Presupuesto Empresarial

INTRODUCCIÓN

Se le llama presupuesto al cálculo anticipado de los ingresos y gastos de una actividad económica (personal, familiar, un negocio, una empresa, una oficina, un gobierno) durante un período, por lo general en forma anual. También los presupuestos se pueden considerar como un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organización. El presupuesto también es considerado como el instrumento de desarrollo anual de las empresas o instituciones cuyos planes y programas se formulan por término de un año.

El presupuesto no se limita solamente a la planificación a nivel empresarial y organizacional sino también a la planificación a nivel gubernamental ya que son muy utilizados por los gobiernos como un mecanismo de control y planeación de los gastos con el fin de disminuir la incertidumbre y los riesgos generados por la misma.

DESARROLLO

I.- PRESUPUESTO EMPRESARIAL.

1.- Presupuesto empresarial.

1.1.- Definición.

Un presupuesto es un plan integrador y coordinador que expresa en términos financieros con respecto a las operaciones y recursos que forman parte de una empresa para un periodo determinado, con el fin de lograr los objetivos fijados por la alta gerencia.

1.2.- Objetivos.

Los objetivos del presupuesto son:

• Consideración del futuro, para que los planes trazados permitan la obtención de la utilidad máxima, de acuerdo con las condiciones que se presenten.

• Asegurar la liquidez financiera de la empresa.

• La coordinación de todas las actividades, para obtener ese fin.

• Establecer un mecanismo de control para conocer si los planes son llevados a cabo y determinar la dirección que se lleva en relación con los objetivos establecidos.

1.3.- Importancia

Los presupuestos han sido y seguirán siendo la mejor herramienta de planeación para todo tipo de empresa u organización, es como contar con la “guía de vuelo” en la organización y tener las bases que indican hacia dónde vamos. Deben constituirse en la referencia obligada para todos los gerentes marcando el rumbo del negocio para el período establecido.

1.4.- Características.

Se pueden citar las siguientes:

• Son expresados en términos financieros.

• El alcance de su ejecución puede ser temporal, territorial o sectorial.

• Un presupuesto tiene en cuenta los objetivos financieros de una empresa y le ayuda a lograrlos, controlando la cantidad de recursos que se gasta o invierte.

• También se prepara para afrontar gastos imprevistos.

• Fija responsabilidades en la organización.

2.- Requisitos para instalar un presupuesto empresarial.

Para que los presupuestos logren su cometido de forma satisfactoria, deben observase los siguientes requisitos:

2.1.- Conocimiento de la Empresa.

El conocer los objetivos y políticas de la empresa es de gran utilidad. Los primeros nos van indicar a dónde queremos llegar, van a señalamos el campo de operaciones, especificarán su tamaño y horizontes esperados y definen sus funciones; éstos deben ser establecidos cuidadosamente, y de forma que sean alcanzables. Las segundas serán las directrices a seguir para saber cómo enfrentarnos a las distintas situaciones que se nos presenten; representan actitudes o puntos de vista que la compañía procura mantener en forma consistente en todas sus operaciones. En cuanto a lo que se refiere a la organización, es importante que exista un organigrama general y otro por cada departamento para definir claramente las áreas de responsabilidad y las líneas de autoridad, pues en la elaboración del presupuesto intervendrán los gerentes de cada área así como los subordinados.

2.2.- Total apoyo de la alta gerencia.

Para su buena realización y desarrollo es indispensable asegurarse que los directivos apoyen la implantación del presupuesto. Esto hace que el presupuesto se convierta en un plan de acción operativa y un patrón de control comparando lo presupuestado contra lo real.

2.3.- Exposición del plan o política.

Esto tiene como fin informar el trabajo y coordinar las funciones de las personas que intervienen en la elaboración del presupuesto. Es muy importante que las personas que intervienen en la elaboración del presupuesto estén de acuerdo con ello y conozcan bien cuál será su labor para que sea más fácil el trabajo. En algunas empresas puede existir la necesidad de capacitar al personal de nivel gerencial para obtener mejores resultados.

2.4.- Coordinación para la ejecución del plan o política.

Para que cada uno de los presupuestos de los diferentes departamentos de una empresa formen parte del presupuesto general y éste sea como una unidad, es necesaria la presencia de una persona que actúe como coordinador de todos los departamentos que intervienen en el plan. A esta persona se le denomina Director del Presupuesto. Lógicamente, esta responsabilidad debe recaer en manos de un funcionario con preparación técnica y con un conocimiento amplio de la compañía en cuanto a su organización y aspecto financiero, así como del sistema contable de la entidad, tomando en cuenta el tamaño de la empresa y las necesidades de ésta, porque el Director del Presupuesto va a ver la empresa de manera global.

2.5.- Fijación del Período Presupuestal.

Otro de los requisitos indispensables para poder ejercer el control presupuestal es la fijación del lapso que comprenden las estimaciones. Esto dependerá de la estabilidad o inestabilidad de las operaciones del negocio. En resumen, es aconsejable establecer períodos del presupuesto por un año dividido en meses, para poder comparar mensualmente los resultados obtenidos contra lo planeado, con el fin de detectar desviaciones y así prever en lo que sea posible para el mes siguiente.

2.6.- Dirección y Vigilancia.

El siguiente es será revisar periódicamente las estimaciones y las actividades que se van desarrollando y, de ser necesario, modificarlas. Un buen presupuesto requiere de un trabajo continuo y minucioso, y que la persona encargada de vigilarlo posea los conocimientos necesarios para ver que se cumpla y se lleven a cabo las modificaciones cuando las circunstancias así lo requieran. De esta manera, el presupuesto podrá ser un verdadero instrumento de control para la empresa.

3.- Ventajas y limitaciones

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