Modelo De Administración Del Tiempo De Stephen Covey

Stephen Covey, es el autor de “Los 7 Hábitos de la Gente altamente Efectiva” en el que describe un modelo de 4 Cuadrantes para administrar el tiempo. En su libro, propone utilizar una metodología para priorizar las cosas que él llama Los 4 Cuadrantes. Básicamente podemos crear una matriz de 4x4, dentro de la cual podemos clasificar todas las tareas de acuerdo con su importancia y su urgencia.

Hay cosas que son urgentes y cosas que no son urgentes. De igual manera hay cosas importantes, y cosas no importantes. Si los cruzamos, obtenemos cosas urgentes e importantes (1), cosas no urgentes pero importantes (2), cosas urgentes pero no importantes (3), y cosas no urgentes y no importantes (4).

Lo Urgente está dado por las tareas y actividades que exigen de nosotros una atención inmediata. Podemos definir a la atención de lo Urgente como toda tarea o actividad en la que ejercitamos nuestra capacidad de respuesta actual a los desafíos que se nos presentan. Esta capacidad se expresa a través de la producción de resultados cotidianos de una organización.

El otro aspecto a integrar es la atención de lo Importante. Se podría definir así a las actividades que se ocupan de atender lo que le da sentido a la existencia a largo plazo a una organización: lo que constituye la razón de ser o Misión. Al igual de lo que pasaría en nuestro plano personal, la definición de lo que resulta Importante para una organización, es lo que nos permite trascender nuestra realidad actual proyectándonos hacia el futuro. La atención de lo Importante es toda actividad que se ocupa de desarrollar nuestra capacidad de respuesta futura a los desafíos del entorno. Si asimilamos el manejo del tiempo a una balanza podríamos decir que el equilibrio del sistema dependerá del balance que se logre entre la energía asignada a atender lo Urgente y lo Importante.

El cuadrante 1, el de lo Urgente e Importante, se caracteriza por ser actividades que de no ser atendidas, veríamos amenazada nuestra existencia hoy: proyectos con fechas de cierre y con tiempo límite, vencimientos, resolución de problemas inmediatos, etc. Toda actividad que presiona sobre nosotros y signifique una gestión orientada a resolver problemas, enfrentar crisis, etc. caracteriza a este cuadrante.

En el cuadrante 2 se encuentra lo Importante, No Urgente. Este cuadrante refiere a aquellas cuestiones que si bien están más lejanas en cuanto a horizonte de tiempo para su resolución, son las que permiten nuestro aprendizaje y mejora a futuro. En alguna medida, aprender significa sacrificar parcialmente nuestro bienestar actual en pro de una mejora futura. Ejemplos son: planificar mejoras, capacitar, prevenir riesgos, anticiparse a tendencias, resolver conflictos antes de que se transformen en crisis, descanso y recuperación de energías personales, etc. Lo Importante, No urgente representa el desarrollo de las capacidades para mejorar la respuesta a desafíos futuros.

Pero además este cuadrante y lo que coloquemos en él, determina a todos los demás: Sin Importante, no puede haber Urgente. Poner primero, lo primero (es decir lo Importante), será nuestra consigna.

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