Organización documental en el entorno laboral

ORGANIZACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

ACTIVIDAD 3

ORDENACION DOCUMENTAL, LOS SISTEMAS DE ORDENACION Y UNIDADES DE CONSERVACION.

INFORME
 SISTEMA PARA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

INSTRUCTOR
 LUIS MANUEL FUENTES ORTEGA

APRENDIZ SELENE PABON CARRIAGA

FICHA 2810751

SENA 27/08/2023

INTRODUCCIÓN

En organizaciones, empresas e instituciones, hay que lidiar con muchos documentos. Por tanto, contar con un sistema de gestión documental eficaz que permita un almacenamiento cómodo y una búsqueda ágil resultaría altamente ventajoso para las empresas.

Es de extrema importancia y obligatorio asegurarse de que cada entidad o empresa disponga de un sistema de respaldo de alta calidad con un enfoque en la mejora continua. Esto es fundamental para lograr una administración adecuada de los documentos, lo que a su vez agiliza la toma de decisiones y facilita respuestas rápidas y pertinentes. Además, este enfoque garantiza una localización veloz de documentos, un acceso eficaz a la información requerida y una clasificación precisa de los documentos en posesión de la entidad.

ACTIVIDADES DE TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTO EVIDENCIA DE PRODUCTO

EVIDENCIA 3. El Aprendiz deberá́ seleccionar una empresa de su contexto, analizar el sistema para la organización de documentos de archivo que esta utiliza; presentar un diagnóstico que defina si la empresa elegida cumple o no con los parámetros de preservación y conservación documental, y proponer recomendaciones de mejora frente a lo encontrado.

EMPRESA: DIMAR (CAPITANIA DE PUERTO CARTAGENA) CP05

Según lo explicado en la clase, investigado y analizado, el sistema de organización documental de la empresa que decidí tomar como referencia. Esta entidad al tener en sus archivos documentos tales como: Resoluciones, actas, certificados, informes, documentales delicada de empresas, etc. podemos determinar que esta misma tiene un sistema de ordenación documental de tipo numérico (simples y cronológico), alfabéticos (onomásticos, toponímicos o geográficos y temáticos) y de igual manera mixtos (alfanuméricos y cronológicos).

DIAGNOSTICO ¿CUMPLE CON LOS PARAMETROS DE PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DOCUMENTAL?

La entidad estudiada organiza sus archivos de manera numérica y alfabética, esto le permite acceder a la información de manera más sencilla y eficaz gracias a la correcta forma de ubicar y organizar los archivos físicos e interna de los documentos, cosa que permite que la consulta se lleve a cabo de forma rápida y oportuna.

Pero la verdad No cumple a cabalidad la preservación y conservación documental, ya que su documentación, aunque se encuentra foliada no está sistematizada de acuerdo a las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental. Es importante considerar que la empresa organizó y ordenó sus documentos para establecer una estructura organizativa que facilite la comprensión de los documentos y asegure la objetividad en la base para entender los objetivos y metas propuestos por la entidad.

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