PLAN DE GESTIÓN DE COSTOS PRESUPUESTO, ESTIMACIONES Y CURVA S

PLAN DE GESTIÓN DE COSTOS

PROYECTO

“Construcción de Edificio Multifamiliar Lima 400”

PREPARADO POR:

Ing. Carlos Rosas Puyo

FECHA

REVISADO POR:

Ing. Juan Vélez

FECHA

APROBADO POR:

Ing. Juan Vélez

FECHA

Componente

Descripción

Descripción de cómo será gestionado los costos del proyecto

Los 3 procesos de la gestión de costos se desarrollarán de la siguiente manera, considerando las siguientes herramientas:

1. Estimación de costos: Para realizar este proceso se debe de tener línea base del cronograma, estimación análoga, plan de RRHH, registro de riesgos, todos estos factores influyen en una estimación de costos, y se usara la estimación por tres valores y se controlara con el Ms Project.

La estimación de costos de cada una de las actividades de los paquetes de trabajo de la EDT se desglosan en los siguientes rubros:

- Estimación de costos de recursos humanos (mano de obra).

- Estimación de costos de materiales.

- Estimación de costos de equipos.

Estimación de gastos generales

2. Determinar presupuesto: Se usará una base de estimaciones, y las herramientas que usaremos será el juicio de expertos, suma de costos y análisis de reserva, obteniendo con esto los entregables principales de la línea base de desempeño de costos.

3. Control de costos, Se usará el valor ganado para tener claro los índices de desempeño tanto del cronograma como del presupuesto, esto se revisará a menudo mediante el software implementado.

Nivel de precisión de los costos

Los costos serán redondeados a dos decimales (S/. 0.00).

Unidades de medida

Estarán en las Especificaciones técnicas, las unidades de los diferentes rubros que se tendrán son:

Mano de Obra: Será estimado por costo/HH

Equipos: Será estimado por costo/HM

Recursos: Será estimado por unidad de medida

Subcontratos: Serán medidos de forma global y según el metrado ofertado

La moneda que se utilizara serán los Soles (s/) 

Enlaces con procedim ientos de la organizac ión

Enlaces con procedimientos de la organización

Los componentes de nuestra EDT tienen un código, este código estará asociado a el sistema de contabilidad

Umbrales de control

El índice de desempeño del costo CPI tendrá un rango de variación de ± 5%, si estos límites se ven superados se procederá a hacer los cambios pertinentes según la normativa de la empresa.

0.95>=CPI>=1.05 

Reglas del valor ganado

Reporte de Performance Semanal del Proyecto, esta será realizada por el Director de Proyecto y se podrá verificar si en proyecto se encuentra atrasado, adelantado o alineado con la línea base. Para esto se compararán resultados de costo reales con los planificados para así poder obtener nuestros índices de desempeño del costo CPI, esto nos indicara como esta nuestro proyecto

Formulas:

CPI= EV/AC

EAC=AC+(BAC-EV)/CPI

El Director de proyecto reportara mensualmente los índices de rendimiento del proyecto. 

Formatos de informe de costos

[pic 4]

Cabe resaltar que los documentos que se van a emitir serán aprobados por el Gerente General y el Director de proyectos.

Identificación y clasificación de los cambios al Presupuesto del proyecto

El Sponsor y el Director de proyectos serán los responsables de evaluar, aprobar o rechazar las propuestas de cambios junto con el Comité de Control de Cambios.

Los cambios según el impacto a la línea base del presupuesto serán:

Cambios grandes: Cuando la línea base del presupuesto se ve afectada, cuando afecte a las partidas de la ruta crítica y tenga incidencias riesgosas.

Cambios Medianos: Cuando el impacto no afecte a partidas de la ruta crítica pero si tenga incidencia riesgosa en los índices de control y esto puede superar nuestro presupuesto aprobado para contingencias.

Cambios Pequeños: Cuando no afecte nuestra ruta crítica y no tenga incidencia riesgosa en el presupuesto aprobado para contingencias. 

Procedimiento de control de cambios al Presupuesto

Todos los cambios de costos deberán ser evaluados integralmente, teniendo en cuenta para ello los objetivos del proyecto y los intercambios de la triple restricción.

Los documentos que serán afectados o utilizados en el Control de Cambios de Costos son:

- Solicitud de Cambios.

- Acta de reunión de coordinación del proyecto.

- Plan del Proyecto (re planificación de todos los planes que sean afectados).

Las personas autorizadas para la aprobación de una solicitud de cambio del presupuesto serán las siguientes, en primera instancia del gerente de proyecto, luego el ccc y la aprobación final serán por parte del patrocinador.

Para cambios grandes el tiempo de respuesta será de no menos de 3 días.

Para cambios medianos el tiempo de respuesta será de no menos de 2dias.

Para cambios pequeños el tiempo de respuesta será de no menos de 1 día. 

Responsables de aprobar los cambios al Presupuesto

En primera instancia el que tiene la potestad de resolver cualquier disputa relativa al tema es el Director de Proyectos, si está no puede ser resuelta por él, es el Sponsor que asume la responsabilidad.

Definición de cambios que pueden ser aprobados sin revisiones

Los cambios que serán aprobados sin revisiones son aquellos que requerirán una decisión en el momento como en Seguridad, Salud y Medio Ambiente.

Integración del control de cambios del costo con el control integrado de cambios

Cuando la solicitud de cambios sea aprobada, se actualizarán los siguientes documentos:

- Línea base del presupuesto

- Los planes de gestión subsidiarios (interesados, riesgos, comunicación, etc.)

Cuando la solicitud de cambio sea rechazada, se archivará esa solicitud con su justificación correspondiente. 

Requerimientos para solicitud de cambios al presupuesto proyecto

La plantilla que se utilizará será la siguiente:

[pic 5]

Procedimientos de Cambios:

- Cuando exista una Solicitud de cambio esta debe ser presentada mediante el formato de solicitud de cambio que tiene la empresa.

- El solicitante de un cambio en el proyecto, tiene que verificar que el formato este llenado correctamente, tiene que analizar los posibles impactos del cambio sobre el proyecto y debe dar posibles soluciones, este formato se dirige al Gerente de proyecto y al Comité de Control de Cambios.

- Una vez entregado al Gerente de proyectos y al Comité de control de cambios, estos lo evaluaran dentro de tiempos establecidos (acá lo aprobaran o lo rechazara)

• Si se aprueba: Tendrán que reunirse con los interesados involucrados en este cambio para que se realicen todas las recomendaciones y plazos de cambio, se verifica la influencia del cambio en otros sectores del proyecto, se documentara y se distribuirá.
• Si se desaprueba: Se procederá a la documentación de la justificación, el solicitante deberá reconsiderar su solicitud.

- Los interesados potenciales emitirán una resolución de autorización de cambio del proyecto por medio de una reunión.

- Una vez recibida esta autorización, el Equipo de Proyectos tendrá que actualizar el plan de Gestión de Proyectos, líneas bases.

Seguimiento de implementación:

- Todos los sucesos relevantes durante el proyecto estarán consignados en un documento legal, CUADERNO DE OBRAS

- Toda solicitud de cambios aprobada se registrará en el Cuaderno de Obra, donde se sustentará el cambio con su documentación respectiva.

- Se actualizará el Plan de Gestión de Proyectos y sus Líneas Bases.

Procedimientos de resolución de disputas

- Cuando exista desacuerdos entre partes se contactará con un asesor de disputas (Interno o externo); pero no debe formar parte de proyecto.

Niveles requeridos de aprobación.

- Para cambios con un medio y alto impacto en la línea base seguirá las siguientes aprobaciones:

• El Director del proyecto
• El Comité de Control de Cambios.
• Interesados clave.