Proveer a la empresa de los insumos ( materiales y detergentes), equipos y material gastable necesario,

DONCELLA CxA               POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS COMPRAS:                Efectivo Enero,2003

                                                                                        REVISADA:Sept ,2009

1.-PROPOSITO:  Proveer a la empresa de los insumos ( materiales y detergentes), equipos y  material gastable necesario, a partir de una politica que establece  3 conceptos basicos:

 calidad del bien,

 soporte tecnico-

 servicio(garantia) y precio/

 Las compras deben realizarse en el marco de un proceso de anticipacion, a partir de estadisticas confiables, de movimiento de materiales y de proyeccion de las actividades de la empresa, entendiendo que la acumulacion injustificada  de materiales tienen un valor en el tiempo y un costo negativo, en algunos casos/  

Sin embargo, se podria considerar, compras x volumen, atendiendo a las ventajas competitivas, bonificacion x compras y otros elementos, considerados en en el tiempo, incluyendo su costo de almacenamiento.

2.-PROCEDIMIENTO: 

• COMPRAS, planifica o realiza estudio de necesidades con las areas correspondientes, para establecer las proyecciones de compras para un periodo de 2 meses o segun el movimiento de venta o consume interno del producto de que se trate, atendiendo a un tope de alerta para generar el pedido.
• El Dpto solicitante realiza su pedido, fundamentado en los requerimientos de servicio y del presupuesto que lo justifique, los somete, via compras para fines de aprobacion.
• Compras realiza los estudios de existencia, verificacion de materiales, validacion de la orden y procesa las solicitudes
• Compras establece banco de suplidores por rama de servicios/ Mantiene archivo actualizado.  Este banco de suplidores no debe limitarse a la espera de los que nos contactan, sino que tiene ser alimentado con nuestro esfuerzo propio, basado en planes concretos hacia reduccion de costos.
• Compras canaliza linea de credito para fines de aprobacion por la Presidencia
• Compras reune minimo 3 cotizaciones suplidores, evalua, hace recomendaciones en funcion politicas
• Prepara solicitud de compras para aprobacion de la Presidencia
• Remite solicitud de compra aprobada a Dpto de Contabilidad  incluyendo solicitud de pago: según los siguientes pasos:

1. Pagos a suplidores a fecha de 30 o 60 dias, según política del suplidor. Se establecera programa de pago para estos fines
2. Pagos para compras no establecidas en la programación, los cuales deberán realizarse al momento en que se ejecute la acción de compra
3. Pagos a suplidores especiales, con los cuales no se posee crédito y que en sus políticas internas, contemplan pagos contra entrega.
4. Pagos a suplidores de servicios, tales como: ebanistas, mecanicos, talleres de piezas, etc. , a los cuales se les debe pagar contra entrega.
5. Contabilidad recibe las solicitudes de pago, se asegura de que cumpla con:

1. Documentos fiscales
2. Autorización  y firma del Dpto requiriente y constancia de recibo de productos o del servicio
3. Autorización y firma  del Dpto de Compras
4. Aprobación de la Presidencia
5. Procede a preparar el cheque y remitirlo a la Presidencia-Tesoreria para la firma
6. Diferencias son sometidas ( solamente) a la Presidencia para establecer los correctivos correspondientes.

1. Nota: los pagos especiales contra entrega y/o suplidores de servicios e informales, deberán producirse al momento en que sean presentados, NO ESTAN INCLUIDOS EN EL PROGRAMA DE PAGOS PROGRAMADOS.

3.-Los pedidos  u ordenes de compra seguiran los siguientes pasos:

3.-1.Se formula pedido a suplidores

1. Todo pedido para reposicion de inventario, debera realizarse a partir de las necesidades reales, sobre la base de la politica anticipativa de reposicion, sin esperar que se agoten los materiales para proceder a la reposicion.   Revisar trimestralmente, la politica de reposicion de inventario. Preparar informe sobre las distorciones que se produzcan en el proceso.
2. Reducir a su minima expression las compras compulsivas. Trabajar con el Dpto operacional para eliminar “”el cheleo””. Identificar renglones de compras que propician las compras informales: piezas, mangueras, tornillos, etc.

3.2.--Se prepara orden de compra  a firmar por Compras y Presidencia. No se debe realizar ni canalizar ninguna compra que no haya sido autorizada por la Presidencia.

3.3.Compras remite o canaliza via  Contabilidad solicitud de pago. Se debe especificar los acuerdos con clientes, para evitar retrazos en los pagos. Todos los acuerdos de pago con clientes sin crédito o cuya política incluya PAGO CONTRA ENTREGA, DEBERA REALIZARSE DE MANERA INMEDIATA, SEGÚN LOS ACUERDOS.

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