Presupuesto Escolar

Presupuesto Escolar

El presupuesto implica el establecimiento de un plan integrado y coordinado, que se expresa en términos financieros, respecto a las operaciones y recursos que forman parte de una empresa, por un período determinado. Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros, que debe cumplirse en determinado tiempo, y bajo ciertas condiciones previstas.

Johnson, Kurtz y Scheuing (1996) refieren que los presupuestos “son programas en los que se les asignan cifras a las actividades; implican una estimación de capital, de los costos, de los ingresos, y de las unidades o productos requeridos para lograr los objetivos establecidos” (p. 298). Para estos autores, los presupuestos son un componente indispensable al planear, ya que a través de ellos se proyectan en forma cuantificada, los elementos que necesita la empresa para cumplir con sus metas. Por tanto, todo administrador debe desarrollar un presupuesto operacional, considerando los elementos necesarios para el beneficio de la empresa.

Sin lugar a dudas, el estudio de aspectos gerenciales relacionados con la administración de los recursos fiscales en instituciones, es un tema de gran interés. A partir de esta información, se examina el concepto de presupuesto escolar. A su vez, se señalan los propósitos, las funciones y los ciclos del presupuesto.

A. Presupuesto escolar y su relación con la planificación

Todo director tiene que realizar un estudio de necesidades antes de preparar el presupuesto de la escuela. En el estudio, se toman en cuenta todas las necesidades de la comunidad escolar: maestros, estudiantes, padres, conserjes, guardia, y demás empleados. “El análisis de la necesidad es un elemento esencial para determinar la magnitud y la extensión del problema o necesidad” (Soberal, 2006, p. 28). Este estudio debe incluir los indicadores o variables programáticas y administrativas que intervienen en el proceso de enseñanza y aprendizaje, que deben considerarse en la redacción del plan de trabajo para alcanzar un producto de excelencia. El presupuesto operacionaliza el plan de trabajo.

El presupuesto de la institución educativa es el resultado de un proceso que comienza desde que la escuela elabora su plan de trabajo y su estudio de necesidades. Una vez realizadas las dos actividades anteriores, se deben cuantificar las asignaciones (recursos por partida) que se requerirán para poner el plan en acción.

B. Puntos importantes a considerar al preparar el presupuesto escolar

Los puntos importantes a considerar al preparar el presupuesto escolar son los siguientes:

1. Los presupuestos de las escuelas se nutren de fondos que tienen un origen diferente: (1) fondos estatales, provenientes de la Resolución Conjunta de Gastos de Funcionamiento de la Agencia, aprobado por la Legislatura, o (2) fondos federales, provistos de acuerdo a legislaciones federales.

2. Los fondos tienen fecha de comienzo y terminación, comprendidos en un período al que se le llama vigencia.

3. Cada presupuesto se detalla en partidas y objetos de gasto.

4. Para efectos de la utilización de los fondos, es necesario recordar que existe una cifra de cuenta definida que identifica la partida. El director debe conocer los componentes de las cifras de cuentas para no confundir las mismas.

Es importante mencionar que los códigos correctos para las asignaciones y los objetos de gasto, definidos en el Reglamento número 49 del Departamento de Hacienda, definen de forma más específica el uso que se le dará a los fondos. Este reglamento se emite para establecer “las normas básicas a seguir con relación a las asignaciones presupuestarias y fondos públicos” (Reglamento núm. 49, 2007). Hay que garantizar el cumplimiento de los propósitos de cada una de las leyes que lo componen. Los objetivos principales que crea el fondo deben garantizarse: óptimo nivel de aprovechamiento, mejoramiento escolar, desarrollo profesional, entre otros.

C. Propósitos del presupuesto

Para llevar con éxito la aplicación del sistema presupuestario, se deben tener en cuenta cinco directrices fundamentales, con el fin de lograr los resultados deseados:

1. Apoyar la planificación integral y sistemática de las operaciones anuales.

2. Ayudar a concretar y a cuantificar los objetivos institucionales para cada una de las divisiones, logrando así el cumplimiento de las metas previstas.

3. Motivar a los responsables de hacer los planes definidos en el presupuesto.

4. Posibilitar evaluar el grado de consecución de los objetivos institucionales.

5. Permitir evaluar las actuaciones del personal administrativo.

El presupuesto se elabora para que el administrador tenga control de los gastos financieros. Anualmente el Departamento de Educación, mediante la Oficina de Asuntos Federales, ofrece apoyo técnico a los directores en la preparación del presupuesto del plan comprensivo escolar. El plan comprensivo escolar “es un documento que identifica las estrategias e iniciativas que se utilizarán para atender las necesidades y cumplir con la visión, misión y metas del Departamento de Educación, y a su vez, de cada escuela en el sistema público de enseñanza, en un periodo de tiempo establecido” (Plan comprensivo escolar, 2010).

D. Principales funciones del presupuesto

Las funciones que desempeñan los presupuestos dependen, en gran parte, de la propia dirección de la institución. “Las necesidades y expectativas de los directivos, y el uso que hagan de los presupuestos, están fuertemente influidos por una serie de factores relacionados con los antecedentes gerenciales, y con el sistema empresarial” (Robbins y Coulter, 2005, p. 459). De manera ideal, se espera que las principales funciones del presupuesto sean las siguientes:

1. Planificar: Planificar es conocer el camino a seguir, interrelacionar actividades, establecer objetivos y dar una adecuada organización. Por tanto, el presupuesto debe estar relacionado necesariamente con la planificación, para que los objetivos puedan cumplirse. Los presupuestos y los planes de gastos son esenciales para usar el crédito prudentemente, y cumplir con las metas establecidas. Una buena planificación del presupuesto escolar se dará en la medida en que desde el inicio se asignen fondos de acuerdo a las necesidades identificadas, logrando así reducir el número de transferencias.

2. Evaluar: La evaluación es una actividad inherente al proceso de planificar el presupuesto, y debe incluirse en el diseño del plan, con el propósito

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