Pasos de los 6 Métodos que ofrece el PMI para administrar un proyecto

Pasos de los 6 Métodos que ofrece el PMI para administrar un proyecto

1. Desarrollo de productos:

1. Identificación de las necesidades del destinatario:

Analizar las necesidades del cliente o destinatario.

1. Especificaciones del producto/ servicio:

Dominio de la solución y determinación de las especificaciones del producto o servicio a desarrollar.

1. Generación del concepto: Trabajar en el concepto del producto plasmándolo en un documento “hoja de concepto”, que contiene factores de mercado y elementos tecnológicos y financieros.

a) Búsquedas de información del destinatario y de la tecnología: serie de estudios y búsquedas de información adicionales de mercado y tecnológicas, necesarios para la generación del concepto del producto.

b) Redacción del concepto

1. Pruebas y selección del concepto: Probar ante el mercado los diversos conceptos del producto que se obtengan para realizar una selección definitiva.
2. Diseño del producto/servicio: Se utiliza el método adecuado según el área de aplicación de que se trate.
3. Fabricación del producto/puesta en marcha del servicio: fabricación y comercialización.

1. Consultoría Empresarial

1. Iniciación (Primera Fase):

• Primeros contactos con el cliente
• Diagnóstico preliminar que establece principales problemas y tendencias de la empresa en cuanto a ventas, utilidades, productividad, eficiencia, personal, etc.
• Planificación inicial del proyecto
• Establecimiento de la relación cliente-consultor
• Redacción y firma del contrato.

1. Diagnóstico (Segunda Fase): Diagnóstico de la empresa

• Establecer el modelo de referencia organizacional, administrativo, de producción o de otro tipo, que nos guiará en la búsqueda de los datos, y contra el cual se comparará la información encontrada para generar un resultado.
• Realizar un análisis y síntesis de hallazgos.
• Redactar informe
• Discutir con el cliente

1. Planificación de medidas (Tercera Fase):

• Generar alternativas de solución
• Evaluarlas
• Proponerlas al cliente
• El cliente selecciona una
• Planificar acciones a seguir

1. Aplicación (Cuarta Fase):

• Aplicar las medidas propias de la solución seleccionada
• Plantear propuestas de ajustes pertinentes
• Capacitar al personal involucrado

1. Terminación (Quinta Fase):

• Evaluar los logros obtenidos contra los objetivos del proyecto
• Preparar la redacción de un Informe final

1. Mejora de procesos de negocios

1. Fase I-Organización. Organizándose para la mejora de procesos:

• Crear equipo de administración del proyecto que deberá controlarlo y monitorearlo en su totalidad
• Crear equipo de mejora por cada proceso a trabajar.

1. Fase II-Documentación. Seleccionando una técnica de documentación:

• Elegir la mejor técnica de documentación en función de una serie de constituyentes propios del proceso a mejorar.
• Factores a considerar: Naturaleza del proceso e información, departamentos incluidos en la mejora, tecnología asociada con el proceso, situación geológica.
• Técnicas de documentación: Diagramas de estructura organizacional, diagrama de principios de proceso de negocio, diagrama global de proceso, diagrama detallado de proceso y diagrama de instrucciones.

1. Fase III-Análisis. Definiendo oportunidades de mejora:

• Pasos:

1. Realización del análisis propiamente dicho
2. Discusión de los resultados con los miembros del staff
3. Reporte al equipo de trabajo

• Aspectos de la empresa a analizar: Eficacia de la administración e la información, eficacia y eficiencia de archivos de datos, ciclos de tiempo y eficacia de los procesos de negocio analizados, etc.
• Propuesta de Megestec “programa de gestión de la innovación y tecnología del ITESO:

1. Determinar perfil general de la empresa
2. Elaborar inventario de procesos de negocio
3. Realizar un análisis de productos y mercados
4. Formular el inventario de capacidades tecnológicas
5. Evaluar las estructuras de las organizaciones y del desempeño empresarial
6. Analizar la mejora competitiva
7. Instaurar el cambio tecnológico

1. Fase IV-Diseño. Diseñando el nuevo proceso administrativo de negocios:

Pasos:

1. Determinar punto de arranque organizacional
2. Especificar aplicación de la información consistente en la especificación de la información necesaria, criterios de calidad asociados y controles a aplicar.
3. Diseñar estructura lógica
4. Diseñar estructura física

1. Fase V-Implantación. Instalando la solución del estado futuro

1. Formación de un equipo de implantación
2. Desarrollo de un plan de implantación
3. Implementación de un plan, primeros 90 días
4. Aplicación de las mejoras a largo plazo
5. Realización de mediciones y reporte de resultados
6. Comparación de logros VS objetivos iniciales
7. Recompensa a los miembros del equipo de trabajo

1. Fase VI-Administración. Administrando la organización del proceso administrativo de negocios para su mejora continua:

Actividades:

• Puesta en marcha de un sistema de documentación
• Mantenimiento a la documentación
• Definición de los procedimientos para introducir cambios
• Aclaración de las responsabilidades de los miembros del equipo del proyecto en la admin. de la organización

1. Desarrollo de software de aplicación

1. Especificación de requisitos:

• Definir el alcance y los objetivos del negocio
• Determinar riesgos
• Especificar requisitos funcionales modelados con actores y casos de uso
• Especificar otros requisitos no funcionales

1. Análisis de diseño:

• Elaborar el modelo de análisis:

1. Especificar y modelar clases y sus relaciones
2. Especificar y modelar la vista de comportamiento o modelo dinámico

• Elaborar el modelo de diseño (refinar modelo de análisis) hasta que sea prototipo de código

1. Estructurar clases en paquetes y subsistemas de diseño
2. Definir interfaces entre paquetes y subsistemas

1. Implementación:

• Definir organización del código en términos de subsistemas estructurados en capas
• Implementar clases y objetos en términos de componentes (código fuerte, bases de datos)
• Ejecutar pruebas de componentes como unidades
• Integrar resultados obtenidos producidos por desarrolladores individuales y equipos en un sistema ejecutable

1. Pruebas:

• Verificar interacciones entre objetos
• Verificar integración adecuada de todos los componentes del software
• Verificar que todos los requisitos se hayan implementado adecuadamente
• Asegurarse de que todos los defectos se hayan identificado y corregido antes de la liberación

1. Implantación de software de aplicación

1. Fase 1. Preparar un ambiente de operacional y uno de prueba separados: Permite proteger el sistema y evitar problemas que pudieran dañar los datos o interrumpir las operaciones durante las tareas de prueba.
2. Fase 2. Ofrecer capacitación a los usuarios, administrativos y técnicos:

• Usuarios:

1. Visión general del sistema y términos o palabras clave
2. Procedimientos de inicio y apagado del sistema
3. Menú principal y submenús
4. Funciones principales del sistema

• Administradores:

1. Obtención de los objetivos del negocio
2. Principales reportes que ofrece el sistema
3. Cómo requerir mejoras al mismo

• Equipo de TI:

1. Entrenar en la arquitectura del sistema
2. Documentación
3. Resolución de problemas
4. Entrenamiento de los usuarios y personal administrativo

1. Fase 3. Realizar la conversión de datos y el cambio del sistema:

• Conversión de datos: Cargar en el nuevo sistema los datos existentes y probarlo una vez que se cuente con el ambiente de test
• Cambio del sistema: Poner en línea el nuevo sistema y retirar el anterior, de forma directa, paralelo, piloteo o etapas intercaladas

1. Fase 4. Efectuar una evaluación luego de la instalación del sistema: Observar la calidad del nuevo sistema de información de forma integral.
2. Fase 5. Presentar un reporte final a la administración:

• Versiones definitivas de toda la documentación del sistema
• Modificaciones o mejoras a realizar a futuro detectadas
• Recapitulación de los presupuestos y cronogramas utilizados durante la instalación
• Resultados de los test

1. Formulación y evaluación de proyectos

1. Análisis de mercado:

• Descripción del bien o servicio: Descripción del producto en términos precisos.
• Análisis de la oferta: Hacer estudios primarios y secundarios que permitan conocer la oferta histórica y proyectada, factores de influencia del contexto favorables o desfavorables y principales competidores previstos en el mercado.
• Análisis de la demanda: Estudia demanda histórica y proyectada y sus elementos de influencia, principales clientes previstos y condiciones de venta del bien o servicio.
• Análisis de los precios: históricos y con estudio de los precios con que se saldrá al mercado y factores que influirán en ellos.
• Esquemas de comercialización: define el mercado meta de interés y nichos, especificar convenios o contratos de comercialización existentes y regulaciones legales.

1. Estudio técnico:

• Análisis de la organización: describir figura legal de la organización que desarrollará el producto, misión, visión y valores empresariales, estructura, empleados, forma de gobierno y accionistas
• Localización del proyecto: a nivel micro y macro, tomar en cuenta clima, humedad, hidrografía, servicios públicos y de salud, vivienda, comunicación, estudio de impacto ambiental, etc.
• Infraestructura: describir procesos productivos que conlleva el proyecto, definir activos indispensables e inversiones en infraestructura por hacer

1. Estudio económico:

• Análisis de ingresos y egresos: Estimar volumen de producción, precio de venta, costos variables y costos fijos.
• Determinación de la necesidad de capital de trabajo: Calcular capital de trabajo necesario por medio del método del déficit acumulado máximo.
• Proyección del flujo de efectivo: por medio de las condiciones de financiamiento y las tablas de amortizaciones.
• Estados financieros: constituidos por activos y pasivos, capital, estados de resultado y razones financieras
• Proyectos financieros: Permiten saber cómo se comportarán los ingresos y egresos, el financiamiento y las amortizaciones.

1. Estudio financiero:

• Determinación de la TREMA: Tasa de Rentabilidad Esperada Mínima Aceptable. Dice si la inversión es más interesante que una tasa de interés seleccionada y la inflación.
• Valor presente neto (VPN): ayuda a comparar flujos de efectivo a futuro y determinar cual es el que proporciona el mejor rendimiento para nuestra inversión.
• Tasa interna de rendimiento (TIR): medida del rendimiento de un flujo de efectivo por periodo.
• Punto de equilibrio económico (PEE): indica en qué momento los ingresos del proyecto serán iguales a sus costos
• Periodo de recuperación de la inversión (PRI): establecer en qué tiempo se recuperará el monto invertido en el proyecto

1. Análisis de riesgos:

• Análisis de riesgo empírico: indica que tan sensibles son los indicadores financieros, se estima con base en la experiencia.
• Asignación de pesos específicos
• Escenarios optimistas y pesimistas
• Evaluación final: Síntesis de las evaluaciones y estimaciones de riesgos, se expone en un reporte final.

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