Praparacion De Una Reunion Kn Exito

Pasos para preparar una reunión con éxito

1. Definir el objetivo de la reunión: Lo primero que hay que hacer es saber qué es lo que se quiere conseguir y qué caracter va a tener (informativo, ejecutivo, proposicional…).

2. Tantear el ambiente: Si no quieres encontrarte con una bomba emocional encima de la mesa deberías de hablar con las personas clave y sondearles sobre los temas profesionales y personales pertinentes.

3. Diseñar el orden del día: Aprovechando la información recogida en el paso anterior ya se está en condiciones de elaborar un orden del día. Recuerda un último punto de ruegos y preguntas.

Actualización (Gracias al comentario de Anna): Junto con el orden del día hay que enviar toda la documentación que se vaya a utilizar durante la reunión (o al menos el sitio donde poder localizarla). Así los asistentes podrán trabajarla antes de asistir a la misma.

4. Reserva el espacio: Es muy importante asegurarse de que se va a tener disponibilidad de un espacio apto para una reunión, sin que haya interrupciones, y que tenga todo lo necesario para el buen desarrollo de la misma.

5. Convocatoria: No elijas nunca la primera hora de la mañana ni hagas reuniones después de comer. Envía la convocatoria con el orden del día con tiempo suficiente para que los asistentes puedan prepararse los puntos a tratar, y puedan reorganizarse la agenda. Especifica la duración de la reunión y sé riguroso con el tiempo cuando se esté desarrollando.

Extra: Todas las reuniones son por definición políticas, pero si además se van a tomar decisiones o se va a llegar a acuerdos, entonces hay que llegar a la reunión con las cosas muy claras y, a ser posible, cerradas. Lo peor que puede pasar en una reunión con intereses enfrentados es abrir el melón encima de la mesa.

CONCLUSION

A mi parecer que una reunión se debe realizar con tiempo, y mucha organización ya que ahí se van expresar distintas estrategias y puntos de vista, con ello se llegaran acuerdos.

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