uno de ellos en relación con su objeto o atribución sustantiva.

B).- ELEMENTOS ESPECIFICOS QUE FORMAN PARTE DE SU FUNCIONAMIENTO

Se incluye una relación de los elementos específicos que complementan el proceso administrativo. Dichos elementos específicos se asocian con atributos fundamentales que enmarcan su fin y función, lo que permite determinar su contribución particular al proceso en su conjunto y al funcionamiento de la organización.

PROCESO ADMINISTRATIVO |

ETAPA | PROPOSITO ESTRATEGICO |

PLANEACION • visión • Misión • Objetivos • Metas • Estrategias/tácticas • Procesos • Políticas • Procedimientos • Programas • Enfoques • Niveles • Horizonte | Definir el marco de actuaciónde la organización |

ORGANIZACIÓN • Estructura organizacional • División y distribución de funciones • Cultura organizacional • Recursos humanos • Cambio organizacional • Estudios administrativos • Instrumentos técnicos de apoyo | Diseñar e instrumentar la infraestructura para el funcionamiento de la organización. |

DIRECCION • Liderazgo • Comunicación • Motivación • Grupos y equipos de trabajo • Manejo del estrés, el conflicto y la crisis • Tecnología de la información • Toma de decisiones • Creatividad e innovación | Tomar las decisiones pertinentes para regular la gestión de la organización. |

ETAPA | PROPOSITO ESTRATEGICO |

CONTROL • Naturaleza • Sistemas • Niveles • Proceso •Areas de aplicación • Herramientas • Calidad | Medición del progreso de las acciones en función del desempeño. |

ELEMENTOS ESPECIFICOS ATRIBUTO FUNDAMENTAL

• Adquisiciones Abastecimiento de recursos

• Almacenes e inventarios Resguardo y canalización de recursos

• Asesoría externa Soporte especializado con visión de negocio

• Asesoría interna Asistencia para mejorar el desempeño

• Coordinación Determina la unidad de acción

• Distribución del espacio Disposición de instalaciones para el flujo del trabajo

• Exportaciones Alternativa de expansión

• Globalización Apertura en un mercado mundial

• Importaciones Insumos de origen extranjero

• Informática Manejo alterno de información

• Investigación y desarrollo Innovación de valor

• Marketing Desplazamiento y ubicación de productos

• Operaciones Generación de productos y/o servicios con un valor agregado

• Proveedores Suministro de insumos

• Proyectos Promueven la unidad de propósito

• Recursos financieros y contabilidad Manejo, registro y control de recursos

• Servicio a clientes Capacidad de respuesta

• Servicios generales Desarrollo de las condiciones de operación

• Sistemas Definen la distribución interaccionada de componentes

1.4 FUENTES DE INFORMACION

Representan las instancias internas y externas a las que se puede recurrir para captar la información que se registra en los papeles de trabajo del auditor, y pueden ser:

a.- INTERNAS

• Órganos de gobierno.

• Órganos de control interno.

• Socios.

Niveles de organización.

• Unidades estratégicas de negocio.

• Órganos colegiados y equipos de trabajo.

• Sistemas de información.

b.- EXTERNAS

• Órganos normativos (oficiales y privados).

• Competidores actuales y potenciales.

• Proveedores actuales y potenciales.

• Clientes o usuarios actuales y potenciales.

• Grupos de interés.

• Organizaciones lideres en el mismo giro industrial o en otro.

• Organismos nacionales e internacionales que dictan lineamientos o normas regulatorias de calidad.

• Redes de información en el mercado global.

1.5 INVESTIGACION PRELIMINAR

Esta etapa implica la necesidad de revisar la literatura técnica y legal, información del campo de trabajo y toda clase de documentos relacionados con los factores

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