Procedimientos de Ventas, Ingreso, Almacenamiento y despacho de Mercadería
Enviado por joelrm • 19 de Enero de 2020 • Informe • 1.777 Palabras (8 Páginas) • 330 Visitas
Procedimiento de Compra, Almacenamiento y Despacho en Economato - Logística
Nombre | Cargo | Firma | Fecha | |
Elaborado | Joel Ramírez | Asistente de Gerencia General | ||
Revisado | ||||
Aprobado |
- Objetivo
Establecer los procedimientos de Ventas, Ingreso, Almacenamiento y despacho de Mercadería para prevenir errores en el proceso.
- Alcance
El presente procedimiento se aplicará al personal que labore en las área de Ventas, Marketing y operaciones.
- Definiciones
Orden de Compra: Documento interno mediante el cual se realizan las operaciones de compra con proveedores. Este documento incluye: tipo de producto, cantidad, precio , forma pago, fecha de entrega y V.B. de aprobación.
Devolución: Evento que se origina cuando en la orden de compra se solicitó un producto errado, o el proveedor envió un producto equivocado y con distinto precio.
Canje: Evento que se origina cuando el proveedor ha enviado un producto con el mismo precio, pero que difiere en las características propias del producto solicitado, o el producto enviado se encuentra defectuoso.
- Procedimientos
5.1 Procedimientos de Compra
Responsable | Nº | Actividad | |
Cliente | 1 | Cliente (Gerente de Línea) se comunica con jefe de Ventas y envía line up (L-V): Stock por tienda / ventas por tienda / Stock Nacional y Proyección de ventas nacional (curacao 75%). | |
El despacho una negociación ventas / cadena. | |||
Casos de campaña nuevo paquete, se reúnen mkt ventas y fijan precios (de acuerdo al costeo inicial (idea de producto y costeo) margen y precios de la competencias) estrategia de ventas. | |||
Grte. Ventas | 2 | Evalúa informe y evalua situcacion de inventarios si es asi genera una orden de pedido de orden de compra u orden de consifna -(producto de alta rotación) u orden de consigna (baja rotación) según el formato de cliente (promotor se incentiva que impulse a la consigna y la compra) (2 a 5 stock minimo) | |
Productos en provincia sin movimiento, Fija evalua precios costeo, previa coordinación de grencia gral (utilidad cero, minima o perdida) caso de poca rotacios. | |||
Cliente | El Revisa orden generada y el genera la orden de compra u orden de consigna, y envía a Operaciones con copia a ventas, grecia general y administración y finanzas.. | ||
Operaciones | Encarga de atender orden | ||
Caso cliente de cadena solicita un producto con specificaciones diferentes a nuestros paquetes entonces promotor o vendedor de la cadena se comunicaca con ventas y le da las características, se costea producto ventas, mkt y ventas coloca el precio de venta considerando el margen de ganancia, | |||
Se envía orden de orden de pedido al flujo anterior. | |||
Codigioo de modelo lo genera marketing ventas código de descripción, descriptivo para operacionesen el cual esta las carcteristicas que arman. | |||
Curacao genera tercer código el cual esta hecho 345507 ejemplo el cual trabajo para los futuros pedidos, | |||
Cliente reporte envía vianey lopez operaciones que da cuantas maquinas están en la cadena le pide a operaciones cuantas a despachado y el reporte ventas de la cadena por gerencia gral la información de curazao a parte tienes la información de los promotores, y del supervisor…. Cheque ventas de nosotros y competencias,Tu le comunicas a promotores y le dices que informe a cadena, a gerente de línea tienda ellos generan una orden de sugerencia a logística manda una orden de compra /consignación (operaciones), reportes de la semana anterior ventas recibe información de que vendieron quizás a electra, y de ahí como curazao el Electra representa 25% se sugiere a laos promotores y le dio que informe que pida tanto de tal produto que pida tantos productos por que llos | |||
Definición de lugares y cantidades de despacho los fija ventas caso de caracao en caso de electra los define la cadena. Y el tiempo. | |||
Electra logística pesa alto sobre ventas. | |||
Curacao ventas define pesa mas que logística. | |||
Área Solicitante | 1 | Envía el requerimiento mediante el módulo de economato (AS-400) durante los primeros 5 días útiles de cada mes o el jefe del área solicitante envía el requerimiento mediante e-mail a almacén. | |
ECONOMATO | Auxiliar de Compras | 2 | El Auxiliar de Compras recibe requerimiento y revisa Stock. |
Auxiliar Recepción y Despacho | 3 | Si hay stock, realiza el despacho del pedido en los 5 días siguientes de realizado el pedido. | |
Auxiliar de Compras | 4 | Si no hay stock, solicita cotizaciones a proveedores de acuerdo al requerimiento. Caso de ser O.C. recurrentes, el plazo de entrega será también de 5 días. | |
Proveedor | 5 | Envía la cotización de acuerdo a lo solicitado. Se evalúan 2 cotizaciones. | |
ECONOMATO | Auxiliar de Compras | 6 | Una vez analizadas las propuestas y tomada la decisión, se genera la orden de compra. |
Coordinador de Economato | 7 | El Coordinador de Economato revisa la O.C., en función a la evaluación aprueba o desaprueba, así también revisa que O.C. tenga el Visto bueno de las Gestores de Línea de Gasto (GLG). | |
INTERVENCIÓN | Jefe de Intervención | 8 | En caso la OC sea aprobada por el Coordinador de Economato el Jefe de intervención cumplirá con los siguientes limites de aprobación:
En el caso que el Jefe de Intervención desaprueba la O.C. comunicara al área solicitante el motivo del rechazo. |
COMITÉ DE APROBACION DE GASTOS | Comité | 9 | El Comité de Aprobación de Gastos será la ultima instancia de revisar los gastos que superen los 3450 soles y los gastos no recurrentes; se reunirá semanalmente y estará integrado por: Gerente General, Gerente de Finanzas, Gerente de Operaciones, Jefe de Intervención y Jefe de Finanzas. Si aprueba la O.C. comunicara al Auxiliar de compra, caso contrario si el comité no aprueba, el Jefe de intervención se comunicara con el área solicitante los motivos del rechazo. |
ECONOMATO | Auxiliar de Compras | 10 | En caso que la orden de compra sea aprobada por el Jefe de intervención o en segunda instancia por el comité, informara al auxiliar de compras para el envió de la orden de compra al proveedor. |
Proveedor | 11 | El proveedor recibirá la OC, atenderá y enviara el pedido solicitado. | |
ECONOMATO | Auxiliar de Compras | 12 | El auxiliar de Compras confirma la recepción del pedido y comunica al auxiliar de recepción para su verificación. |
Auxiliar de Recepción y despacho | 13 | Recibe pedido y verifica la Orden de Compra con la Guía de Remisión. Los resultados de la Verificación serán comunicadas al Coordinador de Logística. | |
Coordinador de Logística | 14 | Si la verificación de la Orden de Compra realizado por el Auxiliar de despacho no es conforme, el Coordinador de Logística informara al auxiliar de compras el rechazo. | |
Auxiliar de Compras | 15 | El auxiliar de compras informará al proveedor el rechazo. | |
Coordinador de Logística | 16 | Si la verificación de la Orden de Compra realizado por el Auxiliar de recepción de despacho (12) es conforme, el Coordinador de Logística verificará la conformidad de la guía de remisión y la factura | |
Auxiliar de Compras | 17 | Si el Coordinador de Logística desaprueba el auxiliar de Compras deberá comunicar al proveedor para regularizar la compra. | |
Proveedor | 18 | El proveedor corrige y envía la factura. | |
ECONOMATO | Auxiliar de Compras | 19 | Si las guías y facturas son correctas, envía la factura, adjuntando copia de la Orden de Compra Ingresa el nombre del proveedor, el número de RUC, número de la factura, la descripción del producto, el precio unitario, la cantidad y el precio total al sistema AS400 - Economato, y paralelamente a una hoja Excel. |
20 | Genera el Reporte semanal de Compras ( AS/400 – Economato ) | ||
21 | Envío semanal a Contabilidad de las facturas ( Excel ) y el reporte de compras ( AS/400 – Economato ) | ||
Contabilidad | 22 | Recepciona los documentos y firma el cargo correspondiente. |
...