PROCESO DE ORGANIZACIÓN

Los grupos de personas y las organizaciones se constituyen generalmente con un propósito

común. Cuando este propósito es temporal, único, y tiene inicio y fin, se habla

de proyecto. Cuando el propósito es cíclico, repetible y predecible, se está haciendo

referencia al concepto de proceso. El análisis y la simplificación de los procesos es una

idea que acompaña a la condición organizativa en la mayoría de los casos. Aplicar el

concepto de simplificación y mejora al análisis de los procesos, más que una moda, se

convierte en una cuestión de supervivencia.

En el documento se plantea un esquema de referencia de cómo distintas Administraciones

Públicas locales han mejorado y simplificado la forma de hacer las cosas, ya no por razones

de supervivencia en sentido estricto, sino por el convencimiento de que incrementando

el nivel de eficiencia en el modo de hacer se alcanza una mayor satisfacción de los usuarios,

del personal de la organización y, en definitiva, de la sociedad.

Si bien el concepto de mejora de procesos y simplificación administrativa llega con fuerza

a las entidades públicas en la década de los años noventa de la mano de la filosofía de la

gestión de la calidad, que convierte a los ciudadanos en la razón de ser de la función pública,

se trata de un elemento que vertebra a las distintas teorías organizativas. En este sentido,

el modo en que las organizaciones han establecido su “modo de hacer”, influye en su

capacidad de transformar los recursos en resultados de un modo más o menos eficiente.

El catálogo de técnicas vinculadas a la mejora de procesos conforma el conjunto de las

denominadas “herramientas básicas de la calidad”: los histogramas, el ciclo PDCA

((Plan), Hacer (Do), Comprobar (Check), Actuar (Act)), la tormenta de ideas, los diagramas

causa efecto o diagramas de Ishikawa, el diagrama de Pareto, los gráficos de

control y los diagramas de flujo. El conocimiento de su existencia y la mayor o menor

conveniencia de aplicar unas u otras dependerá, según los casos, de la decisión del responsable

o responsables en acometer el análisis.

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