Organizacion Documental En El Entorno Laboral

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PRESENTACIÓN

Las empresas encaminadas a una buena gestión de calidad establecen una metodología de control de la información, para que ésta sea eficiente y con un grado de jerarquía en el crecimiento y desarrollo de la organización; y así facilitar la consulta de diferentes documentos de importancia para la empresa y de relevante análisis en sus procesos de gestión.

Es por esto que en este contenido se presentan los conceptos de Inventario Documental; diligenciamiento de rotulados, según el sistema de la organización; técnicas de prevención y conservación documental y norma de sistema de gestión documental, para llevar acabo la Organización Documental.

Resultado de aprendizaje:Ordenar los documentos de archivo, de acuerdo con el sistema establecido por la organización, la normatividad vigente, normas y técnicas de prevención y conservación documental y el sistema de gestión de la calidad.

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TABLA DE CONTENIDO

PRESENTACIÓN ............................................................................................................ 2

ÍNDICE DE FIGURAS ..................................................................................................... 4

1. INVENTARIO DOCUMENTAL ..................................................................................... 5

2. OPERACIONES EN LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL ........................................ 6

3. UNIDADES DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL .................................................... 8

4. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (Norma ISO 15489) .................................. 14

4.1. Información y Documentación: Generalidades .................................................... 14

4.2. Información y documentación: Directrices ........................................................... 15

GLOSARIO .................................................................................................................... 16

BIBLIOGRAFÍA .............................................................................................................. 17

WEB GRAFÍA ................................................................................................................ 18

IMÁGENES .................................................................................................................... 19

CRÉDITOS .................................................................................................................... 20

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ÍNDICE DE FIGURAS

Figura 1. Cajas para uso de archivo x200 ....................................................................... 9

Figura 2. Carpetas ......................................................................................................... 11

Figura 3. Amarre ............................................................... ¡Error! Marcador no definido.

Figura 4. Embalaje ........................................................... ¡Error! Marcador no definido.

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1. INVENTARIO DOCUMENTAL

El inventario documental es una herramienta de recuperación de la información que detalla de manera precisa y acorde las series o asuntos de un fondo documental. Es decir, que se reconocer la documentación producida.

Dicho proceso es realizado por un servidor público, quien es la persona encargada de la apropiada organización, manejo, conservación y uso de la información de escritos y archivos, con el fin de hacer un control de los documentos en sus diferentes fases.

Pero aquel servidor público que sea vinculado, movido o desvinculado de su cargo, deberá recibir o entregar, según sea el caso, los escritos y archivos adecuadamente relacionados en el inventario, de tal manera que se logre garantizar la persistencia de la gestión pública.

Por otro lado, las entidades públicas acogerán el Formato Único de Inventario Documental – FUID, con su respectivo instructivo, para la conservación y preservación de los escritos y documentos públicos. Pues este formato ayuda a orientar a los archivistas en los métodos para la entrega y recibo de los documentos, así como de las transferencias de éstos.

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2. OPERACIONES EN LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

En el desarrollo de la organización, principalmente durante la ordenación de los documentos, es puntual implementar varias acciones de carácter físico con el objetivo de controlar y conservar la documentación:

Imagen 1. El Formato Único de Inventario Documental es diligenciado por un servidor público en ejercicio de sus funciones.

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3. UNIDADES DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL

Las Unidades de conservación se pueden definir como el material usado para la conservación y preservación de la documentación. Las más usuales que se logra hallar en los diversos archivos, se encuentra: Paquetes, legajos, tomos, cajas, carpetas y A – Z. Dependiendo del estado de conservación, estas unidades deben prepararse de la siguiente manera para la transferencia:

 Cuando la documentación encuadernada o empastada cuyos dorsos están despegados o dañados debe pasar al proceso de empaste o encuadernación del lomo aplicando materiales y procedimientos adecuados.

 Si los escritos no se encuentra encuadernados ni encartonados debe ser almacenada en cajas y carpetas.

Las unidades de conservación que el Archivo General de la Nación aconseja, tanto para transferencia como también para aglomerar la documentación en archivos centrales o históricos son las cajas y las carpetas, las cuales tendrán las siguientes especificaciones:

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Imagen 3. Caja de Archivo Central.

Figura 1. Cajas para uso de archivo x200

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El reconocimiento de las cajas se hace a través de la rotulada en las cubiertas laterales, con los siguientes datos generales:

 Código (de la entidad)

 Fondo

 Sección

 Subsección

 Número de carpetas o expediente

 Caja N°

 N° Consecutivo

 N° Correlativo

 Fechas extremas del ______ al________

Imagen 4. Rotulado para la Caja de Archivo.

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Figura 2. Carpetas

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Otro tipo de carpetas que se utiliza son las de yute, que es un material neutro.

Otros de los procedimientos necesarios que se deben realizar con las Unidades de Conservación en la Organizaciòn Documental son:

Imagen 7. Las carpetas de yute también tienen ciertas medidas y color específico.

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