¿Por qué es importante la planificación? ejemplo de Don Gino

¿Por qué es importante la planificación?  La planificación ayuda a los empresarios a mejorar las probabilidades de que la empresa  logre sus objetivos. Así como también a identificar problemas claves, oportunidades y nuevas estrategias.  El proceso de planificación requiere el seguimiento de ciertas fases o etapas:   ETAPA 1: PLANIFICACIÓN  

1. 1- Identificación del problema.- En esta etapa se realiza la definición y determinación de los problemas actuales y futuros. Es una etapa de recolección y análisis de información.

 Tomemos el ejemplo de nuestro emprendedor, Don Gino, dedicado a la preparación de almuerzos para industrias, que se le presenta la posibilidad de conseguir la concesión de la comida del personal de una fábrica con 800 empleados. Para ello, deberá realizar una planificación sobre cómo poder satisfacer este nuevo mercado. Para lograr sus objetivos, evaluará si es conveniente o no lo es, a través de una investigación en ese mercado y una consideración de lo que dejará de hacer (actualmente atiende a 2 fábricas que le representan 500 almuerzos diarios) para dedicarse a este comedor.  

1. 2- Especificación de objetivos.- Se fijará una primera aproximación sobre la situación futura deseada, estableciendo los objetivos que permitan alcanzarla, los que deberán ser coherentes con los recursos disponibles. Los objetivos especifican los resultados esperados, señalando a qué se le deberá dar prioridad y qué tendrá que lograrse mediante la red de estrategias, políticas, procedimientos, reglas y programas.

 Siguiendo con el ejemplo de Don Gino, él deberá establecer cuáles objetivos son los que desea que tengan éxito, ya que la idea es ofrecer el servicio en la fábrica pero también seguir vendiendo a sus otros dos clientes. Para ello estimará una cantidad de producción de lo que pretende vender en el interior de esa fábrica, por ejemplo, pensar en que tendrá que satisfacer un volumen de ventas de 800 raciones, o estimar que venderá solamente 300 raciones. O sea, deberá tener en cuenta que le puede ir muy bien o muy mal y en este caso tendrá que prever que no solamente atenderá a sus dos clientes actuales sino que su servicio deberá considerar satisfacer la demanda de un nuevo cliente, para ello tendrá que diseñar procedimientos para que en la empresa se produzcan las cantidades necesarias y suficientes para poder cumplir con los mercados que pretende alcanzar.  

1. 3- Desarrollo de premisas para implementar pronósticos, políticas y planes.- Esto implica la elaboración de supuestos (eventos probables que pudiesen ocurrir pero que aún no han sido comprobados) que se basan en la experiencia, información de mercado o conocimiento de la realidad. Ejemplo: “Don Gino basado en su experiencia, estima que en un inicio el número de raciones que venderá en la nueva empresa será de 500 raciones”.

 Las políticas que se deben implementar en esta etapa, están referidas a los criterios generales de ejecución que apoyan el logro de los objetivos y facilitan la implementación de las estrategias diseñadas dentro de la empresa u organización.  

1. 4- Determinación de cursos alternativos.- Ahora bien, supongamos que nuestro empresario cree que todo va a salir bien en este nuevo comedor de la fábrica; pero, convengamos que puede ser que no sea así; entonces va a elaborar también un curso alternativo que podría ser: ampliar el mercado dedicándose a la venta en otras fábricas; por si las cosas no salen como lo planificó.  

1. 5- Evaluación de cursos alternativos.- Aquí, y siguiendo con el ejemplo de nuestro microempresario, se evaluarán los cursos alternativos y las posibilidades de éxito de ese negocio en esa fábrica en particular, para lo cual tendrá en cuenta si todo va a salir bien o todo va a salir muy mal. Significa que decidirá si:  

 (a) Reducir el valor de los precios de venta de sus productos.  (b) Hacer promociones del estilo: lleve dos pague uno.  (c) O, en el caso extremo, decidirá no vender más en las fábricas y abrir su propio local para venta al público.  

1. 6- Seleccionar un curso.- Se deberá considerar si los cursos de acción alternativos son aconsejables y decidirá los mejores para su puesta en marcha. Asimismo elaborará estos planes alternativos.  

1. 7- Formulación de planes derivados o planes de apoyo.- Cuando se toma la decisión, pocas veces la planeación está completa; en muchas oportunidades se necesitan planes derivados que apoyen el plan central, como por ejemplo la necesidad de compra de equipos, de materiales o recursos necesarios para ejecutar el plan básico.

 Quizás en nuestro ejemplo el emprendedor, don Gino, para poder seguir su plan deberá comprar una cocina más, o una refrigeradora o incorporar una nueva persona que le ayude en las tareas.  

1. 8- Traducir en cifras los planes mediante el uso de presupuestos.- Por ejemplo, vamos a suponer que los valores presupuestados serán de:  

 Planificación Alternativa (1):  $ 3.200 (compuesto por los costos variables más los costos de los trabajadores, que componen el monto mínimo para poder operar en el negocio de comidas).   Planificación Alternativa (2):  $4.500 (compuesto por los costos variables, más los costos de los trabajadores, que componen el monto mínimo para poder operar en el negocio de comidas). Es decir que se tendrá que planificar los valores en función del dinero que va a invertir, deberá averiguar precios de insumos, costos de la mano de obra necesaria para poder cumplir con el objetivo planificado, etc.  En resumen la etapa de planeación es fundamental para el éxito del negocio.

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