Proyecto terminal: Sistema digital de administración y rastreo de documentos

Avance 4 de proyecto Bloque II

Proyecto Terminal Bloque I

 [Sistema digital de administración y rastreo de documentos.]

[Iris Violeta Del Ángel Flores]

Fecha: [08/03/2017]

Tabla de contenidos

Tabla de contenido

7. Auditorías de Calidad (PMBOOK 8.2.2.2)        3

8. Reporte del estado actual del equipo del proyecto. (PMBOOK 4.4.3.2)        6

9.Solicitudes de cambio        10

10. Reporte del desempeño del proyecto (PMBOOK 4.3.3.2)        14

11. Análisis de varianza (PMBOOK 7.4.2.1)        17

11.3 Valor generado.        20

• Avance 3 corregido.
• Reporte del desempeño del proyecto.
• Análisis de la varianza.
• Estado del valor generado.

7. Auditorías de Calidad (PMBOOK 8.2.2.2)

Las auditorias de calidad son parte de las herramientas para el aseguramiento de la calidad.

7.1 Área que será auditada.

• El área a auditar el manual de procedimientos para la utilización del sistema digital adquirido por la empresa Pharalax, para verificar el funcionamiento del mismo.

7.2 Mejoras al proceso de ejecución en la fase de implementación.

Se detectaron algunas deficiencias en el manual de implementación, porque no estaban entendibles los procesos, existían algunas palabras que desconocía el significado, ocasionando falta de entendimiento por parte del usuario.

Los puntos observados son:

• Hacer más simple el vocabulario.

• Agregar imágenes en el procedimiento de ingresar a la plataforma. Pág. 4

• Agregar un diagrama de flujo para el entendimiento de rastreo de información. Pág. 7

• Agregar datos de referencia en caso de fallas, dudas o aclaración del sistema. Información de contacto de la empresa que proporcionará la asesoría las 24 horas.

Responsable y fecha de cumplimiento:

Se solicita al Ing. Aarón Medina corregir el manual.

7.3 Buenas prácticas y áreas de mejora.

Buenas prácticas:

        El área de APys en la que me permitieron llevar cabo mi proyecto está regida por las buenas practicas desarrollas en la metodología de archivo y rastreo de información ya que contamos con un sistema de Disciplina Operativa que permite mantener el orden de todos los procesos.

[pic 2]

Se cuenta con excelentes atención al personal tanto trabajadores como personas externas a la empresa.

Pemex cuenta con un sistema de control en muchas áreas algunos de ellos son:

• Control de incidentes.
• La meta es 0. Consiste en la capacitación de todo el personal de manera completa para evitar accidentes de trabajo.
• Solución rápida de problemas.
• Administración de configuraciones.
• Administración inmediata de cambios.
• Uso obligatorio del Equipo de Protección Personal.

Áreas de mejora:

Se identificaron algunos aspectos relacionados con el manejo de las emociones de los trabajadores ante las reacciones que pueden tener los usuarios en cuanto a la variable llamada “Resistencia al cambio”, es decir tenemos usuarios muy familiarizados con el sistema de administración actual (papel y tinta en las impresiones) y al momento de cambiarlos a un sistema tipo SAP se pueden tornar molestos por desconocer o no identificarse, así como también sentir que no entienden el nuevo sistema.

 Un área de mejora a nivel grupo seria preparar a los usuarios con un curso básico antes de haber iniciado la migración, para que al momento de llevarla a cabo ya estén familiarizados con el sistema y esa resistencia al cambio sea mínima.

8. Reporte del estado actual del equipo del proyecto. (PMBOOK 4.4.3.2)

8.1 Actividades planeadas para el periodo del reporte.

Las actividades contempladas para el periodo actual del reporte al día 23 de Febrero son las marcadas en el siguiente cuadro, se anexa código conforme a lo planteado en la EDT para referencia.

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