ORGANIZACIÓN, PROCESOS Y SISTEMAS

CAPITULO Nº 1

ORGANIZACIÓN, PROCESOS Y SISTEMAS

1.1. ANTECEDENTES y DEFINICIONES

a) En la antigüedad, no se tenía el conocimiento correcto sobre lo que significa la palabra “organización”, inclusive actualmente, existen profesionales del área de Economía, Abogados, Ingenieros, Administración de Empresas y Contador Público Nacional, definen con errores el concepto técnico de la “Organización”.

La “organización” de una Empresa está conformada por las personas (Recursos Humanos) que trabajan en las distintas áreas (Administrativa, Comercial y Producción). A dicho efecto, la Empresa, debe definir:

Tres Aptitudes y Cualidades fundamentales que deben reunir las personas que desean trabajar, que son: “Son requeridos para lograr los objetivos fijados”.

1- Orden: involucra la ubicación correcta de los bienes y personas.

Brinda paz y tranquilidad entre las personas.

2- Respeto: demuestra la educación que tiene una persona, cuando saluda con cortesía a los padres, parientes, amigos, vecinos, autoridades y compañeros. Además, presta atención y obediencia, cuando recibe instrucciones para ejecutarlo de buena forma.

3- Disciplina: involucra cumplir las normas y reglamentos que regulan las actividades y el comportamiento de las personas en la Universidad o Empresa.

Dos Instituciones que se distinguen por mantener y acatar las citadas aptitudes son la Iglesia Católica y los Militares.

Los que ocupan cargos de nivel superior, deben planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar la calidad de las tareas y/o rutinas que ejecutan los/as empleados/as que trabajan bajo su responsabilidad, cuidando que en el ambiente laboral exista orden, respeto y disciplina.

b) Es muy importante lo ocurrido a partir del año 1911, cuando comenzó el desarrollo y avance de las distintas “Teorías de la Administración”, con sus énfasis basados en el estudio e investigación sobre las tareas administrativas y/o productivas que se iniciaron en las empresas privadas, de países europeos y de USA, cuyos resultados demostramos a continuación:

ENFASIS TEORIAS:

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5. TECNOLOGIA

Tipos de Tecnología (Año 1953 Skinner)

Automatización de procesos.

Por la influencia de los neoclásicos y las tendencias de la modernidad, nació el “Principio de la Eficiencia y la Eficacia”,determinó el aumento de la productividad y la rentabilidad.

“EFICIENCIA” es la capacidad de lograr objetivos, utilizando al efecto los recursos humanos, financieros y materiales disponibles, reduciendo costos y tiempo.

“EFICACIA” es la capacidad de lograr objetivos, utilizando las cualidades y aptitudes (inteligencia, creatividad, imaginación, astucia) de los recursos humanos disponibles, inclusive sin recursos materiales, obtienen los resultados esperados.

1.1. DEFINICIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS: Es una función especializada que tiene por objeto, estudiar y analizar los problemas en materia de Organización, Procedimientos y Métodos de Trabajos de las Empresas Públicas y/o Privadas, con el fin de optimizar el uso de los recursos humanos y materiales disponibles, para aumentar la productividad y las ganancias, así como, reducir los costos.

1.2. FUNCIONES GENERALES DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS: Realizar el relevamiento de datos o informaciones sobre temas de organización, procedimientos y métodos de trabajo de la Empresa;

- Realizar el análisis y diagnóstico sobre los temas de Organización, Procedimientos y Métodos de Trabajos;

Presentar alternativas de soluciones sobre la base de FODA, a los temas de Organización, Procedimientos y Métodos de Trabajos;-

Recomendar la alternativa más ventajosa para la Empresa;

- Implantar la alternativa aprobada para los temas de organización, procedimientos y métodos de trabajos;

- Elaborar el Manual de Procedimientos conforme a la naturaleza de las actividades de la Empresa;

- Elaborar el Manual de Organización de la Empresa;

- Elaborar el Manual de Políticas de la Empresa;

- Elaborar el Manual del Empleado de la Empresa;

- Racionalizar y/o simplificar los métodos de trabajos para lograr mayor productividad y menor costo;

- Diseñar formularios, así como, controlar el uso y consumo de los mismos;

1.3. UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA DE LA EMPRESA

El órgano staff “Asesoría de Organización y Procesos” tiene como característica fundamental desarrollar funciones de Staff (Asesoría) en un 100% dentro de la Empresa.

La tareas en la Asesoría Organización y Procesos: deben lograr la eficiencia, eficacia, economía, transparencia y calidad en las gestiones realizadas por la Empresa, cualquiera sea la naturaleza de sus actividades.

Dichas tareas técnicas son: el Relevamiento de Datos sobre la Organización, los Procedimientos y los Métodos de Trabajo; el Análisis y Diagnóstico sobre la Organización, los Procedimientos y los Métodos de Trabajo; el Estudio y presentación de Alternativas de Solución con los costos estimados; Proponer la mejor alternativa; la Implantación de la mejor Alternativa; el Seguimiento y Revisión de lo implantado.

La Asesoría de Organización y Procesos debe estar ubicado en el nivel jerárquico más alto (primer nivel), de la estructura organizacional y directamente dependiente del ejecutivo principal de la Empresa.

Podrá acceder directamente a los distintos niveles jerárquicos de la Empresa, para obtener informaciones sobre las actividades que realizan los distintos órganos o personas, tomar conocimiento real de lo que ocurre en la práctica, para tener una visión global y sistémica de toda la Empresa.

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