Organización Documental En El Entorno Laboral

¿Cuál es la importancia de la aplicación de tablas de retención documental en el contexto institucional colombiano, además del cumplimiento de la normativa vigente y de la política institucional para lograr el cumplimiento de los principios archivísticos?

María Camila Gil Paredes

SENA

Organización Documental En El Entorno Laboral (2530549)

Docente: Lorenzo Peña Ramos

26 de abril del 2022

     Las tablas de retención son primordiales en toda empresa o institución debido a que estas facilitan a la toma de decisiones en cuanto a la manera en la que los archivos deben pasar el tiempo debido en cada fase o etapa (archivo de gestión, archivo central, archivo histórico) y saber clasificarlos de manera eficaz, por otro lado, se cuenta con una herramienta la cual permite registrar un listado de series documentales con sus correspondientes tipos documentales, a los cuales se les asigna su tiempo de permanencia en las diferentes fases del archivo mencionados anteriormente, a estas se les llama: TABLAS DE RETENCION (TDR), definido literalmente en el Acuerdo 027 de 2006) así: “Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos”, también se debe tener en cuenta que  es una herramienta archivística dinámica, por lo cual requiere permanentemente el seguimiento y apoyo de quienes son los productores (dependencias) garantizando así la plena identificación y control de la Documentación relevante para la administración. Este instrumento archivístico facilita la clasificación documental en concordancia con la estructura funcional de cada entidad; en ella se indica los criterios de retención y disposición final, de acuerdo con la valoración asignada; también se debe tener en cuenta, en cuanto a su alcance, como lo menciona el Acuerdo 004 de 2013 en su Art. 2: “Las tablas de retención documental se deben elaborar y aplicar tanto para la organización y disposición de documentos físicos como electrónicos, de conformidad con lo establecido en el Decreto 2609 de 2012”, lo anterior es importante tenerlo en cuenta ya que no solo para los documentos físicos es necesario aplicar dichas TDR, sino también para los documentos electrónicos de cada institución, de manera aplicada y eficaz. Es de vital importancia la regulación de las TDR ya que facilitan a las instituciones su manera de darle un manejo y control a los documentos, así como un fácil acceso a la información tanto para ellos como para los usuarios o personas que requieran acceder a estos documentos. Lastimosamente, en muchas empresas no se cumple con dicha legislación, ya sea por desinformación, desinterés o simplemente falta de organización estructural, desconociendo que estas se encuentran reguladas en la Ley General de Archivos (Ley 594 de 2000), por consiguiente, es de forma obligatoria aplicarlas. En esta ley además se da la guía, los pasos y parámetros correspondientes para orientar a las entidades públicas o privadas para una gestión archivística exitosa, considerando que su proceso inicia con la recolección de cada documento y continúa hasta su almacenamiento, garantizando con ello la adecuada conservación y facilidad de consulta. Cumplir correctamente con la normatividad vigente es de vital importancia ya que nos permite tener unos lineamientos claros que se deben seguir para un correcto desarrollo archivístico. Finalmente, y como conclusión, es importante recordad la vitalidad que representan las TDR en lo que tiene que ver con el tema archivístico ya que facilitan la recuperación de la información, racionalizan la producción documental, facilitan el control y acceso de los documentos, regulan la transferencia de los documentos en las oficinas al archivo central y permiten realizar adecuadamente la disposición final sin correr el riesgo de eliminar documentación relevante.

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