Planeación De Un Evento

PLANEACIÓN DE UN EVENTO Toda planeación de un evento debe considerar los siguientes aspectos:

1. DEFINIR LOS OBJETIVOS Del fin que se persiga con la realización del mismo, depende la fase de preparación. Por eso es indispensable definir sus objetivos generales y específicos.

2. PROGRAMACIÓN ACADÉMICA Y SOCIAL

Una vez establecidos los objetivos se entra a definir un programa académico con el cual se pueda alcanzar el propósito del mismo. Como parte integral de todo evento es necesario definir también las posibles actividades culturales y sociales que se realizarán, con el fin de elaborar un cronograma.

3. DURACIÓN

La programación académica y las actividades culturales, son la base para determinar el tiempo que se requiere para realizar el evento y una fecha aproximada de realización, la cual no debe ser inferior a seis meses para eventos nacionales. En ocasiones, se definen los objetivos y se establece de una vez la duración del evento, tiempo dentro del cual se deben enmarcar las actividades académicas, culturales y sociales.

4. NÚMERO DE ASISTENTES

Para seleccionar el sitio del evento es necesario hacer un análisis objetivo de los posibles asistentes. Aun cuando estos eventos generalmente son abiertos, habrá que fijar un tope máximo de participantes.

PRESUPUESTO GENERAL DE UN EVENTO

El costo total del evento y el valor de la inscripción se determinan con base en los presupuestos elaborados por los distintos comités, a los cuales se les asignará éstas y otras funciones a cumplir durante la realización del evento. El número de comités y sus integrantes dependerá de la magnitud del evento y de la disponibilidad de los recursos que la organización pueda dedicar para este fin.

Las siguientes son las actividades mínimas que deben considerarse, para definir los costos del evento y los comités que deben conformarse:

• Salones de conferencia.

• Actos sociales.

• Material impreso.

• Transporte terrestre y aéreo para desplazamiento de los participantes en las ocasiones determinadas en el programa.

• Invitados especiales. Se refiere a los conferencistas que asistirán al evento, para los cuales deben prever tiquetes, alojamiento, transporte individual, honorarios y obsequios.

• Alquiler de recursos físicos como sonido, fax entre otros.

Una vez conocidos los costos anteriores, se puede tener una aproximación objetiva al valor total del evento. Se debe prever además una partida adicional para imprevistos y gastos varios, de disponibilidad inmediata. Definida la viabilidad del evento, se acuerda la fecha definitiva de realización.

ORGANIZACIÓN DEL EVENTO

En primera instancia debe haber un coordinador general del evento con autonomía para autorizar gastos y un comité organizador conformado por cada uno de los responsables de los comités definidos, quienes conjuntamente asignarán funciones y elaborarán el plan general de trabajo, como mínimo con cuatro meses de anticipación, el cual servirá de base para el plan individual de cada comité.

COMITÉ DE ADMINISTRACIÓN

Tiene a su cargo la parte financiera del evento (movimiento de cuentas, pagaos, facturas, recaudos por inscripción) y el apoyo logístico en general, el cual incluye sitios para los actos de instalación y clausura, sitios de reuniones, recursos físicos: mesa principal, micrófonos, sonido, fax, computadores, máquinas de escribir, fotocopiadoras, mesas, sillas, casetes, atril, papelógrafos, medios audiovisuales y elementos de oficina entre otros.

COMITÉ ACADÉMICO

Se encargará de hacer los contactos con los conferencistas, ponentes, participantes en mesas redondas y de coordinar la recepción de las ponencias, conferencias, discursos y conclusiones, las cuales harán parte de las memorias del evento. Deberá acordar con el subcomité de Recepción y Alojamiento, los detalles del desplazamiento y permanencia de los conferencistas.

COMITÉ DE RELACIONES PÚBLICAS

Aun cuando el éxito del evento depende del buen funcionamiento de todos los comités, éste es quizás el de mayor incidencia para una imagen positiva del evento, puesto que tiene a su cargo las actividades de promoción, divulgación y atención directa a los participantes y es por esto que debe constituir internamente subcomités así:

• PROMOCIÓN Y DIVULGACIÓN

Es el encargado de promover el evento, de enviar a sitios estratégicos y con la debida anticipación los afiches del evento, previamente definidos también por este comité. Así mismo debe hacer llegar a los posibles asistentes, según análisis realizado, folletos con toda la información, los cuales deben contener como mínimo los siguientes datos: fecha y sede del evento, objetivos, programa académico, programa social, expositores, tarifas de hoteles, solicitud, valor y dirección de la inscripción, fecha máxima de confirmación e integrantes del comité organizador. Esta promoción debe hacerse de manera escalonada y sostenida, por lo menos con cinco meses de anticipación, hasta la realización del evento. Cuando sea necesario hará los contactos con la radio, la prensa y la televisión, para su divulgación por estos medios.

Es el encargado también de elaborar y colocar pancartas de bienvenida en sitios estratégicos como aeropuerto, hoteles y salas de reunión y de la impresión del material necesario: programa definitivo, escarapelas, tarjetas de invitación, carpetas, distintivos de salones, programas generales, planillas, talonarios de recibo, certificados del evento, plegables y en general toda la papelería que se considere debe ir impresa. Los siguientes son algunos de los formatos de mayor utilización.

a. INSCRIPCIONES

En este momento se recogen las primeras impresiones. Si el procedimiento es funcional y ágil, se establece un sentimiento de confianza y si, por el contrario, los trámites son confusos y desordenados, los participantes se forman, de entrada, una imagen negativa y de descontento, lo que dificultará el desarrollo normal del evento.

El sitio de la inscripción debe estar ubicado en un lugar visible con suficiente espacio, de manera que pueda agrupar un buen número de asistentes. Según el tipo de evento y su magnitud, se deben ubicar tantos puestos de trabajo como los exija el mismo. La distribución de estos puestos puede hacerse por delegaciones, por regiones o simplemente por grupos de letras en orden alfabético. Hoy día la utilización del computador para esta actividad ha agilizado y organizado el proceso de inscripción.

b. ESCARAPELAS Y MATERIALES

La organización de esta sección

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