PROCEDIMIENTO DE BODEGA. MODO OPERATIVO

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INDICE

1.- OBJETIVO                                                                Pág. 3

2.- ALCANCE                                                                Pág. 3

3.- DEFINICIONES                                                        Pág. 3-4

4.- MODO OPERATIVO                                                        Pág. 5-6-7-8-9

5.- REGISTROS                                                        Pág. 10

6.- REFERENCIAS                                                        Pág. 10

7.- CUADRO DE MODIFICACIONES                                        Pág. 11

8.- ANEXOS                                                                Pág. 11

1.-         OBJETIVO.

El presente procedimiento tiene como objetivo definir y establecer las directrices para el proceso de administración de bodega: los criterios de despacho, tratamiento y recepción de mercaderías, materias primas e insumos en nuestras bodegas para así mantener un óptimo funcionamiento y control  eficiente de las existencias en bodega.

2.-        ALCANCE.

Este procedimiento es aplicable a todo el personal que trabaje en el área de Bodega y a toda persona que esté involucrada en las actividades de Recepción, Despacho y Tratamiento de mercaderías.

3.-        DEFINICIONES.

3.1.- Entrada de Mercancías: Documento interno que registra el ingreso de mercadería adquirida por proveedores el cual es canalizado a través del módulo de Inventario del sistema Defontana de la empresa.

3.2.- Producto no conforme: Se clasifica como producto no conforme todo aquel que no cumple con los requisitos para su comercialización.

3.3.- Guía de despacho Electrónica: Es el documento que acompaña las mercaderías en el trayecto que existe entre su lugar de venta y el domicilio de quien la adquiere.

3.4.- Factura Electrónica: Es un documento mercantil que refleja toda la información de una operación de compraventa. La información fundamental que aparece en una factura debe reflejar la entrega de un producto o la provisión de un servicio.

3.5.- Factura Exenta: Es un documento que sirve como prueba de una operación comercial y cuyo nombre se debe a que dicho documento está exento de IVA.

3.6.- Boleta Electrónica: Es un documento que acredita o respalda la transferencia de bienes, la entrega en uso o la prestación de servicios en operaciones con consumidores o clientes finales.

3.7.- Mercadería de venta calzada: Se denomina como tal a la mercadería solicitada en forma específica que no es parte del stock establecido de la empresa.[pic 5]

3.8.- Acta de recepción: Documento que se utiliza para anotar el detalle de la recepción física (cantidad y estado de la mercadería) de la mercadería.

3.9.- Stock: todo lo referente a los bienes que una persona u organización posee y que sirven para la realización de sus objetivos

3.10.- Documento mercantil: Documentación emitida por ventas que acredita la transferencia de bienes ya sea Boleta, Factura, Factura exenta, guía de despacho

3.11.- Pedido de Cliente: Documento interno emitido a través del sistema ERP SAP Business One Client, el cual contiene tanto el total de los datos de cliente, así como las mercaderías requeridas por este mismo. Es necesaria la creación de dicho Pedido para la posterior emisión de documento de Venta (Factura/Guía).

3.12.- Ruta Urbana: Actividad que involucra la entrega en domicilio de mercaderías a un cliente que requiera de ellas.

3.13.- MPI: Abreviación de Materias Primas e Insumos, término que engloba los artículos solicitados por el área de Logos.

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4.-        MODO OPERATIVO.

4.1.1.-        Recepción de Mercadería.

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Nota 01: La recepción de mercadería, materias primas e insumos se debe realizar una vez finalizada la revisión de los bultos. Este proceso se realiza verificando que la factura emitida por el proveedor sea consistente en relación a la cantidad de bultos indicados en la orden de transporte.[pic 8]

Durante la recepción se debe verificar lo siguiente: 

1.- Los bultos mencionados en la orden de transporte, deben venir conforme en cuanto a la cantidad de bultos recibidos.

2.- Los bultos de transporte deben venir acompañados ya sea por guía de despacho y/o factura (únicos documentos aceptados por la empresa).

3.- Los bultos transportados deben encontrarse en buen estado para ser recepcionados por el área de bodega.

Una vez finalizada la recepción el supervisor debe separar los bultos de acuerdo a la descripción del producto y la distribuye por zonas de almacenaje.

Nota 02: Una vez detectada la no conformidad se envía un mail al proveedor con copia a los departamentos que  la operación pudiese afectar indicando lo siguiente:

1.- Especificaciones de la recepción (Orden de transporte, documento de despacho, etc.)

2.- Motivo de la devolución.

3.- La vía por la que serán devueltos los artículos.

4.- Resolución del inconveniente.

5.- Que el documento (factura) quedarán retenidos en el área, en el caso de que los artículos no conformes no afecten a la totalidad de artículos señalados en el documento.

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