Protocolo mejora continua

Encabezado

La parte más difícil de encontrar una solución a un problema en ocasiones es saber que lo origina, y gracias a este documento podemos tener un respaldo en tomar una decisión a través del análisis cualitativo de procedimientos, situaciones o problemas que se pueden dar en las empresas de manera cotidiana.

También es una herramienta para crear soluciones solidas con la experiencia de otras situaciones, dando resultados superiores cada vez que se aplica.

El documento se enfoca en las actividades, análisis de datos, situaciones y una serie de preguntas que dan lugar a respuestas claras y concisas para manejar la situación con probabilidades de éxito muy altas a favor de dar solución al problema y saber la causa del mismo, utilizando pocos recursos y descartando los análisis más costosos o tardados

Objetivo

Este protocolo tiene como objetivo general resolver cualquier tipo de problema o situación basándose en las respuestas a preguntas clave que proporcionan la información necesaria y además brindan las posibles causas para prevenir futuros casos.

La información que se llega a obtener de este análisis es de gran utilidad y se puede usar en todas las áreas para mejorar los procesos, saber más de los problemas y problemas potenciales, dar soluciones con los costos más bajos y cambiar lo que no funciona detectando las mejoras antes de llevarlo a cabo.

La finalidad del documento es ser una guía para hacer planes de acción dedicados a las empresas, donde se obtienen resultados acertados para dar una solución a los problemas y prevenir los futuros acontecimientos

Mesa directiva

La capacidad de tomar una decisión es del personal de gerencia quien tiene los conocimientos del estado de sus recursos y utilizan las herramientas que creen convenientes para resolver cada problema en específico.

Es un área que se coordina con todas las demás para ver la forma de ejecutar los planes sin perjudicar a las demás áreas o tener los mejores beneficios. Sin embargo, deben estar bien definidos los puestos así como las responsabilidades claves, para saber quién puede delegar autoridad para tomar las decisiones que incluyen los cambios importantes en toda una compañía.

Una estructura organizacional va desde gerentes, subgerentes, supervisores, seniors, etc.

Análisis

Análisis de la situación:

Etapas de análisis de situación:

I. Reconocer situaciones

• Reconocer situaciones actuales o futuras

• Desviaciones

• Amenazas

• Oportunidades

Pasos del reconocimiento de situaciones:

1. Enumerar las desviaciones, amenazas y oportunidades

2. Comprobar el avance comparándolo con las metas

3. Anticiparse a las sorpresas (tanto dentro de la organización como en el medio externo)

4. Buscar mejoras

II. Separar situaciones en componentes manejables

• Romper situaciones amplias en situaciones más pequeñas definidas con mayor claridad.

• Enumerar situaciones adicionales que deben ser resultas.

Algunas preguntas que ayudan a separar

¿Creemos que una acción resolverá realmente esta situación?

¿Estamos hablando de una cosa, o de varias?

¿Qué evidencia tenemos que nos indique que esto es una preocupación?

¿Qué queremos decir con …?

¿Qué vemos que nos dice que debamos actuar?

¿Qué debe mejorarse en la manera en que manejamos esta situación?

¿Qué es lo que en realidad está preocupándonos?

III. Establecer prioridades

Fijar prioridades

Decidir en qué orden se va a trabajar con las situaciones ya desglosadas

Preguntas que ayudan a priorizar

¿Qué tan grave es el impacto actual de la situación sobre la productividad, la gente y/o los recursos?

¿Cuánta urgencia de tiempo tiene?

¿Cuál es la mejor estimación de su probable crecimiento?

IV. Planear la resolución de las situaciones

• Seleccionar el proceso apropiado para resolver cada situación.

• Planear el quien, que, donde, cuando y cuanto de la resolución

Preguntas que ayudan a la planeación

¿Es necesario explicar la situación?; ¿Existe una desviación entre el desempeño esperado y el real?, ¿Saber la causa verdadera nos ayudaría?

¿Debe hacerse una elección?, ¿O necesita ponerse en orden los objetivos para emprender una actividad?

¿Se ha tomado una decisión que aún no se ha implantado y es necesario actuar ahora para prevenir posibles problemas en el futuro?

Análisis de problema:

1. Definición del problema

Definición del problema, o enunciado de la desviación:

Toda descripción, análisis y explicación estará dirigido a corregir el problema conforme a su nombre.

Debemos de responder: ¿Podría explicarse en este momento el efecto de este problema según lo hemos descrito en el enunciado de desviación?

2. Descripción del problema en sus cuatro dimensiones

a) Identidad-Que es lo que estamos tratando de explicar

¿Qué unidad está funcionando mal?

¿Cuáles la falla?

b) Ubicación-Dónde lo observamos

¿Dónde se observa geográficamente la falla?

¿Dónde se observa en la unidad??

c) Tiempo-cuándo ocurre

¿Cuándo se observó por primera vez?

¿Desde cuándo se ha observado?

¿Cuándo se observó por primera vez dentro del ciclo de operación de la unidad?

d) Magnitud-Que tan grave, o extenso es

¿Cuál es la extensión del problema?

¿Cuántas unidades están afectadas?

¿Qué tan afectada está la unidad?

3. Extracción de información clave en las cuatro dimensiones

Como se tiene ya lo que ES y lo que NO ES encontrar que los distingue

Por qué algo ES en comparación con lo que NO ES

En este paso se generar posibles causas (Por lo que en la distinción se sugerirán causas de desviación).

4. Pruebas para deducir la causa más posible

Se hace una investigación o acciones correctivas sobre la causa más probable.

Se analiza los resultados de la investigación o acción para comprobar la causa.

5. Verificar la causa real

Una vez que se tienen efectos positivos con la prueba, la causa se verifica.

Análisis de decisiones:

Consecuencias de las alternativas (Si eligiéramos esta alternativa)

...