Naturaleza, propósito y funciones de la administración

Tema 1: Naturaleza, propósito y funciones de la administración

En la actualidad, una de las actividades primordiales de las personas y de las empresas es administrar, pues ambas están inmersas en un medio ambiente en donde la única constante es el cambio, por lo tanto, las acciones que realizan y que aportan un beneficio, pueden no ser efectivas en el futuro. De ahí que el conocimiento de la teoría administrativa se convierta en un aspecto fundamental para la mejora continua, de tal forma que se puedan innovar constantemente las ideas y los métodos, garantizando con ello, la permanencia en el largo plazo.

¿Qué es la administración?

Koontz, Weihrich y Cannice (2012), determinan que la administración conlleva una serie de actividades, a través de las cuales se crea el ambiente laboral necesario, para que los empleados concreten los objetivos organizacionales de forma eficaz.

¿Qué se comprende por organización? De acuerdo con los mencionados autores, es un conjunto de personas que colaboran en la creación de valor. Para las empresas lucrativas, esto significa la obtención de utilidades (remanente de ingresos sobre gastos). Y para las no lucrativas, se refiere a la satisfacción de las necesidades de sus clientes.

Para Robbins (2009), la administración consiste en coordinar las actividades con el fin de que se realicen de forma eficiente y eficaz, a través de los individuos.

Para Koontz, Weihrich y Cannice (2012), aquí conviene hacer una clara distinción entre tres conceptos:

Eficiencia: significa maximizar los resultados con el mejor aprovechamiento de los recursos disponibles.

Efectividad: significa alcanzar un objetivo.

Eficacia: realizar lo correcto. Es decir, si se logró un objetivo, pero además se utilizó el mejor método disponible, se está siendo eficaz.

¿Se puede ser eficiente sin ser eficaz? Desafortunadamente sí. Muchas empresas realizan actividades rutinarias y sin embargo, esta secuencia no es necesariamente lo que se debe hacer.

Por ejemplo, en un banco se procesaba cada fin de mes un programa que extraía datos de los clientes con el fin de determinar el cierre contable de un seguro de accidentes personales. Esto se hizo puntualmente durante cuatro años consecutivos (eficiencia). No obstante, hubo varios siniestros que tuvieron algunos clientes con el seguro contratado, los cuales tenían activa su cuenta (que era el requisito primordial para cobrar el seguro), pero que no estaban incluidos en el archivo del cierre contable, por lo que no se tenía contemplada la reserva para cubrir el incidente. En otras palabras, el proceso fue durante varios años eficiente, pero ineficaz.

Esto se corrigió al analizar detalladamente el programa y descubrir que había un renglón con un parámetro incorrecto. Su modificación implicó el reproceso de toda

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