Principios básicos de la administración

Tarea 1. Principios básicos de la administración

A continuación se describen 14 ejemplos de los principios básicos de la administración formulados por Henry Fayol.

1. División del trabajo.

La correcta delimitación y división de funciones es primordial para el buen funcionamiento de la empresa. Se debe explicar claramente el trabajo que cada colaborador debe desempañar. Además, se debe aprovechar la especialización del personal para aumentar la eficiencia.

Una empresa dedicada a la venta de artículos electrónicos, tiene la necesidad e iniciativa de crear un medio de difusión de sus productos a través de un volante, en donde las personas puedan ser atraídas para ser futuros clientes.

En este proyecto participan los 4 gerentes de área que dirigen la empresa; el gerente de finanzas, bajo su análisis de costos y gastos otorga el presupuesto disponible para realizar el volante; el gerente de ventas, basado en los reportes y estadísticas de venta propone los principales productos que aseguren su desplazamiento por ser atractivos para las personas; el gerente de compras, elije los proveedores y negocia con el objetivo de reducir costos y que de los artículos seleccionados siempre haya existencia; el gerente de mercadotecnia, propone el diseño y las estrategias para que el mensaje llegue a la comunidad.

Con este ejemplo los gerentes al realizar las actividades en la que están especializados, separando su función entre ellos, aumentan las probabilidades de éxito de este proyecto, ya que se aprovechan sus conocimientos en cada tema.

1. Autoridad y responsabilidad.

A pesar de que el cargo otorga la autoridad formal, no siempre se tendrá obediencia si no existe la capacidad de liderazgo. Por ello, es necesario tener la capacidad de dar órdenes y que ellas se cumplan. La autoridad conlleva responsabilidad por las decisiones tomadas.

        El nuevo jefe de la oficina llega en un mal momento, ya que los indicadores de productividad y actitud de los empleados están por los suelos. Él, como medidas emergentes para sanear todos los puntos débiles de su oficina asigna actividades, dos de ellas es exigir la puntualidad y que el personal venga desayunado.

        Al principio, sus empleados se negaron, aunque el jefe explico que su responsabilidad era cumplir con los objetivos y metas de la empresa. A medida que pasaron las semanas, la actitud y productividad de sus compañeros mejoro, puesto que vieron con el ejemplo y con pruebas de que esas dos medidas hacían que llegaran a la oficina con más energía, despiertos y con más concentración.

        A pesar de la negativa inicial si el jefe no hubiera tenido la autoridad para respetar su orden, no se hubieran realizado estos cambios en beneficio de la empresa.        

1. Disciplina.

Cada miembro de la organización debe respetar las reglas de la empresa, como también los acuerdo de convivencia de ella. Un buen liderazgo es fundamental para lograr acuerdos justos en disputas y la correcta aplicación de sanciones.

Una persona con experiencia media en la administración y otorgamiento de créditos, está en busca de un empleo y ofrece su curriculum en una micro financiera nueva en la ciudad. Al ir a la entrevista con el gerente se percata de que ya tiene antigüedad en esta y que lo transfirieron de otra ciudad. Seguido el proceso, lo contratan.

El nuevo empleado procede a firmar sus documentos de contratación y entre ellos se da cuenta que le dan a leer un “Reglamento interno de trabajo” en donde están descritas las restricciones y responsabilidades que debe llevar dentro de su oficina.  Hasta este punto, el ejemplo obedece que en la empresa existe disciplina a través de su reglamento.

Durante sus primeros días el nuevo empleado nota que el gerente consume alimentos en horario laboral y en su escritorio, cuando el reglamento dice que no está permitido. Después, el nuevo empleado realiza esta práctica

Parte importante de este principio es en sí tener las reglas que rigen el juego, sin embargo, es trascendente el hacer respetar las reglas con el ejemplo y tener una consecuencia al romperlas.

1. Unidad de mando.

Cada empleado debe recibir órdenes de un sólo superior. De esta forma, se evitan cruces de indicaciones a modo de fuego cruzado.

        Cada colaborador de una empresa, debe ser subordinado de una sola persona, es decir, debe tener un solo jefe que le dé instrucciones precisas para realizar sus actividades.

        En una empresa existen vendedores que tienen una rutina de cuidar la imagen de su sucursal con la intención de tener el escenario ideal para dar la correcta atención al cliente, actividades que son encomendadas por un Jefe de Tienda al que le reportan directamente. Una de esas actividades es que a las 7:55am, antes de abrir deben de prender las computadoras.

Un día llega de visita el superior del Jefe de Tienda que es el Gerente de Ventas, este les dice a los vendedores que a las 7:55am deben de abrir la sucursal. Los vendedores confusos atienden la instrucción del puesto más elevado y lo hacen. Los clientes empiezan a entrar y no tienen el sistema listo para realizar su proceso de venta.

Al recibir dos instrucciones, los vendedores confusos realizan una acción que entorpece la operación diaria de la sucursal, dando una mala imagen y atención al cliente.

1. Unidad de dirección.

Se debe generar un programa para cada actividad. Todo objetivo de tener una secuencia de procesos y plan determinado para ser logrado. Además, de contar con un administrador para cada caso.

En una empresa dedicada a la venta al por menor de abarrotes, tienen un encargado del área de promociones, es un proceso que dice que mensualmente, este encargado instruye a los empleados de qué manera de colocar y acomodar determinados productos, previamente seleccionados de acuerdo a volumen de venta y temporada.

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